Kompleksowa organizacja konferencji BCU dotyczącej równości szans i dostępności w ramach projektu „Utworzenie i Wsparcie Funkcjonowania BCU przy ZSTiOzOI im. St. Staszica w Białymstoku"

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: ZSTiOzOI.2.2026/BCU 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak 4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja konferencji BCU dotyczącej równości szans i dostępności w ramach projektu „Utworzenie i Wsparcie Funkcjonowania BCU przy ZSTiOzOI im. St. Staszica w Białymstoku”, realizowana w formule „zaprojektuj i zrealizuj”. Wydarzenie ma charakter konferencyjny, edukacyjno-instytucjonalny i upowszechniający, a jego główną tematyką jest praktyczne wdrażanie zasad równości szans, niedyskryminacji, dostępności oraz uniwersalnego projektowania w działalności BCU. 2. Zamówienie ma charakter wielobranżowy i obejmuje w szczególności: 1) opracowanie koncepcji i dokumentacji realizacyjnej konferencji; 2) aranżację oraz tymczasową transformację przestrzeni konferencyjnej w sali gimnastycznej i przyległym korytarzu/foyer, z uwzględnieniem dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami, w zakresie i na zasadach określonych szczegółowo w OPZ; 3) zapewnienie zaplecza technicznego i dostępnościowego, w tym nagłośnienia, oświetlenia, projekcji, systemu wspomagania słyszenia oraz innych rozwiązań wspierających udział osób z niepełnosprawnościami; 4) zapewnienie, transport, montaż, przygotowanie do użytkowania podczas konferencji oraz protokolarne przekazanie Zamawiającemu elementów rzeczowych przechodzących na własność Zamawiającego, zgodnie z wymaganiami OPZ; 5) przygotowanie projektów graficznych, druk i dostawę zaproszeń oraz materiałów drukowanych, informacyjnych i konferencyjnych, w tym materiałów w formach dostępnych; 6) przygotowanie wzorów prezentacji, plansz, slajdów i materiałów multimedialnych do-tyczących standardów równości, dostępności oraz dobrych praktyk, z wykorzystaniem treści i materiałów merytorycznych przekazanych przez Zamawiającego; 7) produkcję materiałów audio-wideo i fotograficznych z wydarzenia, w tym rejestrację, przygotowanie i realizację streamingu/transmisji na żywo oraz przekazanie materiałów końcowych Zamawiającemu; 8) zaplanowanie i prowadzenie rekrutacji, rejestracji oraz komunikacji organizacyjnej z uczestnikami konferencji; 9) kompleksową obsługę organizacyjną wydarzenia, w tym obsługę recepcji, szatni, uczestników, potrzeb dostępnościowych i dietetycznych oraz bieżącą koordynację wydarzenia; 10) kompleksową obsługę gastronomiczną wydarzenia, w tym przygotowanie i serwis cateringu, obsługę kelnerską, oznaczenie alergenów i diet oraz utrzymanie porządku w strefie cateringu; 11) demontaż infrastruktury tymczasowej oraz przywrócenie pomieszczeń do stanu niepogorszonego po zakończeniu wydarzenia. 3. Miejscem realizacji zamówienia jest Zespół Szkół Technicznych i Ogólnokształcących z Oddziałami Integracyjnymi im. St. Staszica w Białymstoku, ul. Henryka Sienkiewicza 57, 15-002 Białystok, w szczególności sala gimnastyczna wraz z przyległym korytarzem/foyer oraz zapleczem wskazanym przez Zamawiającego. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków 92110000-5 - Produkcja filmów kinowych i wideo oraz podobne usługi 79961000-8 - Usługi fotograficzne 72420000-0 - Usługi w zakresie rozwijania internetu 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-06-30 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia 4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie Prowadzących/Konferansjerów 4.3.6.) Waga: 30 Kryterium 3 4.3.4.) Rodzaj kryterium: aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy 4.3.5.) Nazwa kryterium: Aspekt Społeczny 4.3.6.) Waga: 10 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak 5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia: Art. 109 ust. 1 pkt 4 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. Na podstawie art. 112 ustawy Pzp Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące: zdolności technicznej lub zawodowej: 1) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 2 usługi polegające na organizacji konferencji, kongresu, forum, sympozjum lub gali biznesowej, dla minimum 150 uczestników każda, o wartości nie mniejszej niż 80 000,00 zł brutto każda. Każda z wykazanych usług musiała obejmować swoim zakresem łącznie: a) zapewnienie techniki scenicznej (oświetlenie, nagłośnienie i multimedia); b) aranżację scenograficzną przestrzeni (obejmującą co najmniej wykonanie dedykowanej zabudowy, dekoracji lub transformacji przestrzeni wydarzenia); c) obsługę logistyczną (obejmującą co najmniej organizację i obsługę rejestracji uczestników lub koordynację usług cateringowych). Zasady oceny warunku i wymagane dowody: Na potwierdzenie powyższego Wykonawca załącza wykaz usług oraz dowody określające, czy usługi te zostały wykonane należycie (np. referencje, protokoły odbioru). Jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – składa oświadczenie Wykonawcy. Przez usługę wykonaną Zamawiający rozumie usługę, której realizacja zakończyła się w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, niezależnie od daty jej rozpoczęcia. Działając na podstawie art. 117 ust. 1 ustawy Pzp, ze względu na kompleksowy i wysoce zintegrowany charakter zamówienia, Zamawiający zastrzega, że powyższy warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej nie podlega sumowaniu. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcja), warunek ten musi spełnić w całości co najmniej jeden z Wykonawców. 2) Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami, które skieruje do realizacji zamówienia: a) Prowadzący/Konferansjerzy – 2 osoby, przy czym każda z tych osób w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert poprowadziła należycie co najmniej 3 konferencje, kongresy, fora, sympozja lub gale biznesowe, dla minimum 150 uczestników każda. b) Koordynator Projektu (Event Manager) – 1 osoba, która w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała organizację co naj-mniej 2 konferencji, kongresów, forów, sympozjów lub gal biznesowych, dla minimum 150 uczestników każda. c) Realizator Dźwięku – 1 osoba, która w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert zrealizowała obsługę dźwiękową dla co najmniej 3 konferencji, kongresów, forów, sympozjów lub gal biznesowych, dla minimum 150 uczestników każda. d) Realizator Oświetlenia – 1 osoba, która w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert zrealizowała obsługę oświetleniową dla co najmniej 3 konferencji, kongresów, forów, sympozjów lub gal biznesowych, obejmującą oświetlenie sceny, oświetlenie prelegentów lub prowadzących oraz oświetlenie aranżacyjne przestrzeni wydarzenia. UWAGA (Sposób dysponowania osobami): Wykonawca, wskazując w wykazie osób podstawę do dysponowania osobami (personelem), zobowiązany jest określić, czy należą one do: • Personelu własnego Wykonawcy (dysponowanie bezpośrednie), czy • Personelu, którym Wykonawca będzie dysponował (dysponowanie pośrednie). 1) Personel własny Wykonawcy (dysponowanie bezpośrednie) Dysponowanie bezpośrednie oznacza tytuł prawny, który uprawnia Wykonawcę do powołania się na dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, wynikający ze stosunku prawnego istniejącego bezpośrednio między Wykonawcą a osobą, na której dysponowanie się powołuje. Nie ma znaczenia, czy podstawą zatrudnienia jest umowa o pracę, umowa cywilnoprawna czy samozatrudnienie – o ile z treści stosunku prawnego wynika prawo Wykonawcy do korzystania z tej osoby przy realizacji zamówienia. W tym przypadku nie zachodzi obowiązek stosowania art. 118 ustawy Pzp, ponieważ Wykonawca nie korzysta z zasobów podmiotu trzeciego. 2) Personel, którym Wykonawca będzie dysponował (dysponowanie pośrednie) Dysponowanie pośrednie ma miejsce, gdy dana osoba nie jest zatrudniona bezpośrednio przez Wykonawcę, lecz przez inny podmiot (osobę fizyczną, prawną lub inną jednostkę organizacyjną), który zobowiązuje się do jej udostępnienia na potrzeby realizacji zamówienia. W tym przypadku znajduje zastosowanie art. 118 ustawy Pzp – Wykonawca korzysta z zasobów podmiotu trzeciego i jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą zobowiązania tego podmiotu do oddania swojego personelu do dyspozycji Wykonawcy zgodnie z właściwymi postanowieniami Rozdziału 15 IDW – Tom I SWZ. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. poz. 2415 ze zm.) Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego: 1) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w: art. 108 ust. 1 pkt 1 – 6 ustawy Pzp (Wzór oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp stanowi Załącznik nr 6 do IDW); 2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. poz. 2415 ze zm.) Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu: 1) zdolności technicznej lub zawodowej (Rozdział 14, pkt 14.1.4 ppkt 1 i 2) IDW): a) wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy (wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 7 do IDW); Okres wyrażony w latach, o którym mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert. b) wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 8 do IDW).

Kontakt z zamawiającym