Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. „Cisza w czasach chaosu”

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: ZP-09/26-USL/09 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak 4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji dwudniowej konferencji. Usługa powinna zostać zrealizowana w hotelu zlokalizowanym na terenie województwa łódzkiego, z wyłączeniem miasta Łódź, z dala od ciągów komunikacyjnych o wysokim natężeniu ruchu, rozumianych jako skrzyżowania, autostrady i drogi szybkiego ruchu. Hotel powinien posiadać bazę konferencyjną dostosowaną do podanej ilości osób, umożliwiającą realizację programu konferencji. 2. Celem wydarzenia jest podsumowanie działań realizowanych w ramach projektu „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych” oraz doskonalenie kadr systemu edukacji w zakresie doradztwa zawodowego, uczenia się przez całe życie oraz kształcenia zawodowego w kierunku lepszego dopasowania do potrzeb nowoczesnej gospodarki, wzrostu innowacyjności i zwiększania transferu nowych technologii. 3. Usługa powinna mieć charakter kompleksowy, do Wykonawcy należeć będzie w szczególności zapewnienie: a) zapewnienie miejsca do organizacji wydarzenia: bazy noclegowej, sali konferencyjnej, sal warsztatowych wraz z foyer, udostępnienie szatni oraz toalet b) koordynacja konferencji c) zapewnienie moderatora podczas konferencji d) zapewnienie prelegentów do przeprowadzenia prelekcji, poprowadzenia warsztatów oraz udziału w debacie podczas dwóch dni konferencji e) zapewnienie materiałów konferencyjnych dla uczestników konferencji f) przygotowanie raportu podsumowującego konferencję g) zapewnienie poczęstunków na ciepło wraz z serwisem kawowym (2 x przerwa kawowa, 2 x poczęstunek na ciepło, kolacja zasiadana) h) usługa przewozu/transportu uczestników do i z miejsca konferencji i) streaming j) promocja konferencji (m.in. projekt kampanii promocyjnej konferencji, przygotowanie koncepcji identyfikacji wizualnej wydarzenia, zakup, projekt oraz edycja audio spotu reklamowego, zakup reklam banerowych i artykułów sponsorowanych w formie online na portalach internetowych, uruchomienie strony tzw. Landing paige, projekt zaproszenia na konferencję do zamieszczenia w sieci internetowej, projekt plakatu promującego wydarzenie) k) wykonywanie pozostałych prac w ramach obsługi konferencji (m.in. zapewnienie nadzoru do obsługi technicznej wydarzenia). 4. Liczba osób: min. 180 max. 200 osób 5. Uszczegółowienie przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 – „Opis przedmiotu zamówienia”. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 80000000-4 - Usługi edukacyjne i szkoleniowe 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 60172000-4 - Wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 20 dni 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Badania i oceny ofert dokonywać będzie Komisja Przetargowa Zamawiającego. 2. Ocena merytoryczna dokonana będzie w oparciu o następujące kryteria oceny, na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartej w formularzu ofertowym: a) cena - 60% b) atrakcyjność – 40 % 3. Uszczegółowienie w SWZ. 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: atrakcyjność 4.3.6.) Waga: 40 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak 5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia: Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit a Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit b Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit c Art. 109 ust. 1 pkt 3 Art. 109 ust. 1 pkt 4 Art. 109 ust. 1 pkt 6 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z udziału w postępowaniu na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt. 2 - 4 oraz 6 p.z.p. oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. 2. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy wykażą, że dysponują odpowiednim doświadczeniem, przez co Zamawiający rozumie Wykonawców, którzy w ciągu 3 lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, zrealizowali należycie co najmniej 2 usługi, z których każda polegała na kompleksowej organizacji wydarzenia o charakterze konferencji, forum, kongresu lub innego tożsamego wydarzenia dla min. 150 osób każda o wartości co najmniej 300.000,00 zł brutto każda. Wskazane usługi powinny obejmować minimum zapewnienie miejsca organizacji wydarzenia, bazy hotelowej, prelegentów, moderatora, wyżywienia. 3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w/w warunek należy rozumieć jako konieczność wykazania wykonania 2 usług o określonych właściwościach przez ten sam podmiot. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo odpowiednio wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, powinno potwierdzać, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności: ▪ zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby; ▪ sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia; ▪ czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt.1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo odpowiednio wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, powinno potwierdzać, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności: ▪ zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby; ▪ sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia; ▪ czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt.1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. 2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie, w przypadku o którym mowa w art. 117 ust. 2 i 3 p.z.p. (odpowiednio poleganie na zdolnościach w odniesieniu do warunków dotyczących uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia) dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonują poszczególni Wykonawcy. (jeśli dotyczy) 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: 1. Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 p.z.p. (załącznik nr 3 do SWZ) oraz art. 7 ust.1 u.sz.roz.prze.agr ( załącznik nr 2 do SWZ – Formularz ofertowy). Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie, wyżej wymienione oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, potwierdzając brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy wykazuje spełnianie warunków. Oferta składana przez spółki cywilne jest traktowana jak oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy o ile ofertę składa pełnomocnik.(jeśli dotyczy) Jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z informacji z KRS lub CEiIDG, Zamawiający wymaga od Wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy. Dotyczy to odpowiednio również osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego (np. konsorcjum, spółka cywilna; konsorcjanci, wspólnicy spółki cywilnej na podstawie art. 58 ust. 2 p.z.p. zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia). Pełnomocnictwo składa się w oryginale lub kopii notarialnie poświadczonej za zgodność z oryginałem. Pełnomocnictwo powinno posiadać taką samą formę jak oferta (pod rygorem nieważności składa się je w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). 3. Oświadczenie w trybie art. 225 ust. 2 p.z.p. , określające czy wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego (załącznik nr 2 do SWZ- formularz ofertowy). UWAGA! Niezaznaczenie w/w informacji w formularzu ofertowym rozumiane będzie przez Zamawiającego jako informacja, że wybór oferty Wykonawcy nie będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego. 4. Tajemnica przedsiębiorstwa Wykonawcy przysługuje prawo zastrzeżenia pewnych informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej, jeżeli wraz z przekazaniem takich informacji, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. UWAGA! Wykonawca nie może zastrzec jako tajemnica przedsiębiorstwa informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5 p.z.p. Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa musi zostać uzasadnione, wydzielone i odpowiednio oznaczone w treści oferty.

Kryteria oceny ofert

Kontakt z zamawiającym