Usługa organizacji przyjęcia na potrzeby konferencji The European Conference PHYSICS OF MAGNETISM 2026 (PM'26)

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/01.2/2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji przyjęcia na potrzeby konferencji The European Conference PHYSICS OF MAGNETISM 2026 (PM26). Usługa obejmuje organizację przyjęcia (bankietu) dla 220 uczestników konferencji „The European Conference PHYSICS OF MAGNETISM 2026 (PM26)” w terminie: 24 czerwca 2026 roku w godzinach 19.00-23.00. Zamawiający, w zależności od ilości osób, które zgłoszą uczestnictwo w przyjęciu, przewiduje opcję zmniejszającą zamówienie o usługę dla maksymalnie 70 osób (zakres zamówienia z uwzględnieniem opcji: usługa dla 150-220 osób). Zamawiający najpóźniej 18 czerwca 2026 roku przekaże Wykonawcy pisemne oświadczenie o ostatecznym zakresie zamówienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 do SWZ. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79954000-6 - Usługi w zakresie organizacji przyjęć 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55400000-4 - Usługi podawania napojów 55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak 4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji: Zamawiający, w zależności od ilości osób, które zgłoszą uczestnictwo w przyjęciu, przewiduje opcję zmniejszającą zamówienie o usługę dla maksymalnie 70 osób (zakres zamówienia z uwzględnieniem opcji: usługa dla 150-220 osób). Zamawiający najpóźniej 18 czerwca 2026 roku przekaże Wykonawcy pisemne oświadczenie o ostatecznym zakresie zamówienia. 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-06-24 do 2026-06-24 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie następującego kryterium oceny ofert: P=C+S; C - kryterium cena; S - kryterium społeczne. 2. Sposób oceny ofert: Ofertom w trakcie oceny będą przyznawane punkty w każdym kryterium oceny ofert a następnie sumowane wg wzoru: P=C+S. 3. Sposób przyznawania punktów: 3.1. w kryterium cena C (waga: 95%, maksymalna ilość punktów do zdobycia: 95 pkt.): Zamawiający przyznaje punkty z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, wg następującego wzoru: C=Cn/Cbo x 95 pkt., gdzie: – Cn oznacza najniższą cenę ofertową spośród badanych ofert, – Cbo oznacza cenę ofertową badanej oferty. 3.2. w kryterium „kryterium społeczne” S (waga 5%, maksymalna ilość punktów do zdobycia – 5 pkt.): Zamawiający przyzna punkty wyłącznie w sytuacji, gdy Wykonawca zatrudni przy realizacji niniejszego zamówienia w pełnym wymiarze czasu pracy, określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277, 807, 1423, 1661, z 2026 r. poz. 25) oraz przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 913, 1301, 1665, 1746, z 2026 r. poz. 26), co najmniej jedną osobę niepełnosprawną zgodnie z definicją osoby niepełnosprawnej zawartą w wymienionej wyżej ustawie. Punkty będą przyznawane według następujących zasad: zatrudnienie 1 osoby – 2 punkty, 2 osób – 3 punkty, 3 i więcej osób – 5 punktów. Za zatrudnienie osoby niepełnosprawnej będzie uznawane również skierowanie do wykonywania zadań związanych z realizacją niniejszego zamówienia osoby niepełnosprawnej, która już jest u Wykonawcy zatrudniona. Zamawiający oceni spełnianie tego kryterium na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w ofercie. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca ma obowiązek przedłożyć Zamawiającemu aktualny wykaz osób niepełnosprawnych zatrudnionych u Wykonawcy wykonujących czynności związane z realizacją zamówienia wraz z informacją o wymiarze czasu pracy, w jakim osoby niepełnosprawne są zatrudnione. 4. Maksymalna ilość punktów do zdobycia wynosi 100 pkt. 5. Zamawiający oceni i porówna oferty niepodlegające odrzuceniu, złożone przez Wykonawców niepodlegających wykluczeniu z postępowania. 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 95 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy 4.3.5.) Nazwa kryterium: kryterium społeczne 4.3.6.) Waga: 5 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak 4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert: zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak 5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia: Art. 109 ust. 1 pkt 4 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie określa w tym zakresie warunku, 1.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej – Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał aktualne zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w miejscu spożycia, jeśli Wykonawca zaproponował organizację przyjęcia w miejscu, dla którego posiada zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w miejscu spożycia, lub aktualne zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w ramach organizowanych przyjęć, wydawane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2151), tj. zezwolenia: - na sprzedaż napojów zawierających do 4,5% zawartości alkoholu oraz piwa, - na sprzedaż napojów zawierających powyżej 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa). Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą wykazać, że powyższy warunek spełniają łącznie, tj. zezwolenie musi posiadać co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 1.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Zamawiający wymaga, aby Wykonawca był ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej 50 000,00 PLN. 1.4. zdolności technicznej lub zawodowej – Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również należycie wykonuje) dwie usługi o charakterze rodzajowo podobnym do przedmiotu zamówienia, tj. usługi organizacji przyjęć na co najmniej 180 osób oraz o wartości minimum 40 000,00 PLN netto każda. Zamawiający przez usługę rozumie usługę o charakterze rodzajowo podobnym do przedmiotu zamówienia w ramach jednej umowy, bez względu na czas jej trwania. W przypadku usług rozliczanych w innej walucie niż w polskich złotych (PLN) przeliczenia waluty na polskie złote (PLN) należy dokonać wg tabeli kursów średnich opublikowanych przez Narodowy Bank Polski (NBP) w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli przynajmniej jeden z Wykonawców spełni wymagany warunek. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 roku o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714) z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty lub oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wzór stanowi Załącznik nr 4 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa oświadczenie wymienione w zdaniu poprzednim. 2. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzona nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, o ile Wykonawca nie wskazał w formularzu oferty (lub innym dokumencie) danych umożliwiających dostęp do dokumentów rejestrowych Wykonawcy, które Zamawiający może uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych. Dokument wymieniony w zdaniu poprzednim składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz podmiot udostępniający zasoby. 3. Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania – wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Aktualne zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, w ramach organizowanych przyjęć, wydawane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2151), tj. zezwolenia: - na sprzedaż napojów zawierających do 4,5% zawartości alkoholu oraz piwa, - na sprzedaż napojów zawierających powyżej 4,5% do 18% alkoholu (z wyjątkiem piwa). 2. Wykaz usług (zgodnie z warunkiem określonym w punkcie 9.1.4. SWZ wymagane są dwie usługi o charakterze rodzajowo podobnym do przedmiotu zamówienia, tj. usługi organizacji przyjęć na co najmniej 180 osób oraz o wartości minimum 40 000,00 PLN netto każda wykonanych (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych) w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. 3. Dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzenia działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia – zgodnie z warunkiem określonym w punkcie 9.1.3 SWZ wymagane jest ubezpieczenie na kwotę co najmniej 50 000,00 PLN. 4.. W przypadku, gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby: Zobowiązanie Podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. 5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych: Zamawiający nie wymaga. 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: 1. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (lub odpowiadającego im dokumentu wystawionego w kraju siedziby Wykonawcy, innym niż Rzeczypospolita Polska), sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, o ile Wykonawca nie wskazał w formularzu oferty (lub innym dokumencie) danych umożliwiających dostęp do dokumentów rejestrowych Wykonawcy, które Zamawiający może uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych – w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy, w szczególności podpisująca dokumenty w niniejszym postępowaniu, jest umocowana do reprezentowania Wykonawcy. Dokument wymieniony w zdaniu poprzednim składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz Podmiot udostępniający zasoby. 2. Pełnomocnictwo upoważniające do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych. Dokument wymieniony w zdaniu poprzednim składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Jeżeli w imieniu Podmiotu udostępniającego zasoby działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt. 15.9.2, należy przedłożyć pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania podmiotu udostępniającego zasoby. Pełnomocnictwa składane są w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z dokumentem rejestracyjnym. Zamawiający dopuszcza pełnomocnictwa w formie elektronicznej sporządzone przez notariusza. 3. Pełnomocnictwo dla Pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Pełnomocnictwa składane są w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z dokumentem rejestracyjnym. Zamawiający dopuszcza pełnomocnictwa w formie elektronicznej sporządzone przez notariusza.

Kontakt z zamawiającym