Kompleksowa organizacja wydarzeń na potrzeby NIW-CRSO

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: 1/TP/2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak 4.1.9.) Liczba części: 2 4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części 4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak 4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: Część 1 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Organizacja wydarzeń NIW-CRSO. Kompleksowa organizacja wydarzeń Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, realizowanych sukcesywnie w okresie obowiązywania umowy. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak 4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji: Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ustawy Pzp, w zakresie organizacji wydarzeń związanych z realizacją Programu „Obywatele, Równość, Prawa i Wartości” 2021–2027 (CERV). Zamówienie realizowane w ramach prawa opcji może być finansowane ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, w szczególności w ramach programu „Obywatele, Równość, Prawa i Wartości” 2021–2027 (CERV). Maksymalna wartość zamówienia objętego prawem opcji wynosi 50 951,73 zł brutto. Skorzystanie z prawa opcji uzależnione jest od: • podpisania przez NIW-CRSO umowy z Komisją Europejską dotyczącej finansowania działań w ramach programu CERV, • zabezpieczenia środków finansowych oraz dokonania odpowiednich zmian w planie finansowym NIW-CRSO. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w całości lub w części, w okresie obowiązywania umowy. 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-12-31 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert: 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Wysokość prowizji 4.3.6.) Waga: 20 Kryterium 3 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Portfolio wykonawcy 4.3.6.) Waga: 20 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie Część 2 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Część 2 zamówienia: Organizacja konferencji dorocznej NIW-CRSO Kompleksowa organizacja konferencji dorocznej Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w dniach 07-09.09.2026 r. w obiekcie Arche Hotel Krakowska, Al. Krakowska 237, 02-180 Warszawa. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-09-16 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert: 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 40,00 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Wysokość prowizji 4.3.6.) Waga: 20 Kryterium 3 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Portfolio wykonawcy 4.3.6.) Waga: 20 Kryterium 4 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Projekt aranżacji sceny oraz sali głównej 4.3.6.) Waga: 20 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak 5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia: Art. 109 ust. 1 pkt 4 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. Na podstawie art. 112 ustawy Pzp, Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące: 1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie wskazuje warunku. 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie wskazuje warunku. 3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną co najmniej 300 000,00 zł. (warunek dla obu części zamówienia) 4) zdolności technicznej i zawodowej: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał spełnianie warunków w zakresie zdolności technicznej i zawodowej, dotyczących doświadczenia oraz potencjału kadrowego, określonych poniżej: DOŚWIADCZENIE: a) dla części 1 zamówienia: w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – wykonuje) co najmniej 3 usługi, z których każda polegała na organizacji wydarzenia dla minimum 250 uczestników. b) dla części 2 zamówienia: w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – wykonuje) co najmniej 1 usługę polegającą na organizacji wydarzenia dla minimum 500 uczestników. dodatkowe wymaganie w zakresie doświadczenia: Zamawiający wymaga, aby usługi wykazywane na potwierdzenie spełniania warunku doświadczenia obejmowały realizację wydarzeń wymagających koordynacji działań z udziałem innych podmiotów (w szczególności podwykonawców lub partnerów zaangażowanych w realizację wydarzenia). W tym zakresie Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że: a) dla części 1 zamówienia: co najmniej 2 usługi, o których mowa powyżej, obejmowały współpracę z co najmniej jednym podmiotem trzecim przy realizacji wydarzenia; b) dla części 2 zamówienia: usługa, o której mowa powyżej, obejmowała współpracę z co najmniej jednym podmiotem trzecim przy realizacji wydarzenia. POTENCJAŁ KADROWY: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej jedną osobą, która będzie uczestniczyć w realizacji zamówienia, pełniąc funkcję koordynatora umowy. Osoba ta musi posiadać doświadczenie w zakresie przygotowania i koordynacji wydarzeń, tj.: a) dla części 1 zamówienia: w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przygotowała i koordynowała co najmniej 3 wydarzenia o charakterze konferencji, zjazdu, sympozjum, forum, kongresu lub gali, z których każde było przeznaczone dla minimum 250 uczestników stacjonarnych; b) dla części 2 zamówienia: w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przygotowała i koordynowała co najmniej 1 wydarzenie o charakterze konferencji, zjazdu, sympozjum, forum, kongresu lub gali, dla minimum 500 uczestników stacjonarnych. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale II podrozdziałach 4 i 5 SWZ – załącznik nr 4 do SWZ. Oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane podmiotowe środki dowodowe, składane na wezwanie Zamawiającego. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia na wezwanie Zamawiającego oświadczenia o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę bądź ofertę częściową w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty bądź oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 9 do SWZ. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale II podrozdziałach 4 i 5 SWZ – załącznik nr 4 do SWZ. Oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane podmiotowe środki dowodowe, składane na wezwanie Zamawiającego. Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych: 1) Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału określonego w rozdziale II podrozdział 4 pkt 4) · SWZ: a) wykaz usług wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem: • nazwy usługi/wydarzenia, • opisu przedmiotu zamówienia zawierającego zakres zrealizowanych świadczeń w zakresie wymaganym przez Zamawiającego (tj. obejmującym co najmniej aranżację przestrzeni, zapewnienie wyposażenia i obsługi technicznej oraz wyżywienie uczestników), • liczby uczestników, • miejsca i terminu wykonania usługi, • nazwy podmiotu, na rzecz którego usługa była realizowana, • informacji, czy realizacja usługi obejmowała współpracę z podwykonawcami lub innymi podmiotami trzecimi (wraz z krótkim opisem zakresu tej współpracy oraz wskazaniem nazwy tego podmiotu). UWAGA: ·Do wykazu Wykonawca dołącza dowody na potwierdzenie, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 7 do SWZ. b) wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, wraz z informacjami na temat: • imienia i nazwiska, • funkcji pełnionej przy realizacji zamówienia (koordynator umowy), • podstawy dysponowania tą osobą, • doświadczenia zawodowego obejmującego: nazwę i krótki opis wydarzeń, charakter wydarzenia (np. konferencja, kongres, gala), liczbę uczestników (ze wskazaniem liczby uczestników stacjonarnych), termin i miejsce realizacji wydarzenia, nazwę podmiotu, na rzecz którego wydarzenie było realizowane, zakres czynności potwierdzających koordynację wydarzenia, UWAGA: ·Wskazane doświadczenie musi potwierdzać spełnianie warunku udziału w postępowaniu w zakresie potencjału kadrowego. Wzór wykazu osób stanowi załącznik nr 8 do SWZ 2) Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału określonego w rozdziale II podrozdział 4 pkt 3) SWZ – dokumentów poświadczających, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną 300 000,00 zł. 5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych: Dla części 1 zamówienia - Organizacja wydarzeń NIW-CRSO: Portfolio Wykonawcy Dla części 2 zamówienia - Organizacja konferencji dorocznej NIW-CRSO: Projekt aranżacji sceny oraz sali głównej i Portfolio Wykonawcy. 5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: (jeżeli dotyczy) Pełnomocnictwo; gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, Wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu (jeżeli dotyczy) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; (jeżeli dotyczy) Zobowiązanie podmiotu trzeciego; (jeżeli dotyczy) Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa; odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w przypadku braku wskazania w ofercie dostępności dokumentu w formie elektronicznej

Kontakt z zamawiającym