Kompleksowe przygotowanie i realizację Warszawskiej Strefy Festiwalowej na wydarzeniu Open’er w Gdyni, odbywającym się w dniach 1-4 lipca 2026 roku na terenie Lotniska Gdynia-Kosakowo

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/TPW1/02/2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksowe przygotowanie i realizację Warszawskiej Strefy Festiwalowej na wydarzeniu Open’er w Gdyni, odbywającym się w dniach 1-4 lipca 2026 roku na terenie Lotniska Gdynia-Kosakowo W skład przedmiotu zamówienia wchodzi w szczególności: 1. Opracowanie całościowego projektu Strefy 2. Wybudowanie Strefy i montaż wszystkich jej elementów 3. Organizacja aktywności odbywających się na terenie Strefy 4. Zapewnienie niezbędnej liczby osób do obsługi Strefy 5. Wykonanie materiałów promocyjnych 6. Koordynacja działań w trakcie Festiwalu 7. Demontaż Strefy 8. Sporządzenie raportu Przedmiot zamówienia w zakresie szczegółowym określony został we wzorze umowy oraz w opisie przedmiotu zamówienia (OPZ). 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952100-3 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-07-27 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Procentowo. Zamawiający następnie przyjmuje przelicznik, w którym 1% = 1 pkt. Szczegóły oceny ofert w SWZ. 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 20 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja Strefy oraz projekt Strefy, koncepcja programu aktywności oraz propozycja materiałów promocyjnych 4.3.6.) Waga: 80 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 12.2.1. SWZ: Warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej i zawodowej (w zakresie wiedzy doświadczenia): Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej dwie odrębne usługi, z których każda obejmowała zaprojektowanie jednego stoiska promocyjnego o powierzchni użytkowej co najmniej 50 m². Każde z zaprojektowanych stoisk musiało zostać następnie zrealizowane (wdrożone) podczas odrębnego wydarzenia o charakterze masowym, tj. takiego, w którym liczba uczestników wynosiła co najmniej 40 000 osób (rozumiana jako liczba uczestników w ciągu jednego dnia wydarzenia lub łącznie w całym okresie jego trwania). Projekty powinny obejmować przestrzenie dostępne dla uczestników wydarzenia, tj. takie, do których uczestnicy mieli możliwość swobodnego wejścia i korzystania. a) W celu potwierdzenia spełnienia powyższego warunku wymagane jest także przedstawienie dokumentacji dla każdego zrealizowanego stoiska w postaci wizualizacji lub zdjęć lub linków do projektów. b) Za dwa różne wydarzenia uznaje się również wydarzenia w ramach tej samej edycji cyklicznej imprezy masowej, o ile odbywają się w różnych lokalizacjach lub w różnych terminach. Nie dopuszcza się wykazywania dwóch usług w ramach tego samego wydarzenia, rozumianego jako ta sama lokalizacja i ten sam termin. Jeżeli Wykonawca wskaże w wykazie usług wydarzenie dotyczące tego samego miejsca i tego samego terminu (np. dwa stoiska podczas tego samego dnia wydarzenia), Zamawiający uzna, że Wykonawca wykazał jedno wydarzenie. c) Przez wykonanie usługi rozumie się wykonanie projektu, który został faktycznie zrealizowany w rzeczywistości, niezależnie od tego, czy jego fizyczna realizacja została wykonana przez Wykonawcę, czy przez inny podmiot. d) W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. spółka cywilna, konsorcjum), warunek może zostać spełniony przez jednego wykonawcę lub łącznie przez wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. e) W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, gdy warunek doświadczenia został spełniony łącznie, Zamawiający wymaga, aby każdy z wykonawców, który wykazał spełnianie tego warunku, brał bezpośredni i rzeczywisty udział w realizacji zamówienia w zakresie odpowiadającym wykazanemu doświadczeniu. f) W szczególności Zamawiający wymaga, aby każdy z konsorcjantów uczestniczył w opracowaniu projektu stoiska, przy czym udział ten musi mieć charakter rzeczywisty i nie może ograniczać się do czynności o charakterze wyłącznie formalnym lub pomocniczym g) Niedopuszczalne jest powierzenie całości realizacji usługi projektowej jednemu z wykonawców, jeżeli warunek doświadczenia został spełniony łącznie przez więcej niż jednego wykonawcę 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie określa podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw do wykluczenia. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od otrzymania wezwania, aktualnych na dzień złożenia, podmiotowych środków dowodowych, o których mowa poniżej: a) wykaz usług – przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku 5 do SWZ na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt 12.2.1. SWZ. Wykonawca będzie dodatkowo zobowiązany też do przedstawienia odpowiedniej dokumentacji, która potwierdzi wykonanie i wdrożenie dwóch stoisk promocyjnych. Do niniejszego wykazu usług należy dołączyć, np. wizualizacje lub zdjęcia lub linki do projektów, o których mowa w pkt 12.2.1 lit. a). b) dowody, że wykazane w wykazie usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa powyżej są: • referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane; • oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów. W takim przypadku należy uzasadnić brak możliwości uzyskania dokumentów. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie, powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Uwaga: Jeżeli wykazy, referencje lub oświadczenia złożone przez Wykonawcę budzą wątpliwości Zamawiającego, może on zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi były wykonane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, o dodatkowe informacje lub dokumenty w tym zakresie oraz o potwierdzenie należytego wykonania/wykonywania danej usługi. 5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych: W niniejszym postępowaniu Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków dowodowych w postaci koncepcji Strefy, projektu Strefy oraz propozycja materiałów promocyjnych, która służy do oceny ofert w kryterium opisanym w pkt. 25.2. SWZ. Podpisanie Koncepcji Strefy, projektu Strefy oraz propozycji materiałów promocyjnych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zamawiający sugeruje złożenie dokumentów w formacie ogólnodostępnym, np. .pdf, .jpg, .tif. (Strefa obejmuje stoisko). a) koncepcja Strefy – Przygotowanie koncepcji Strefy obejmującej opis głównych założeń kreatywnych, funkcjonalnych i programowych, opis aktywności na Strefie (koncepcja programu aktywności) oraz propozycję liczby i zadań osób potrzebnych do obsługi Strefy (wytyczne wymienione w pkt V. OPZ). b) projekt Strefy – Przygotowanie projektu Strefy w formie 2D i 3D, wykonanego techniką cyfrową w kolorze, wraz z wizualizacją i opisem. Przygotowanie opisu technicznego projektu, obejmującego w szczególności rodzaj konstrukcji, proponowane materiały, z oznaczeniem i wymiarami wejść/wyjść, podstawowe wymiary wewnętrzne i zewnętrzne, opis mebli, wyposażenia, dekoracji, multimediów, technologii oraz systemów audiowizualnych (wytyczne wymienione w pkt V. OPZ). c) propozycja materiałów promocyjnych – Wykonawca zaprezentuje pomysł na materiały promujące Strefę (wytyczne wymienione w pkt V. OPZ). Uwaga: W przypadku zastrzeżenia jako tajemnicy przedsiębiorstwa informacji zawartych w koncepcji Strefy, projekcie Strefy oraz propozycji materiałów promocyjnych – zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt 13.12. oraz pkt 18. SWZ – Zamawiający wymaga dodatkowo złożenia wraz z ofertą jawnej wersji koncepcji Strefy, projektu Strefy oraz propozycji materiałów promocyjnych, obejmującej streszczenie zastrzeżonych informacji poufnych, na potrzeby dostępu do zasadniczej treści tych informacji, tak aby zapewnić poszanowanie do skutecznego środka prawnego . Uzupełnianie przedmiotowych środków dowodowych: • Koncepcja Strefy, projekt Strefy oraz propozycja materiałów promocyjnych nie podlega uzupełnieniu. W przypadku, gdy Wykonawca nie załączy do oferty koncepcji Strefy, projektu Strefy oraz propozycji materiałów promocyjnych lub załączy pusty dokument Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy. • Jawna wersja koncepcji Strefy, projektu Strefy oraz propozycji materiałów promocyjnych, obejmujące streszczenie zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa informacji poufnych podlegają uzupełnieniu na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy. 5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty (pkt 14 SWZ): a) wypełnionego, zdefiniowanego przez Zamawiającego: • Formularza Ofertowego (załącznik nr 1) Zamawiający nie posługuje się interaktywnym formularzem oferty udostępnionym przez Platformę e-Zamówienia. UWAGA: Formularz Ofertowy nie podlega uzupełnieniu. • Formularza Cenowego (załącznik nr 1A) Zamawiający nie posługuje się interaktywnym formularzem cenowym udostępnionym przez Platformę e-Zamówienia. UWAGA: Formularz Cenowy nie podlega uzupełnieniu. b) załączonego do oferty w systemie oświadczenia Wykonawcy stanowiącego potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania (sporządzonego wg wzoru określonego w Załączniku nr 2 do SWZ); c) załączonego do oferty w systemie oświadczenia Wykonawcy stanowiącego potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu (sporządzonego wg wzoru określonego w Załączniku nr 3 do SWZ); d) w przypadku, gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych Podmiotów, załączonego do oferty: • oświadczeń, o których mowa w lit. b) i c) dotyczących każdego Podmiotu, • zobowiązania każdego Podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzającego, że stosunek łączący Wykonawcę z Podmiotem udostępniającym zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określającego w szczególności: – zakres dostępnych Wykonawcy zasobów Podmiotu udostępniającego zasoby; – sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów Podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia; – czy i w jakim zakresie Podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu, dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą. Dokument musi potwierdzać, że realizując zamówienie, Wykonawca będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane (podmiot ten musi wykonywać roboty budowlane lub usługi w charakterze podwykonawcy). Wzór zobowiązania stanowi Załącznik nr 7 do SWZ. e) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, załączonego do oferty: • oświadczeń, o których mowa w lit. b) i c) dotyczących każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, • oświadczenia, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (sporządzonego wg wzoru określonego w Załączniku nr 4 do SWZ). f) W przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowana w dokumencie rejestrowym Wykonawcy - dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy. g) W przypadku, gdy oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa – dokument zawierający dowody, o których mowa w pkt 18 SWZ.

Kontakt z zamawiającym