Kompleksowa organizacja i koordynacja międzynarodowej, jubileuszowej konferencji naukowej Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego.

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: P-PZ.220.9.2026.JĆ 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak 4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na kompleksowej organizacji i koordynacji międzynarodowej jubileuszowej konferencji naukowej IOŚ‑PIB, obejmującej m.in. wynajem przestrzeni, obsługę techniczną, streaming, nagrania, obsługę uczestników, catering oraz oznakowanie. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ (zwany dalej OPZ). 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw 79954000-6 - Usługi w zakresie organizacji przyjęć 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne 79822500-7 - Usługi projektów graficznych 79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane 79540000-1 - Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 79992000-4 - Usługi recepcyjne 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak 4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji: 1. Zamawiający dopuszcza skorzystanie z opcji polegającej na zwiększeniu zakresu świadczonej usługi, obejmującej w szczególności zwiększenie liczby: uczestników, cateringu, miejsc parkingowych, słuchawek do tłumaczenia, ilości sztalug/stojaków do prezentacji posterów, mebli na scenie tj. stolików kawowych, foteli, mównic. 2. Łączna wartość usług realizowanych w ramach opcji nie przekroczy 7 374,26 zł netto, tj. 9 070,34 zł brutto. 3. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o skorzystaniu z opcji nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia (z wyjątkiem usługi cateringu w której ewentualne zmiany ilości zostanę zgłoszone najpóźniej 5 czerwca 2026 r.), na podstawie liczby osób zarejestrowanych lub innych potwierdzonych potrzeb organizacyjnych. 4. Przed złożeniem zlecenia, o którym mowa w ust. 3, Zamawiający zwróci się do Wykonawcy o przedstawienie wyceny usług objętych opcją, przy czym łączna wartość opcji nie może przekroczyć kwoty, o której mowa w ust. 2. 5. O zamiarze skorzystania z opcji Zamawiający poinformuje Wykonawcę składając oświadczenie (zlecenie) w formie pisemnej. 6. Brak skorzystania przez Zamawiającego z opcji lub skorzystanie z niej w zakresie węższym niż maksymalny nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-06-15 do 2026-06-16 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena oferty brutto - Koszt organizacji wydarzenia” (C)– maksymalna liczba punktów (waga) 100 pkt. Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę, a każda następna według poniższego wzoru: liczba punktów oferty ocenianej = cena oferty z najniższą ceną brutto / cena brutto oferty ocenianej x 100 pkt 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 100 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca wykonuje lub wykonał w okresie ostatnich 5 (pięciu) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, minimum 3 (trzy) usługi polegające na organizacji wydarzeń o charakterze eventowym np. typu konferencja, seminarium, kongres, gala, szkolenie, integracja pracowników obejmującą w szczególności: koordynację agendy, zapewnienie zaplecza technicznego wraz z obsługą (w tym AV), organizację rejestracji, zapewnienie cateringu oraz realizację wydarzenia w miejscu do tego przeznaczonym (np. hotel, centrum konferencyjne) przy czym wartość co najmniej jednej z nich nie może być mniejsza niż 140 000,00 zł netto, oraz załączą dokumenty potwierdzające, że usługa ta została wykonana lub jest wykonywana należycie. Za 1 (jedną) usługę Zamawiający rozumie usługę wykonaną na podstawie 1 (jednej) umowy. W przypadku, gdy wartość zamówienia jest określona w innej walucie niż w złotych polskich, Zamawiający dokona przeliczenia tej wartości na złote polskie - na podstawie średniego kursu złotego w stosunku do waluty obcej, określonej w Tabeli Kursów Narodowego Banku Polskiego na dzień zamieszczenia Ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP). Jeżeli w tym dniu nie będzie opublikowany średni kurs NBP, Zamawiający przyjmie średni kurs z ostatniego dnia przed dniem zamieszczenia ogłoszenie w BZP. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda, następujących podmiotowych środków dowodowych: 1) dokumentów dotyczących podmiotu udostępniającego zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby – jeżeli Wykonawca polega na zasobach podmiotu udostępniającego zasoby; 2) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór stanowi Załącznik nr 7 do SWZ; 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: 1. Dokumenty i oświadczenia, stanowiące treść oferty oraz dokumenty i oświadczenia, które należy złożyć wraz z ofertą: 1) Formularz ofertowy – do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 2 do SWZ (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). 2) Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty - o ile ofertę składa pełnomocnik. 3) Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania – do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, powyższe oświadczenie składa również ten podmiot. 4) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 4 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie to potwierdza spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, powyższe oświadczenie składa również ten podmiot, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby. 5) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów – jeżeli dotyczy. Składa Wykonawca w przypadku, gdy polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby (do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 6 do SWZ). Dokument należy złożyć w postaci elektronicznej podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez podmiot udostępniający. Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu składa również dokumenty wskazane w pkt. 3) i 4) (Załącznik nr 3 i 4 do SWZ). 6) Oświadczenie Wykonawców występujących wspólnie (dotyczy konsorcjów oraz spółek cywilnych) - do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 10 do SWZ, z treści którego będzie wynikało, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym) – jeżeli dotyczy.

Kontakt z zamawiającym