Kompleksowa organizacja uroczystej Gali (Gala Dinner) dla uczestników 11-tej edycji międzynarodowej konferencji naukowej EUROSTEEL 2026

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: KZKN-2/028/2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak 4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi związanej z organizacją uroczystej gali (Gala Dinner) dla uczestników konferencji naukowej EUROSTEEL 2026 wraz z osobami towarzyszącymi (zwanej dalej „Gala Dinner”), w Krakowie dla 400 osób, w dniu 17.09.2026 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ oraz projekt umowy stanowiący załącznik nr 5 do SWZ 4.2.6.) Główny kod CPV: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak 4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji: 1. Zamawiający zastrzega, że przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji i zwiększenia ilości osób dla zamawianego cateringu, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt c) projektu umowy maksymalnie o 100 osób i odpowiadającej tej zmianie odpowiedniej korekty zakresu świadczonych usług gastronomicznych bez ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych opłat za wyjątkiem odpowiedniego zwiększenia wynagrodzenia tytułem usług gastronomicznych, o których mowa w par. w § 1 ust. 3 pkt c) projektu umowy (zamówienie objęte Prawem Opcji). 2. O skorzystaniu z Prawa Opcji Zamawiający zawiadomi Wykonawcę pisemnie (oświadczenie o uruchomieniu opcji), najpóźniej na 14 dni przed planowaną datą Gali Dinner i wskaże ostateczną liczbę uczestników uroczystej kolacji. 7. Skorzystanie z Prawa Opcji stanowi uprawnienie Zamawiającego i uzależnione będzie wyłącznie od jego potrzeb, a nieskorzystanie z tego uprawnienia lub niewykorzystania pełnego zakresu zamówienia w ramach Prawa Opcji, nie powoduje żadnych roszczeń po stronie Wykonawcy. Zamawiający nie jest zobowiązany do pełnego wykorzystania zakresu zamówienia w ramach Prawa Opcji. Ostateczna liczba uczestników Konferencji zostanie podana Wykonawcy najpóźniej na 14 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi. 3. Gwarantowany minimalny zakres zamówienia publicznego, którego dotyczy przedmiot zamówienia wynosi: minimum 300 osób zatem Zamawiający zastrzega sobie możliwość niezrealizowania pozostałej części zakresu zamówienia podstawowego bez ponoszenia konsekwencji finansowych, na co Wykonawca wyraża zgodę. 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-09-18 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena brutto razem - Waga 80 % Liczba punktów = (A min/A of) * 100 * waga gdzie: - A min - najniższa cena spośród wszystkich ofert ocenianych - A of - cena podana w ofercie ocenianej Cena brutto za jednego uczestnika konferencji z tytułu wykonania usług cateringowych - waga 20% Liczba punktów = (B min/B of) * 100 * waga gdzie: - B min – najniższa cena brutto za jednego uczestnika konferencji z tytułu wykonania usług cateringowych – B of – oferowana cena brutto za jednego uczestnika konferencji z tytułu wykonania usług cateringowych 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 100 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 1. Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny. 2. Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny. 3. Sytuacja ekonomiczna lub finansowa Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca ma wykazać w sposób szczególny. 4. Zdolność techniczna lub zawodowa Wykonawca winien wykazać, że posiada wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia. Warunek będzie spełniony, jeżeli Wykonawca zrealizował z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje) należycie co najmniej 4 (cztery) usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom polegającym na kompleksowej organizacji wydarzeń typu uroczysta kolacja lub innych wydarzeń towarzyszących konferencjom naukowym lub branżowym o podobnym charakterze dla minimum 100 osób, przy czym wartość każdego z zamówień musi stanowić kwotę co najmniej 100.000,00 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych brutto). 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych: 1) W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu: 1. Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy. Edytowalny wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 6 do SWZ. 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: Oferta powinna być sporządzona przez Wykonawcę według treści postanowień niniejszej SWZ oraz według treści formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej SWZ, w szczególności oferta winna zawierać: a) wypełniony formularz ofertowy– załącznik nr 2 do SWZ b) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w zakresie wskazanym przez Zamawiającego - załącznik nr 3 do SWZ c) jeśli dotyczy – zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów (załącznik nr 4 do SWZ) d) jeśli dotyczy – oświadczenie podmiotu trzeciego o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w zakresie wskazanym przez Zamawiającego - załącznik nr 3A do SWZ e) jeśli dotyczy – oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – wzór stanowi załącznik nr 7 do SWZ f) jeśli dotyczy – pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynika prawo do podpisania oferty oraz innych dokumentów składanych wraz z ofertą , a w przypadku podmiotów występujących wspólnie, pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu, winno być podpisane przez upoważnionych przedstawicieli każdego z podmiotów występujących wspólnie.

Kryteria oceny ofert

Kontakt z zamawiającym