„Usługa w zakresie pośrednictwa w zapewnieniu sal, noclegów i usług gastronomicznych na potrzeby prowadzenia szkoleń, konferencji, seminariów oraz innych wydarzeń edukacyjnych”

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: IV/2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak 4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług związanych z zapewnieniem sal, noclegów i usług gastronomicznych na potrzeby organizacji szkoleń, konferencji, seminariów oraz innych wydarzeń edukacyjnych organizowanych przez Urząd Zamówień Publicznych. Usługi powyższe obejmują niżej wskazany zakres działań: 1.1.zapewnienie noclegów w hotelach spełniających wymagania Zamawiającego wraz z wyżywieniem w zakresie śniadania oraz kolacji dla osób nocujących, 1.2.zapewnienie sal konferencyjnych na organizację wydarzeń edukacyjnych (tj. szkoleń, konferencji, seminariów itp.) zgodnie z wymaganiami Zamawiającego, 1.3.zapewnienie usług gastronomicznych na potrzeby organizacji wydarzeń edukacyjnych (tj. szkoleń, konferencji, seminariów itp.) w zakresie obiadu (lunchu) 1.4.zapewnienie usług gastronomicznych na potrzeby organizacji wydarzeń edukacyjnych (tj. szkoleń, konferencji, seminariów itp.) w zakresie przerw kawowych. Zamawiający zastrzega możliwość zamówienia na potrzeby konkretnych wydarzeń edukacyjnych usług wymienionych w pkt. 1.1 – 1.4 w dowolnej konfiguracji, tzn. tylko jedną z nich, dwie, trzy z nich lub wszystkie cztery. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 1 do SWZ – Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ). Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone w „Projektowanych postanowieniach umowy” (PPU) stanowiących załącznik nr 2 do SWZ. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55511000-5 - Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów 55100000-1 - Usługi hotelarskie 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak 4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji: 1. Zamawiającemu przysługuje w ramach opcji prawo do rozszerzenia przedmiotu zamówienia o 10 wydarzeń edukacyjnych, tj.: • 4 wydarzenia dla max 150 osób każde, • 3 wydarzenia dla max 70 osób każde, • 3 wydarzenia dla max 300 osób każde. 2. Maksymalny zakres opcji dotyczy organizacji wydarzeń w obiektach o standardzie minimum trzygwiazdkowym i obejmuje zapewnienie sal na potrzeby organizacji ww. wydarzeń oraz: • świadczenie usługi przygotowania i podawania wyżywienia (serwis kawowy) łącznie dla 1500 osób; • świadczenie usługi przygotowania i podawania wyżywienia (obiad) łącznie dla 1500 osób; • świadczenie usługi hotelowej ze śniadaniem łącznie dla 40 osób; • świadczenie usługi przygotowania i podawania kolacji łącznie dla 40 osób. 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: aspekty środowiskowe, w tym efektywność energetyczna przedmiotu zamówienia 4.3.5.) Nazwa kryterium: Kawa wykorzystywana do przygotowania serwisu kawowego pochodząca ze „Sprawiedliwego Handlu” (Fairtrade) (K) 4.3.6.) Waga: 20 Kryterium 3 4.3.4.) Rodzaj kryterium: jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników 4.3.5.) Nazwa kryterium: Szczególne potrzeby żywieniowe ze względu na uwarunkowania zdrowotne przy przygotowaniu serwisu kawowego 4.3.6.) Waga: 20 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1. zdolności występowania w obrocie gospodarczym: nie dotyczy 2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: nie dotyczy 3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: nie dotyczy 4. zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że wykonał nie wcześniej niż w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonane co najmniej 2 usługi, z których każda odpowiadała swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia tj. polegała na świadczeniu usług związanych z zapewnieniem sal i usług gastronomicznych na potrzeby organizacji wydarzeń edukacyjnych (np. szkoleń, konferencji, seminariów) dla minimum 100 osób każde. Każda usługa musi być zrealizowana na podstawie odrębnej umowy, zlecenia na rzecz podmiotu innego niż wykonawca lub podmioty powiązane organizacyjnie lub kapitałowo z wykonawcą. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, wykonawca zobowiązany jest złożyć: 1. oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1714), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 7 do SWZ. 2. oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp oraz w oświadczeniu o braku podstaw wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 514), w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do SWZ). 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków, o których mowa w art. 112 ust. 2 pkt. 4) ustawy Pzp, należy na wezwanie Zamawiającego, pod rygorem wykluczenia z postępowania, złożyć w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie następujące oświadczenia i dokumenty: 1. wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz, których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz, którego usługi zostały wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencję bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy, załącznik nr 8 do SWZ,

Kontakt z zamawiającym