Kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2026”

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.272.1.12.2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak 4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja dwudniowego wydarzenia pn. „Święto Powiatu Włocławskiego 2026” (impreza masowa). Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie i przeprowadzenie wydarzenia aż do przeprowadzenia formalności związanych z zamknięciem wydarzenia w kwestii formalnej, technicznej i estetycznej oraz przekazaniem filmu z całości wydarzenia tzw. relacji. Termin i lokalizacja wydarzenia: 10-11 lipca 2026 r., lokalizacja: na terenie lotniska Aeroklubu Włocławskiego przy ul. Szybowcowej 3, 87-853 Kruszyn, tj.: - w dniu 10 lipca 2026 r. w godzinach 16:30 – 23:30 – w postaci koncertu plenerowego połączonego z piknikiem dla młodzieży Powiatu Włocławskiego, - w dniu 11 lipca 2026 r. w godzinach 14:30 – 23:00 – w postaci koncertu plenerowego połączonego z piknikiem dla mieszkańców Powiatu Włocławskiego oraz „Festiwalem Smaku” – konkursem kulinarnym Kół Gospodyń Wiejskich z terenu Powiatu Włocławskiego. Do obowiązków wykonawcy w szczególności należy: -zaplanowanie wydarzenia we współpracy z Zamawiającym, - uzyskanie niezbędnych opinii i dokonanie zgłoszenia wydarzenia w imieniu Zamawiającego, - szacowanie liczby uczestników wydarzenia i takie przygotowanie przestrzeni, aby każdy mógł czuć się w niej komfortowo swobodnie i miał równy dostęp do rozrywek, - zapewnienie dodatkowych rozrywek, stoisk wystawienniczych i gastronomicznych, - nawiązywanie współpracy z partnerami np. umiejscowienia wystaw, stoisk z produktami i usługami, - zapewnienie udogodnień dla uczestników wydarzenia, - zatrudnienie osób lub nawiązanie współpracy z podwykonawcami, - zapewnienie usługi cateringowej wraz z obsługą, - zabezpieczenie techniczne, sprzętowe i materiałowe wydarzenia (sceny, ekrany, garderoby, sanitariaty, namioty, parasole, oświetlenie, nagłośnienie, mikrofony, kamery, multimedia, okablowanie, agregaty, media, oznakowanie, ogrodzenie, stoły, krzesła/ławki, naczynia, produkty, kosze na śmieci itp.), - dbanie o wyposażenie i porządek przestrzeni wydarzenia, - dbanie o terminowość powierzonych zadań, - trzymanie się planu wydarzenia, - zapewnienie czystości w miejscu organizacji wydarzenia i w jego bliskim sąsiedztwie, - nawiązanie współpracy z prelegentami, artystami wybranymi przez Zamawiającego, - organizacja transportu, noclegów i wyżywienia prelegentów i artystów, - zapewnienie komunikacji między uczestnikami a organizatorami (np. organizacja usługi konferansjera), - prowadzenie negocjacji z usługodawcami w celu wypracowania jak najlepszych warunków umowy, -prowadzenie dokumentacji w zakresie organizacji wydarzenia, np. raportowanie, sporządzanie faktur i umów, - zapewnienie obsługi wydarzenia technicznej, medycznej i porządkowej, - zadbanie o bezpieczeństwo wydarzenia, - organizacja ochroniarzy i środków zabezpieczających, - zapewnienie ochrony osób i mienia podczas wydarzenia oraz ochrony nocnej terenu i infrastruktury wydarzenia z 10 lipca 2026 r. do 11 lipca 2026 r., - koordynacja zadań związanych z ewakuacją i ratownictwem, - opracowywanie regulaminu oraz scenariusza imprezy, - przywrócenie udostępnionego terenu do stanu sprzed wydarzenia, - rozliczanie finansowe z osobami pełniącymi usługi na rzecz wydarzenia, - koordynowanie zadań; a także zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności ustawą z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych: - spełnienie wymogów określonych, w szczególności, w przepisach prawa budowlanego, w przepisach sanitarnych i przepisach dotyczących ochrony przeciwpożarowej, - zapewnienie udziału służb porządkowych, służb informacyjnych oraz kierującego tymi służbami kierownika do spraw bezpieczeństwa, - zapewnienie pomocy medycznej, -zapewnienie zaplecza higieniczno-sanitarnego, - wyznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i Policji, - zapewnienie warunków do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy masowej, - zapewnienie sprzętu ratowniczego i gaśniczego oraz środków gaśniczych niezbędnych do zabezpieczenia imprezy masowej w zakresie działań ratowniczo-gaśniczych, - zapewnienie wydzielonego pomieszczenia dla służb kierujących zabezpieczeniem imprezy masowej. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ. Zamawiający dołożył wszelkich starań, aby w opisie przedmiotu zamówienia nie znalazł się żaden znak towarowy, patent lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczone przez konkretnego Wykonawcę. Jeśli w dokumentach zamówienia, wskazano znak towarowy, patent lub pochodzenie, źródło lub szczególny proces, ma to wyłącznie charakter informacyjny. W przypadku, gdy w opisie przedmiotu zamówienia zawarto odniesienie do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w art. 101 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 pzp, Zamawiający dopuszcza oferowanie rozwiązań równoważnych opisywanym pod warunkiem, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia. W przypadku oferowania rozwiązań równoważnych w stosunku do rozwiązań określonych w opisie przedmiotu zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia wymogu wynikającego z art. 101 ust. 5 i 6 pzp. Jeżeli jest wymagane posiadanie przez dany element certyfikatów wydanych przez określoną jednostkę oceniającą zgodność, Zamawiający akceptuje również certyfikaty wydane przez inne równoważne jednostki oceniające zgodność. Jeżeli jest wymagane posiadanie przez dany element certyfikatów wydanych przez jednostki oceniające zgodność lub sprawozdań z badań przeprowadzonych przez te jednostki, Zamawiający akceptuje również dokumentację techniczną producenta. Przedmiot zamówienia winien uwzględniać wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników. Szczegółowe obowiązki Wykonawcy w zakresie realizacji niniejszego zamówienia określają Projektowane postanowienia umowy - Załącznik nr 2 do SWZ. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 5 dni 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: 1) Cena /C/ - waga 60 % 2) Kawa pochodząca ze „Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade) /K/ - waga 10% 3) Dodatkowa atrakcja na wydarzeniu /A/ - waga 30% Kryterium 1 – „Cena” - będzie punktowane przez Zamawiającego w oparciu o wyliczenie arytmetyczne: [najniższa cena brutto ze wszystkich ofert nie podlegających odrzuceniu : cena brutto oferty badanej] x 60 (waga), wg niżej podanego wzoru: Najniższa cena ze wszystkich ofert C = ------------------------------------------------- x 60 = ilość punktów Cena oferty badanej Kryterium 2 – „Kawa pochodząca ze „Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade)”- punkty zostaną przyznane na podstawie: - zobowiązania Wykonawcy do wykorzystania kawy, która będzie posiadała certyfikat FairTrade lub inny równoważny certyfikat potwierdzający spełnianie przez ten produkt kryteriów „Sprawiedliwego Handlu” (Fair Trade). Punkty zostaną przyznane w następujący sposób: Wykonawca, który nie zadeklaruje wykorzystania kawy posiadającej certyfikat FairTrade lub inny równoważny certyfikat potwierdzający spełnianie przez ten produkt kryteriów „Sprawiedliwego Handlu” (Fair Trade) - otrzyma 0 pkt. Wykonawca, który zadeklaruje w całości wykorzystanie kawy, która będzie posiadała certyfikat FairTrade lub inny równoważny certyfikat potwierdzający spełnianie przez ten produkt kryteriów „Sprawiedliwego Handlu” (Fair Trade) - otrzyma 10 pkt. Kryterium 3 - „Dodatkowa atrakcja na wydarzeniu”- punkty przez Zamawiającego zostaną przyznane w następujący sposób: Wykonawca, który zaoferuje 1 dodatkową atrakcję na wydarzeniu - otrzyma 10 pkt. Wykonawca, który zaoferuje 2 dodatkowe atrakcje na wydarzeniu - otrzyma 20 pkt. Wykonawca, który zaoferuje 3 dodatkowe atrakcje na wydarzeniu - otrzyma 30 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą łączną ilość punktów za wszystkie kryteria wg wzoru: Łączna ilość punktów = C + K + A gdzie: C – punkty przyznane w kryterium „Cena” K – punkty przyznane w kryterium „Kawa pochodząca ze „Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade)” A - punkty przyznane w kryterium „Dodatkowa atrakcja na wydarzeniu” 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy 4.3.5.) Nazwa kryterium: Kawa pochodząca ze Sprawiedliwego Handlu” (FairTrade) 4.3.6.) Waga: 10 Kryterium 3 4.3.4.) Rodzaj kryterium: jakość, w tym

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: 1. Do przygotowania oferty zaleca się wykorzystanie Formularza Ofertowego, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do SWZ. 2. W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania - odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. 3. Jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 2 -pełnomocnictwo lub inny dokument (np. akt powołania na stanowisko prezesa zarządu, członka zarządu spółki lub, w przypadku spółek działających w systemie common law, członka rady dyrektorów spółki, a także umowa spółki cywilnej lub uchwała jej wspólników, wskazująca jednego ze wspólników jako umocowanego do reprezentacji spółki) potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy. 4. Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 5. Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pzp tj. oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu - wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia każdego z wykonawców. 6. Wykonawca/podmiot udostępniający zasoby/podwykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w pkt 2, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca/podmiot udostępniający zasoby/podwykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. 7. W przypadku wskazania przez Wykonawcę dostępności dokumentów, o których mowa w pkt 2, pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski pobranych samodzielnie przez Zamawiającego dokumentów. 8. Jeżeli Wykonawca wnosi wadium w formie gwarancji lub poręczenia, oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej (jeżeli dotyczy).

Kryteria oceny ofert

Kontakt z zamawiającym