Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników Międzynarodowego Festiwalu Folklorystycznego Vistula Folk Festival edycja 2026, który odbędzie się w dniach 17 – 23 sierpnia 2026 roku

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/2030/POKiS/06/2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zakwaterowanie i wyżywienie od 170 do 190 osób – uczestników Międzynarodowego Festiwalu Folklorystycznego Vistula Folk Festival edycja 2026, który odbędzie się w dniach 17 – 23 sierpnia 2026 roku. Wykonawca zapewnia / szczegóły zamówienia: 1. Termin pobytu od poniedziałku 17 sierpnia 2026 (przyjazd po obiedzie) do niedzieli 23 sierpnia 2026 roku (wyjazd po kolacji). Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie prawo do wydłużenia części rezerwacji o jeden dzień wcześniej lub o jeden dzień później, o czym poinformuje Wykonawcę na 14 dni przed wykonaniem usługi. 2. Liczba uczestników: od około 170 do 190 osób zakwaterowanych w obrębie jednego ośrodka wypoczynkowego lub jednej nieruchomości. Uwaga: Z uwagi na charakter pobytu uczestników Vistula Folk Festival, Zamawiający wymaga w terminie 17 – 23 sierpnia 2026 roku pełnej wyłączności obiektu dla gości Festiwalu. 3. Obiekt ogrodzony z zamykaną bramą nie dalej niż 25 km od granic Płocka (dotyczy ośrodków wypoczynkowych) z dostępem do bezpiecznego parkingu dla 6 autokarów. 4. Zakwaterowanie w pokojach maksymalnie 5 osobowych z łazienką. 5. Obiekt powinien posiadać dostosowaną do liczby uczestników odpowiednią ilość kabin prysznicowych z wydajnością wody ciepłej zapewniającą możliwość kąpieli dla wszystkich uczestników festiwalu (niedopuszczalne jest, aby w czasie pobytu uczestników zabrakło wody ciepłej, jak również zimnej) 6. Trzy posiłki dziennie w formie szwedzkiego stołu z możliwością wykonania suchego prowiantu. 7. Posiłki powinny być zróżnicowane – na każdy dzień inny; proponowany jadłospis dołączony do oferty. 8. Wydawanie posiłków przez swoich pracowników (zapewnienie odpowiedniej liczby obsługi) dla 190 osób z zapewnieniem dla nich miejsc siedzących. 9. Godziny serwowania posiłków będą uzgadniane codziennie zgodnie z potrzebami Zamawiającego. 10. Wykonawca zapewnia na terenie obiektu dwie sale do tańca oraz spotkań integracyjnych z podłożem drewnianym lub PCV o powierzchni min 200 m2 11. Salę do śpiewu wyposażoną w krzesła o powierzchni min 60 m2. 12. Wykonawca zapewni możliwość zaaranżowania 6 pokoi jednoosobowych dla dyrektorów zespołów uczestniczących w VFF 2026. 13. Całodobową recepcję. 14. Pomieszczenie do aktywnego wypoczynku. 15. Miejsce do aktywnego wypoczynku na zewnątrz. 16. Ewentualna możliwość zorganizowania ogniska. 17. Dodatkowe elementy wystroju obiektu, które będą dodatkową atrakcją dla gości (proszę wymienić) Cena oferty wyrażona w PLN netto oraz brutto za osobodzień. Po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli obiektu przed podpisaniem umowy. W przypadku gdy Wykonawca nie spełnia powyższych warunków zostanie wykluczony. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana do 7 sierpnia 2026 roku. 4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-08-17 do 2026-08-23 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Cena całkowita przedstawiona w Formularzu Oferty winna obejmować pełen zakres usług określonych w SWZ i uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. Cenę oferty należy wyliczyć zgodnie z formularzem cenowym – wg załącznika nr 2 do SWZ. 2. Całościowa wycena przedmiotu zamówienia powinna być dokonana na podstawie sporządzanej przez Wykonawcę wyceny usługi i zostaje dokonana przez Wykonawcę na własną odpowiedzialność i ryzyko, w oparciu o Opis przedmiotu zamówienia – Załącznik nr 3 SWZ, dokumentację oraz wyjaśnienia do pytań Wykonawców na etapie postępowania. 3. W wycenie przedmiotu zamówienia należy ująć wszystkie elementy inflacyjne w okresie realizacji przedmiotu zamówienia oraz uwzględnić wszystkie prace i czynności, które są niezbędne do należytego wykonania zamówienia. 4. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu zamówienia nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia umownego, ustalonego na podstawie założonej w postępowaniu przetargowym oferty. 5. Cena określona przez Wykonawcę powinna uwzględniać opusty, jakie Wykonawca oferuje. 6. Cena powinna być przedstawiona do dwóch miejsc po przecinku. 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 100 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym; Zamawiający nie określa wymagań w tym zakresie 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów; Zamawiający nie określa wymagań w tym zakresie 3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej; Zamawiający nie określa wymagań w tym zakresie 4) zdolności technicznej lub zawodowej a) w celu potwierdzenia spełnienia warunku w zakresie posiadania zdolności technicznej lub zawodowej, wykonawca zobowiązany jest wykazać, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upły-wem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych – wykonuje) należycie : - co najmniej dwie usługi z których każda była o wartości co najmniej 50 000,00 zł brutto i każda polegała na zorganizowaniu min. 5-dniowego wydarzenia obejmującego zakwaterowanie i wyżywienie uczestników dla grupy min. 100 osobowej. W odniesieniu do usług powtarzających się lub ciągłych - (tj. usług wykonywa-nych/niezakończonych) weryfikacja w zakresie, spełnienia warunku odnoszącego się do wartości usługi, zostanie dokonana na dzień upływu składania ofert. Jedna usługa oznacza jedną umowę/zamówienie. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie art. 125 ust 1 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w zakresie zgodnym z opisanym w Rozdziale VI - zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ 5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: 1) Pełnomocnictwo osoby lub osób podpisujących ofertę - jeżeli uprawnienie do podpisu nie wynika bezpośrednio z załączonych dokumentów. 2) W przypadku złożenia oferty wspólnej – pełnomocnictwo udzielone liderowi. 3) Wypełniony Formularz cenowy oraz ofertowy – Załącznik Nr 1 i 2 do SWZ. 4) Oświadczenie o którym mowa w art. 117 ust 4 ustawy pzp – o ile dotyczy wg Załącznika nr 5 SWZ. 5) Oświadczenie sankcyjne – Załącznik nr 9 6) Jadłospis – Załącznik nr 10

Kontakt z zamawiającym