Organizacja podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność.

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: ADM.261.1.2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja podróży na potrzeby Zamawiającego obejmująca: a) wyszukiwanie połączeń, rezerwację i sprzedaż biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych, b) wyszukiwanie połączeń, rezerwację i sprzedaż biletów kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, c) wyszukiwanie połączeń, rezerwację i sprzedaż biletów autokarowych (autokar, autobus, minibus), na trasach krajowych i zagranicznych; d) wyszukiwanie noclegów, rezerwację, sprzedaż i dostarczanie voucherów na noclegi w kraju i zagranicą, e) organizację dodatkowych usług hotelowych zgodnie ze zgłoszonym zapotrzebowaniem, f) wyszukiwanie ofert, rezerwację i sprzedaż usługi wynajmu samochodu, g) organizacja transportu lokalnego dla uczestników wybranych projektów i przedsięwzięć (np. wynajem autokaru lub busa), obejmująca zapewnienie pojazdów, kierowców, logistykę przejazdów oraz koordynację realizacji transportu zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Zamawiającego – w kraju i za granicą.Opis Przedmiotu Zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ. 2. Projektowane postanowienia umowy stanowią załącznik nr 2 do SWZ. 4.2.6.) Główny kod CPV: 63500000-4 - Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 60400000-2 - Usługi transportu lotniczego 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe 63512000-1 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych 63510000-7 - Usługi biur podróży i podobne 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-12-31 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak 4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Informacja o zamówieniach, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy 1. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego. 2. Zamówienia, o których mowa w ust. 1, będą polegały na powtórzeniu usług podobnych do usług stanowiących przedmiot niniejszego zamówienia. 3. Zakresem rzeczowym usług stanowiących przedmiot zamówień, o których mowa w ust. 1, mogą być w szczególności usługi obejmujące organizację podróży służbowych Zamawiającego, w tym: a. wyszukiwanie połączeń, rezerwację i sprzedaż biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych, b. wyszukiwanie połączeń, rezerwację i sprzedaż biletów kolejowych na trasach krajowych i zagranicznych, c. wyszukiwanie połączeń, rezerwację i sprzedaż biletów autokarowych lub autobusowych, d. wyszukiwanie noclegów, rezerwację i sprzedaż usług hotelowych oraz dostarczanie voucherów hotelowych w kraju i za granicą, e. organizację dodatkowych usług hotelowych zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego, f. wyszukiwanie ofert, rezerwację i sprzedaż usług wynajmu samochodów, g. organizację transportu lokalnego dla uczestników projektów i przedsięwzięć Zamawiającego, w tym wynajem autokarów lub busów wraz z kierowcą oraz koordynację logistyczną przejazdów, h. inne usługi związane z organizacją podróży służbowych, podobne do usług objętych zamówieniem podstawowym. 4. Zamówienia, o których mowa w ust. 1, będą realizowane na warunkach analogicznych do określonych dla zamówienia podstawowego, w szczególności w zakresie standardów realizacji usług oraz sposobu rozliczeń. 5. Łączna wartość zamówień, o których mowa w ust. 1, nie przekroczy 27% wartości zamówienia podstawowego. 6. Zamówienia, o których mowa w ust. 1, będą udzielane w przypadku wystąpienia zwiększonego zapotrzebowania na usługi objęte przedmiotem zamówienia, w szczególności w związku z: a. realizacją nowych projektów lub przedsięwzięć Zamawiającego, b. zwiększoną liczbą wydarzeń, konferencji, spotkań międzynarodowych lub delegacji służbowych, c. koniecznością zapewnienia ciągłości obsługi organizacji podróży dla Zamawiającego, d. rozszerzeniem działalności Zamawiającego lub powierzeniem mu nowych zadań. 7. Zamówienia, o których mowa w ust. 1, będą udzielane w trybie zamówienia z wolnej ręki, zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp. 8. Miejscem realizacji zamówień, o których mowa w ust. 1, będzie miejsce wskazane przez Zamawiającego, zgodnie z charakterem organizowanych podróży, zarówno na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak i poza jej granicami. 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 80 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas przesłania oferty na złożone zamówienie dla wszystkich usług objętych niniejszym postępowaniem 4.3.6.) Waga: 20 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej tj. o wykonanie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawca, który wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje minimum dwie (2) usługi polegające na świadczeniu w zakresie obejmującym łącznie rezerwację, nabycie (sprzedaż) i dostarczanie biletów na pasażerskie zagraniczne i krajowe przewozy lotnicze, biletów na pasażerskie zagraniczne i krajowe przewozy kolejowe, rezerwacje miejsc noclegowych o wartości rocznej brutto nie mniejszej niż 100 000,00 zł (sto tysięcy złotych) każda. 2. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia na zasadach określonych w art. 58 ustawy. Zgodnie z art. 117 ust. 1 ustawy, warunek określony w ust. 1 niniejszego Rozdziału może zostać spełniony przez jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 3 ustawy wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi objęte przedmiotem zamówienia wykonają poszczególni wykonawcy. 3. Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w odniesieniu do konkretnego zamówienia lub jego części, może polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. W takim przypadku Wykonawca składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. 4. Zamawiający odrzuci ofertę złożoną przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, lub innych dokumentów lub oświadczeń. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Zamawiający - przed wyborem najkorzystniejszej oferty – z zastrzeżeniem art. 274 ust. 4 ustawy, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia. 4. Oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Zamawiający - przed wyborem najkorzystniejszej oferty – z zastrzeżeniem art. 274 ust. 4 ustawy, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia. 2. Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu, może polegać na zdolnościach innych podmiotów. W przypadku gdy Wykonawca powołuje się na zdolności innych podmiotów warunek, o którym mowa powyżej, musi spełniać ten Wykonawca samodzielnie lub łącznie z podmiotami, na których zasoby Wykonawca się powołuje. 3. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – z podaniem przedmiotu usługi i ich wartości, dat wykonania (od-do), podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane (nazwa, adres i telefon) – oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty- opracowany wg druku dołączonego do specyfikacji - załącznik nr 6 do SWZ.

Kontakt z zamawiającym