ROPS.PZP.332.17.2026- Kompleksowa organizacja i realizacja konferencji na potrzeby Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej Województwa Śląskiego

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: ROPS.PZP.332.17.2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak 4.1.5.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 666055,00 PLN 4.1.6.) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 244517,08 PLN 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak 4.1.9.) Liczba części: 2 4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części 4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: Część 1 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Część I zamówienia: Kompleksowa organizacja i realizacja konferencji upowszechniającej Centra Usług Społecznych (CUS): Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja jednodniowej (1) konferencji z zakresu polityki społecznej w ramach projektu pn.: Koordynacja działań w zakresie polityki społecznej - ROPS WSL, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 (FERS) w formie stacjonarnej. Głównym celem konferencji jest upowszechnianie i promowanie Centrów Usług Społecznych (dalej: CUS), zwiększenie świadomości dotyczącej usług społecznych oferowanych w ramach CUS, zaprezentowanie dobrych praktyk, stanu upowszechnienia CUS w kraju i województwie, przedstawienie koncepcji realizacji CUS z wykorzystaniem nowych usług społecznych oraz możliwości pozyskiwania środków na realizację usług przez CUS z różnych źródeł. Zakres usługi obejmuje: 1. Oprawę wizualną i sceniczną konferencji oraz zapewnienie konferansjera i prelegentów. 2. Zaprojektowanie i wykonanie materiałów informacyjno-promocyjnych konferencji, zaproszeń, (pakietów konferencyjnych). 3. Zapewnienie obsługi fotograficznej konferencji. 4. Zapewnienie usługi cateringowej. 5. Zapewnienie personelu do obsługi i koordynacji konferencji. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczono w załączniku nr 1.1 do SWZ. 4.2.5.) Wartość części: 123035,37 PLN 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-09-22 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert: 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, we wszystkich częściach zamówienia, Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium i ich znaczeniem: 1. Kryterium nr 1: Cena oferty (C) - maksymalnie 60,00 pkt. 2. Kryterium nr 2: Dodatkowe doświadczenie osób realizujących zamówienie (D) - 40,00 pkt. 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia 4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe doświadczenie osób realizujących zamówienie 4.3.6.) Waga: 40 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie Część 2 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Część II zamówienia: Kompleksowa organizacja i realizacja konferencji z zakresu aktywizacji społeczno-zawodowej cudzoziemców w województwie śląskim: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja jednodniowej (1) konferencji z zakresu polityki społecznej w ramach projektu pn.: Koordynacja działań w zakresie polityki społecznej - ROPS WSL, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 (FERS) w formie stacjonarnej. Głównym celem konferencji jest upowszechnienie wiedzy nt. sytuacji cudzoziemców w województwie śląskim, zwiększenie świadomości nt. wyzwań związanych z ich aktywizacją społeczno-zawodową oraz umożliwienie współpracy i wymiany dobrych praktyk między instytucjami/podmiotami zajmującymi się ww. kwestiami (instytucje, organizacje pozarządowe, w szczególności podmioty ekonomii społecznej). Zakres usługi obejmuje: 1. Oprawę wizualną i sceniczną konferencji oraz zapewnienie konferansjera i prelegentów. 2. Zaprojektowanie i wykonanie materiałów informacyjno-promocyjnych konferencji, zaproszeń, pakietów konferencyjnych. 3. Zapewnienie obsługi informacyjno-promocyjnej konferencji. 4. Zapewnienie usługi cateringowej. 5. Zapewnienie personelu do obsługi i koordynacji konferencji. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zamieszczono w załączniku nr 1.2 do SWZ. 4.2.5.) Wartość części: 121481,71 PLN 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-11-06 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert: 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, we wszystkich częściach zamówienia, Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium i ich znaczeniem: 1. Kryterium nr 1: Cena oferty (C) - maksymalnie 60,00 pkt. 2. Kryterium nr 2: Dodatkowe doświadczenie osób realizujących zamówienie (D) - 40,00 pkt. 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia 4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe doświadczenie osób realizujących zamówienie 4.3.6.) Waga: 40 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 3. Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy: 3.1. Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. 3.2. Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. 3.3. Sytuacja ekonomiczna lub finansowa Dotyczy każdej części zamówienia: 3.3.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 200.000,00 zł. 3.4. Zdolność techniczna lub zawodowa Część I zamówienia: Kompleksowa organizacja i realizacja konferencji upowszechniającej Centra Usług Społecznych (CUS): O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają jednocześnie wszystkie cztery (4) poniższe warunki, a mianowicie: 3.4.1. W okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert zrealizował kompleksowo co najmniej dwa (2) zamówienia na organizację wydarzeń promocyjnych lub organizację wydarzeń kulturalnych lub organizację wydarzeń edukacyjnych lub organizację konferencji lub organizację gal , o wartości nie mniejszej niż 50.000,00 zł brutto każde oraz o liczbie uczestników nie mniejszej niż 100 osób każde (należy wykazać wyłącznie zakończone zlecenia/ zamówienia), z zastrzeżeniem że: 3.4.1.1. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wymagana liczba usług nie sumuje się, tzn. co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi wykonać dwie (2) usługi określone powyżej. Ta sama zasada dotyczy podmiotu udostępniającego zasoby. 3.4.1.2. W przypadku, gdy Wykonawca składa ofertę na więcej niż jedną część zamówienia, wymagana liczba usług nie sumuje się, tzn. Wykonawca, w celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu, na każdą część zamówienia musi wykazać po dwie (2) usługi określone powyżej. 3.4.2. Zapewni co najmniej jedną osobę – Koordynatora, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert prawidłowo koordynowała realizację co najmniej dwóch (2) wydarzeń promocyjnych lub kulturalnych lub edukacyjnych lub konferencji lub gal dla co najmniej 100 osób każde (należy wykazać wyłącznie zakończone zlecenia/zamówienia), 3.4.3. Zapewni co najmniej jedną osobę – Konferansjera, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert poprowadziła co najmniej dwa (2) wydarzenia promocyjne lub kulturalne lub edukacyjne lub konferencje lub gale o liczbie zaproszonych osób co najmniej 100 osób każde (należy wykazać wyłącznie zakończone zlecenia/zamówienia), 3.4.4. Zapewni co najmniej pięć (5) osób – Prelegentów (w następującym podziale: obligatoryjnie trzech (3) prelegentów do przeprowadzenia wykładów i dwóch (2) prelegentów do zaprezentowania dobrych praktyk): 3.4.4.1. Każdy ze wskazanych Prelegentów do przeprowadzenia wykładów musi spełniać następujące wymagania: 3.4.4.1.1. ukończyć co najmniej studia wyższe II-go stopnia (studia magisterskie) na dowolnym kierunku, 3.4.4.1.2. przeprowadzić, w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, co najmniej pięć (5) szkoleń lub prelekcji lub wykładów z co najmniej jednego z następujących zakresów: deinstytucjonalizacji lub organizacji usług społecznych lub organizacji i zarządzania centrum usług społecznych (należy wykazać wyłącznie zakończone zlecenia/zamówienia). 3.4.4.2. Każdy ze wskazanych Prelegentów do zaprezentowania dobrych praktyk musi spełniać następujące wymagania: 3.4.4.2.1. ukończyć co najmniej studia wyższe II-go stopnia (studia magisterskie) na dowolnym kierunku, 3.4.4.2.2. posiadać co najmniej 12-miesięczne doświadczenie w pracy w Centrum Usług Społecznych na stanowisku Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora lub organizatora usług społecznych lub koordynatora indywidualnych planów usług społecznych lub organizatora pomocy społecznej. Część II zamówienia: Kompleksowa organizacja i realizacja konferencji z zakresu aktywizacji społeczno-zawodowej cudzoziemców w województwie śląskim: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają jednocześnie wszystkie cztery (4) poniższe warunki, a mianowicie: 3.4.5. W okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert zrealizował kompleksowo co najmniej dwa (2) zamówienia na organizację wydarzeń promocyjnych lub organizację wydarzeń kulturalnych lub organizację wydarzeń edukacyjnych lub organizację konferencji lub organizację gal , o wartości nie mniejszej niż 50.000,00 zł brutto każde oraz o liczbie uczestników nie mniejszej niż 100 osób każde (należy wykazać wyłącznie zakończone zlecenia/ zamówienia), z zastrzeżeniem że: 3.4.5.1. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wymagana liczba usług nie sumuje się, tzn. co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi wykonać dwie (2) usługi określone powyżej. Ta sama zasada dotyczy podmiotu udostępniającego zasoby. 3.4.5.2. W przypadku, gdy Wykonawca składa ofertę na więcej niż jedną część zamówienia, wymagana liczba usług nie sumuje się, tzn. Wykonawca, w celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu, na każdą część zamówienia musi wykazać po dwie (2) usługi określone powyżej 3.4.6. Zapewni co najmniej jedną osobę – Koordynatora, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert prawidłowo koordynowała realizację co najmniej dwóch (2) wydarzeń promocyjnych lub kulturalnych lub edukacyjnych lub konferencji lub gal dla co najmniej 100 osób każde (należy wykazać wyłącznie zakończone zlecenia/zamówienia), 3.4.7. Zapewni co najmniej jedną osobę – Konferansjera, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert poprowadziła co najmniej dwa (2) wydarzenia promocyjne lub kulturalne lub edukacyjne lub konferencje lub gale o liczbie zaproszonych osób co najmniej 100 osób każde (należy wykazać wyłącznie zakończone zlecenia/zamówienia), 3.4.8. Zapewni co najmniej pięć (5) osób – Prelegentów (w następującym podziale: obligatoryjnie trzech (3) prelegentów do przeprowadzenia wykładów i dwóch (2) prelegentów do zaprezentowania dobrych praktyk): 3.4.8.1. Każdy ze wskazanych Prelegentów do przeprowadzenia wykładów musi spełniać następujące wymagania: 3.4.8.1.1. ukończyć co najmniej studia wyższe II-go stopnia (studia magisterskie) na dowolnym kierunku, 3.4.8.1.2. przeprowadzić, w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, co najmniej pięć (5) szkoleń lub prelekcji lub wykładów z co najmniej jednego z następujących zakresów: wsparcie cudzoziemców w ramach polskiego systemu pomocy społecznej lub sytuacja cudzoziemców na rynku pracy lub pracy z osobami dotkniętymi kryzysem uchodźczym i traumą wojenną lub regulacji prawnych dotyczących pobytu cudzoziemców w Polsce, w szczególności zapisy ustawy o cudzoziemcach, ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP lub problematyki wielokulturowości lub funkcjonowania społeczności lokalnej, w tym animacji cudzoziemców w Polsce (należy wykazać wyłącznie zakończone zlecenia/zamówienia). 3.4.8.2. Każdy ze wskazanych Prelegentów do zaprezentowania dobrych praktyk musi spełniać następujące wymagania: 3.4.8.2.1. ukończyć co najmniej studia wyższe II-go stopnia (studia magisterskie) na dowolnym kierunku, 3.4.8.2.2. przeprowadzić, w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, co najmniej pięć (5) szkoleń lub prelekcji lub wykładów prezentujących dobre praktyki w zakresie aktywizacji społeczno-zawodowej cudzoziemców na poziomie regionalnym lub krajowym, obligatoryjnie z udziałem sektora pozarządowego (należy wykazać wyłącznie zakończone zlecenia/zamówienia). 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 4. Wykaz podmiotowych środków dowodowych i innych dokumentów bądź oświadczeń: 4.2. W związku z bezpośrednim powiązaniem warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej i zawodowej oraz kryterium oceny ofert nr 2 (Doświadczenie osób realizujących zamówienie), na podstawie art. 274 ust 2 ustawy Pzp, Zamawiający wzywa do złożenia wraz z ofertą wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi załącznik nr 9.1. (dotyczy części I zamówienia) lub 9.2 (dotyczy części II zamówienia) do SWZ: Dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego: 4.3. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia: 4.3.1. wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane (zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ) wraz z dowodami określającymi, czy te usługi zostały wykonane należycie (dowodami, o których mowa w zdaniu poprzednim, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi te zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy, 4.3.2. dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej (polisy OC) w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia.

Kontakt z zamawiającym