Usługa kompleksowego wsparcia komunikacyjnego oraz PR oraz budowy wizerunku ekspertów Instytutu Badawczego IDEAS

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: IDEAS-BZP.ZP.27.26/WNP-000116 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie: 1 doradztwa strategicznego w obszarze komunikacji, 2 prowadzenia biura prasowego, 3 realizacji działań w mediach społecznościowych, 4 budowy pozycji eksperckiej (thought leadership) Zamawiającego w Polsce oraz na rynkach międzynarodowych (w szczególności Europa/CEE). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zawierający szczegółowe wymagania dla jego wykonania oraz warunki realizacji przedmiotu zamówienia zawarte zostały w Załączniku nr 1 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia) oraz w projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 2 SWZ). 4.2.6.) Główny kod CPV: 79416000-3 - Usługi public relations 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 79430000-7 - Usługi zarządzania kryzysowego 79342200-5 - Usługi w zakresie promocji 79341200-8 - Usługi zarządzania reklamą 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak 4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji: Stosownie do art. 441 ustawy Pzp Zamawiający, w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, przewiduje możliwość realizacji opcji. W ramach zamówienia opcjonalnego, Zamawiający będzie mógł zlecić kontynuację realizacji przedmiotu zamówienia w okresie kolejnych – maksymalnie do 16 miesięcy, następujących po 31.12.2026 roku. Szczegóły dotyczące opcji, zostały wskazane w § 6 projektowanych postanowień umowy, stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ. 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona porównania i oceny złożonych ofert oraz dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, spośród ofert spełniających warunki zamówienia określone w SWZ oraz wymogi wynikające przepisów ustawy Pzp, kierując się następującymi kryteriami oceny ofert o wskazanych wagach: - „Cena za wykonanie audytu – Ca” - 25,00 pkt, - „Ryczałtowa opłata miesięczna – Cm” - 25,00 pkt, - „Organizacja zespołu – Z” - 10,00 pkt, - „Koncepcja strategii komunikacji kryzysowej – K” - 40,00 pkt. Szczegóły dotyczące kryteriów oraz sposobu ich oceny zostały zawarte w Rozdziale XIX SWZ. 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 50,00 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia 4.3.5.) Nazwa kryterium: „Organizacja zespołu – Z” 4.3.6.) Waga: 10 Kryterium 3 4.3.4.) Rodzaj kryterium: jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników 4.3.5.) Nazwa kryterium: „Koncepcja strategii komunikacji kryzysowej – K” 4.3.6.) Waga: 40 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznych lub zawodowych, przy czym za spełniających ten warunek Zamawiający uzna Wykonawców, którzy: 1.1 w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a w przypadku, gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – wykonuje należycie: co najmniej dwie usługi, stanowiące odrębne umowy, których przedmiotem było świadczenie usług w zakresie public relations lub komunikacji zewnętrznej, przy czym: ~ każda z tych usług była lub jest realizowana przez okres nie krótszy niż sześć miesięcy oraz ~ co najmniej jedna z usług, obejmowała działania w zakresie komunikacji w sytuacji kryzysowej, rozumiane jako planowanie lub realizacja działań komunikacyjnych skierowanych do interesariuszy zewnętrznych, w szczególności w związku ze zdarzeniem mogącym mieć wpływ na wizerunek lub działalność podmiotu. Zamawiający dopuszcza wykazanie usług będących w trakcie realizacji, pod warunkiem, że do dnia składania ofert zostały one wykonane w zakresie odpowiadającym wymaganiom określonym powyżej. 1.2 dysponują osobami (osobą), które zostaną skierowane do realizacji zamówienia, tj.: 1.2.1 lider projektu (osoba kluczowa) - minimalne wymagania: 1.2.1.1 doświadczenie zawodowe: ~ co najmniej sześć lat doświadczenia zawodowego w obszarze public relations, komunikacji korporacyjnej lub doradztwa komunikacyjnego, ~ okres doświadczenia liczony jako suma okresów zatrudnienia lub współpracy (na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych z okresu ostatnich dziesięciu lat), 1.2.1.2 zakres doświadczenia – udział w: ~ opracowaniu co najmniej jednej strategii komunikacji marki lub organizacji oraz ~ zarządzanie co najmniej dwoma projektami PR - jako kierownik projektu / lider zespołu, w okresie ostatnich pięciu lat, 1.2.2 specjalista ds. komunikacji / media relations - minimalne wymagania: 1.2.2.1 doświadczenie zawodowe: co najmniej trzy lata doświadczenia zawodowego (okres doświadczenia liczony jako suma okresów zatrudnienia lub współpracy na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych z okresu ostatnich z okresu ostatnich pięciu lat), w tym: ~ w mediach (np. dziennikarz, redaktor, wydawca) lub ~ w obszarze PR / komunikacji. 1.2.2.2 doświadczenie projektowe: udział w realizacji co najmniej 2 projektów (z ostatnich pięciu lat), w ramach których wykonywał działania obejmujące: współpracę z mediami (np. przygotowanie materiałów prasowych, kontakt z dziennikarzami, organizację publikacji lub wywiadów), 1.2.3 specjalista ds. komunikacji międzynarodowej - minimalne wymagania: 1.2.3.1 znajomość języka angielskiego co najmniej na poziomie C1 zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego (CEFR) potwierdzona: ~ stosownym certyfikatem językowym lub, ~ wykształceniem wyższym ukończonym w języku angielskim lub ~ realizacją co najmniej dwóch projektów zawodowych, w których dana osoba: realizowała komunikację w języku angielskim (np. przygotowanie materiałów, kontakt z mediami zagranicznymi) przez okres minimum sześć miesięcy każdy. 1.2.3.2 doświadczenie projektowe: udział w co najmniej jednym projekcie (z ostatnich pięciu lat) obejmującym komunikację międzynarodową w języku angielskim, tj. skierowaną do odbiorców spoza Polski (np. media zagraniczne, instytucje międzynarodowe). Zamawiający dopuszcza wskazanie tego samego projektu w zakresie spełnienia warunku z pkt 1.2.3.1 tiret 3 i 1.2.3.2. Postanowienia wspólne dla warunków udziału: Zamawiający dopuszcza łączenie funkcji i kompetencji, o których mowa w pkt 1.2.1 – 1.2.3 przez jedną osobę, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymagań przypisanych do danej roli. Zamawiający nie dopuszcza dzielenia kompetencji właściwych dla warunków udziału, o których mowa w pkt. 1.2.1., 1.2.2. i 1.2.3 pomiędzy kilka osób w ramach jednego warunku. Poprzez projekt Zamawiający rozumie działania, zespół działań podejmowanych w określonym celu, planowanych i koordynowanych tak, aby osiągnąć konkretne rezultaty w wyznaczonym czasie i przy określonych zasobach. Może to być np. kampania PR lub kompleksowa obsługa PR podmiotu, wydarzenie promocyjne, wdrożenie nowego systemu komunikacji czy przygotowanie materiałów marketingowych. Przez „udział w projekcie” rozumie się faktyczne wykonywanie zadań w ramach realizacji projektu, niezależnie od podstawy zatrudnienia. 2. Wykonawcy mogą wykazać spełnienie warunków udziału określonych w pkt 1 poprzez poleganie na potencjale zawodowym lub osobowym innych podmiotów, zgodnie z poniższymi zasadami: 2.1. wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostepniających zasoby niezależnie od charakteru prawnego łączących ich z podmiotami udostępniającymi zasoby stosunków prawnych; 2.2. wykonawcy muszą mieć rzeczywisty dostęp do udostępnionego potencjału w okresie realizacji zamówienia, tj. w przypadku warunku udziału, o którym mowa: 2.2.1. w pkt 1.1) podmiot udostępniający potencjał musi wykonywać te usługi, dla których zdolności wskazane w warunkach udziału są wymagane, 2.2.2. w pkt 1.2) wykonawca na etapie realizacji zamówienia (wykonywania umowy) będzie dysponować osobami udostępnianymi przez inny pomiot na potrzeby wykazania spełniania warunku udziału; 2.2.3. wykonawcy wraz z ofertą muszą złożyć dokumenty, o których mowa w Rozdziale XI pkt 1.2.; 2.2.4. wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, wskazanym w Rozdziale XVII pkt 1, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotu udostępniającego zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby. 3. Zamawiający oceni, czy udostępniane wykonawcy przez inne podmioty zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez wykonawcę spełnienia warunków udziału, o których mowa w pkt 1 oraz zbada, czy nie zachodzą, wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, o których mowa w Rozdziale IX pkt 1 i 2 [podstawy wykluczenia wskazane w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz w art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej]. 4. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe podmiotu, na którego zdolnościach polega wykonawca, nie potwierdzą spełnienia przez wykonawcę warunków udziału, o których mowa w pkt 1, lub jeżeli w wyniku badania okaże się, że wobec tego podmiotu zachodzą podstawy wykluczenia, Zamawiający zażąda, aby wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu, określone w pkt 1. 5. Zamawiający na każdym etapie postępowania może uznać, że wykonawca nie posiada zdolności wymaganych w pkt 1, jeżeli posiadanie przez wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację niniejszego zamówienia. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Przed wyborem oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych: 1. oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu własnym, składanym wraz z ofertą – w zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 1.1 – 1.4 oraz 1.5 SWZ – w części dotyczącej zawierania z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, innego niż grupa kapitałowa, pkt 1.6 i pkt 2 [w zakresie podstaw wykluczenia, określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1 – 6 ustawy Pzp oraz w art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej] – wzór informacji stanowi Załącznik nr 6 do SWZ; 2. oświadczenia Wykonawcy o braku przynależności z innym Wykonawcą, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, a w przypadku zaistnienia ww. okoliczności – oświadczenia o przynależności z innym Wykonawcą, który złożył ofertę w niniejszym postępowaniu do tej samej grupy kapitałowej oraz dokumentów lub informacji potwierdzających przygotowanie oferty niezależnie od tego innego Wykonawcy – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do SWZ; 3. w przypadku, gdy najwyżej oceniona zostanie oferta Wykonawcy, który wykazał spełnienie warunków udziału, o których mowa w Rozdziale X pkt 1, poprzez poleganie na potencjale innego podmiotu dodatkowo oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu tego podmiotu złożonym przez Wykonawcę wraz z ofertą – w zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 1.1 – pkt 1.6 i pkt 2 [w zakresie podstaw wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1 – 6 ustawy Pzp i art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej] – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Przed wyborem oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych: 1. wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie (wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 10 do SWZ). Dowodami, o których mowa w poprzednim zdaniu są: 1.1. referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane (w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy); 1.2. oświadczenie Wykonawcy – w sytuacji, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie jest on wstanie uzyskać referencji lub innych dokumentów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana /jest wykonywana. W takim przypadku Zamawiający wymaga wskazania przyczyn, które uniemożliwiły Wykonawcy uzyskanie dokumentów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego usługa/-i były wykonane; 2. wykazu osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia, sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 11 do SWZ. 5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych: W niniejszym postępowaniu Zamawiający wymaga przygotowania koncepcji strategii komunikacji kryzysowej. Koncepcja strategii komunikacji kryzysowej ma zostać przygotowana zgodnie z wytycznymi wskazanymi w Rozdziale XIX pkt 1.3 i służyć będzie do oceny oferty w ramach kryterium oceny ofert tam opisanym. Koncepcja strategii komunikacji kryzysowej jest dokumentem niepodlegającym uzupełnieniu. W przypadku jej braku, wykonawca w zakresie kryterium „koncepcja strategii komunikacji kryzysowej” otrzyma 0 pkt. 5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: Poza oświadczeniem oraz podmiotowymi i przedmiotowymi środkami dowodowymi, o których mowa w Rozdziale XI pkt 1.1. - 1.3. SWZ , w terminie składania ofert Wykonawcy zobowiązani są złożyć: 1. formularz oferty – wzór formularza stanowi Załącznik nr 5 do SWZ; 2. pełnomocnictwo – w przypadku, gdy Wykonawca ustanawia pełnomocnika (pełnomocników) do reprezentowania go w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie. W przypadku, gdy Wykonawca wykazuje spełnienie warunku udziału polegając na potencjale innego podmiotu składa również: 1 zobowiązanie innego podmiotu do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji udzielanego zamówienia lub innych podmiotowy środek dowody potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tego podmiotu, na których polega wykazując spełnienie warunku udziału. Wzór zobowiązania stanowi Załącznik nr 12 do SWZ, 2 aktualne na dzień składania ofert oświadczenie podmiotu udostępniającego potencjał (innego podmiotu) potwierdzające, że podmiot ten nie podlega wykluczeniu w oparciu o podstawy określone w Rozdziale IX pkt 1 i pkt 2 oraz spełnia warunek udziału w postępowaniu z Rozdziału X pkt 1 w zakresie w jakim udostępnia Wykonawcy swoje zasoby. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.

Kontakt z zamawiającym