Usługi hotelarsko-restauracyjne w ramach konferencji „Bezpieczeństwo robót strzałowych”

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: FZ.26.27.2026.PIHA 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia W związku z organizacją konferencji naukowej Główny Instytut Górnictwa Państwowy Instytut Badawczy zamawia usługi hotelarsko-restauracyjne. Usługa hotelarska dla 140 osób w zakresie zakwaterowania, wyżywienia i wynajmu sal konferencyjnych w związku z organizowaną w dniach 05-07.10.2026 r. Konferencji pn. „Bezpieczeństwo robót strzałowych”. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników konferencji do 60 osób. Ostateczna lista uczestników konferencji będzie przesłana na siedem dni przed rozpoczęciem konferencji. Wymagania Zamawiającego: - Lokalizacja ośrodka w granicach administracyjnych Beskidu Śląskiego, Beskidu Żywieckiego, Beskidu Małego na terenie Polski. - standardu obiektu, w którym odbędzie się konferencja - minimum 3, gwiazdki (nadane decyzją Marszałka Województwa). - ośrodek w którym zostanie zorganizowana konferencja musi dysponować min. 60 pokojami 1-osobowymi (możliwość wykorzystania pokoi 2 osobowych jako 1 osobowe) oraz 6 apartamentami do wykorzystania każdy przez 1 osobę. Pozostałe osoby (74) zostaną zakwaterowane w pokojach 2, 3 lub 4 osobowych. Pokoje dla uczestników konferencji będą dostępne od godziny 9.00 w dniu 05.10.2026 do godziny 14.00 w dniu 07.10.2026 r. Pokoje dla wszystkich uczestników muszą znajdować się w ramach jednego obiektu. - wyżywienie: śniadania w formie stołu szwedzkiego, obiad serwowany wg ustalonego menu, przerwy kawowe wg ustalonego menu - Zapewnienie miejsca na organizację uroczystej kolacji (ok. 500m2) dla uczestników konferencji w dniu 05.10.2026r. ok. 150 osób z oprawą muzyczną (DJ). - zapewnienie sali konferencyjnej: - miejsca siedzące dla minimum 150 osób, (uczestnicy konferencji+ zaproszeni goście) - sala konferencyjna z wyposażeniem audiowizualnym (projektor, rzutnik multimedialny, ekran, laptop, mikrofony bezprzewodowe (min. 2) nagłośnienie, wskaźnik laserowy) - wyciszona, z dostępem do światła dziennego i z możliwością zaciemnienia dla potrzeb prowadzenia prezentacji, - klimatyzowana, - dostępna dla organizatorów i uczestników konferencji w godzinach: - a) 08.00 - 18.00 w dniu 05.10.2026 r. - b) 08.30 - 14.00 w dniu 06.10.2026 r. - c) 08.30 - 14.00 w dniu 07.10.2026 r. - zapewnienie stołu prezydialnego i 5 miejsc siedzących dla prowadzących przez cały czas trwania konferencji, - sala konferencyjna powinna posiadać odpowiednie do liczby uczestników konferencji zaplecze sanitarne (toalety) - wykonawca zobowiązany jest do utrzymania czystość na sali konferencyjnej. - we foyer przed salą konieczne jest udostępnienie miejsca dla roll-upów i stoisk reklamowych o powierzchni około 30-50 m2, - serwis kawowy będzie miał miejsce w sali konferencyjnej lub w sali położonej w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, przeznaczonej do wyłącznej dyspozycji uczestników konferencji, - wynajęcie minimum czterech (4) mniejszych salek konferencyjnych (pojemność każdej z salek minimum 25 osób) na potrzeby bieżących spotkań i dyskusji, - dysponowanie parkingiem na min. 70 samochodów w odległości nie większej niż 200 m. od ośrodka w którym zorganizowana będzie konferencja, - odległość od dworca PKP nie więcej niż 1,8 km (odległość będzie mierzona przy pomocy map gogle drogą pieszą.) - zapewnienie w dniach konferencji w holu recepcji obiektu możliwości stworzenia oddzielnego i nie kolidującego z pracą recepcji głównej stanowiska recepcyjnego dla organizatorów konferencji z możliwością bezpłatnego dostępu do drukarki, ksero i internetu, od godz. 17:30 w dniu 04.10.2026 r. oraz w dniu 05.10.2026r. od godz. 08.00. - zapewnienie transportu autokarem na wycieczkę terenową połączoną z kolacją regionalną w dniu 06.10.2026 r. dla 120 osób na ok. 6 godzin. Kolacja regionalna w odległości nie większa niż 15 km od ośrodka w którym odbędzie się konferencja. - zapewnienie możliwości zorganizowania sesji poster-owej, - zapewnienie dedykowanej osoby do obsługi technicznej konferencji, do stałej obsługi mediów audiowizualnych podczas trwania konferencji. - zagwarantowanie pomieszczenia na potrzeby bezpiecznego przechowania bagażu podczas pierwszego i ostatniego dnia konferencji. - zapewnienie miejsc noclegowych w dniu 04.10.2026r. dla organizatora (ok. 10 osób) oraz części uczestników konferencji (ok. 20 osób) za dodatkową opłatą – ilość osób zostanie podana na 7 dni przed konferencją. - w celu ustalenia szczegółów związanych z organizacją konferencji Zamawiający wymaga zorganizowania 1-dniowego spotkania z przedstawicielem Wykonawcy w terminie 21-25.09.2026 r. na terenie ośrodka w którym odbędzie się konferencja 4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-10-04 do 2026-10-07 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Cena brutto (z podatkiem VAT) za wykonanie przedmiotu zamówienia 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Wg kolejności 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.7.) Kolejność kryterium: 1 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. Zdolność techniczna lub zawodowa a) Wykonawca musi wykazać, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie zorganizował co najmniej 2 konferencje trwające co najmniej 3 dni z minimalną liczbą uczestników 100 osób. b) Wykonawca musi dysponować ośrodkiem w którym zostanie zorganizowana konferencja spełniającym wymagania Zamawiającego opisane w rozdziale V SWZ. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, zostanie wezwany do przedłożenia następujących oświadczeń i dokumentów (aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów): a) wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ilości uczestników, rodzaju wykonanych usług, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ. b) oświadczenia dotyczącego dysponowaniem ośrodkiem spełniającym wymagania Zamawiającego opisane w SWZ zgodnie z załącznikiem nr 5 do SWZ. 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: Do oferty składanej przez platformę e-zamówienia należy dołączyć: 1. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania w postaci elektronicznej opatrzone jednym z następujących podpisów: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, a następnie wraz z plikami stanowiącymi ofertę skompresować do jednego pliku archiwum. Wzór oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania stanowi Załącznik nr 2 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu z postępowania składa każdy z Wykonawców. 2. Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik; 3. Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (zgodnie z zapisami rozdziału XII SWZ); 4. Arkusz wyceny poszczególnych pozycji zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ

Kontakt z zamawiającym