Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026)”

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: KPCNT-ZP/3/2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem niniejszego postępowania jest Organizacja konferencji pn. „Kujawsko-Pomorskie Forum In-nowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026)”. Przedmiotowe zadanie będzie realizowane w dniach 3-7 listopada 2026 roku, przy czym Konferencja odbywać się będzie w dniach 4-6 listopada 2026 r. 2. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu pn.: „Proces Przedsiębiorczego Odkrywania na rzecz roz-woju Inteligentnych Specjalizacji regionu”, Program Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021-2027, współfinansowanego ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027 w ramach Działania 1.7: Działania na rzecz rozwoju RIS, w tym profesjonalizacja IOB, priorytetu 1: Fundusze Eu-ropejskie na rzecz wzrostu innowacyjności i konkurencyjności regionu. 3. Ramowy harmonogram konferencji pn. „KUJAWSKO-POMORSKIE FORUM INNOWACJI, NAUKI, BIZNESU I SAMORZĄDU (FINBiS’2026)” jest zawarty w załączniku nr 8 do SWZ. 4. Niniejsze postępowanie dotyczy części większego Zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dal-szego podziału postepowania i składania ofert częściowych w niniejszym postępowaniu. Ze względu na grupę docelową, do której skierowane wydarzenie, tożsamość usługi będącej przedmiotem zamówienia, w tym pro-gram, zakwaterowanie, wyżywienie itp. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonania podziału postępo-wania na części i tym samym wykonywania poszczególnych elementów konferencji przez różnych wykonaw-ców. Dopuszczenie możliwości składania ofert częściowych nie znajduje uzasadnienia, gdyż w ocenie Zama-wiającego wiązałoby się to z nadmiernymi trudnościami technicznymi i organizacyjnych oraz byłoby nieeko-nomiczne. Zamówienia tego rodzaju, niezależnie od wartości, są z powodzeniem realizowane przez małe i średnie przedsiębiorstwa. Ponadto ze względu na konieczność realizacji zadań w ściśle określonych ramach czasowych, konieczność zapewnienia sprawnej i efektywnej komunikacji jak również ograniczone możliwości kadrowe Zamawiającego w zakresie koordynacji i nadzoru kilku potencjalnych wykonawców, niezbędna jest realizacja zamówienia przez jeden podmiot. Jednocześnie wskazać należy, iż przyjęcie rozwiązania komplek-sowego tj. zamówienia niepodzielonego na części, korzystnie wpływa na cenę zamówienia, a także jego czas realizacji. Jest to najbardziej korzystne rozwiązanie, odpowiadające potrzebom Zamawiającego i zasadzie wy-datkowania środków publicznych. 5. Opis skrócony zamówienia: 5.1. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 3/4.11.2026. 5.2. W dniu – 04.11.2026r.: a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej na min. 100 osób na realizację wykładów oraz pane-li dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026); b) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 80 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026); c) Zapewnienie sali oraz kateringu podczas uroczystej kolacji dla min. 70 osób podczas Fo-rum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026); d) Zapewnienie moderatora w godz. 14:30-19:00; e) Zapewnienie sali oraz kateringu podczas uroczystej kolacji dla min. 70 osób podczas Fo-rum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026); f) Zapewnienie szatni; 5.3. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 4/5.11.2026. 5.4. W dniu – 05.11.2026r.: a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 1 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026); b) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 2 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026 c) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 100 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FINBiS’2026); d) Zapewnienie lunchu dla min. 100 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samo-rządu (FINBiS’2026); e) Zapewnienie moderatora w godz. 09:00-17:00; f) Zapewnienie szatni; 5.5. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 5/6.11.2026. 5.6. W dniu – 06.11.2026r.: a) Zapewnienie dużej sali konferencyjnej nr 1 na min. 100 osób na realizację wykładów oraz paneli dyskusyjnych podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026); b) Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej dla min. 80 osób podczas realizacji wykładów oraz panelu dyskusyjnych w ramach Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026); c) Zapewnienie lunchu dla min. 70 osób podczas Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samo-rządu (FINBiS’2026); d) Zapewnienie szatni; 5.7. Zapewnienie noclegów ze śniadaniem w terminie 6/7.11.2026. 5.8. Zapewnienie obsługi multimedialnej wydarzenia pn. Forum Innowacji, Nauki, Biznesu i Samorządu (FIN-BiS’2026): a) Zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie/zainstalowanie zestawu urządzeń multimedialnych oraz koordynowaniu ich działania podczas wydarzenia w dniu 4, 5 oraz 6 listopada 2026 r. w jednej Sali konferencyjnej (nr 1), w celu stworzenia oprawy audiowizualnej, zgodnie z programem ramowym kon-ferencji, b) Zaprojektowanie, wykonanie, dostarczenie/zainstalowanie zestawu urządzeń multimedialnych oraz koordynowaniu ich działania podczas wydarzenia w dniu 5 listopada 2026 r. w jednej Sali konferencyj-nej (nr 2), w celu stworzenia oprawy audiowizualnej, zgodnie z programem ramowym konferencji 5.9. Zapewnienie recepcji jako wydzielonej powierzchni w niewielkiej odległości od wejścia do budynku. 5.10. Zapewnienie przestrzeni w holu głównym celem przygotowania max 8 stanowisk wystawienniczych/ promocyjnych firm i partnerów Forum. 5.11. Zapewnienie - w godzinach trwania konferencji (podczas trwania paneli) tj. I, II i III dnia - tłumacza sy-multanicznego języka angielskiego. 5.12. Zapewnienie bezpłatnego parkingu dla Organizatorów oraz prelegentów i panelistów. 5.13. Zapewnienie zamykanego pomieszczenia organizacyjnego dla Organizatorów. 5.14. Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania z noclegów w poszczególnych dobach, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 28 października 2026 i na tej podstawie na-stąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie kosztów noclegu/osobę. W celu kalkulacji oferty należy przy-jąć minimalną ilość planowanych osób nocujących w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy dodatkowo podać koszt noclegu za 1 dobę (brutto). W przypadku braku dysponowania odpowiednią ilością pokoi jednoosobowych Zmawiający dopuszcza zaoferowanie przez Wykonawcą pokoi dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. 5.15. W przypadku kosztów lunchu, przerwy kawowej, kateringu podczas kolacji oraz kolacji Wykonawca sza-cuje na podstawie wyżej wskazanych minimalnych założeń w poszczególnych dniach. W formularzu oferty należy podać koszty jednostkowe poszczególnych usług za 1 osobę (brutto) dla: - lunchu w dniach 4-6.11.2026 r., - przerwy kawowej w dniach 4-6.11.2026 r., - kateringu podczas kolacji w dniu 04.11.2026 r. 5.16. Rzeczywista liczba uczestników/gości wydarzenia w zakresie skorzystania lunchu, przerwy kawowej, ca-teringu podczas kolacji, zostanie potwierdzona przez Zamawiającego do dnia 28 października 2026 i na tej podstawie nastąpi rzeczywiste rozliczenie usługi w zakresie lunchu, przerwy kawowej, cateringu podczas kolacji. 5.17. Miejsce realizacji zamówienia: Toruń, w promieniu 5 km od Dworca Kolejowego Toruń Główny PKP. Wy-konawca w formularzu ofertowym wskazuje dokładny adres lokalizacji. Zamawiający wymaga aby wszyst-kie usługi wskazane w przedmiotowym opisie przedmiotu zamówienia realizowane były w jednej lokalizacji (jednym kompleksie budynków). 5.18. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku 1 do SWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. 6. Zgodnie z art. 95 Pzp Zamawiający określa następujące wymagania dotyczące zatrudniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynno-ści w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495): Na podstawie stosunku pracy muszą być zatrudnione osoby wykonujące następujące czynności: recep-cja. Sposób dokumentowania zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95: Wykonawca przed podpisaniem umowy przedłoży Zamawiającemu oświadczenie, że osoby uczestniczące w realizacji przedmiotu zamówienia, poza wskazanymi powyżej będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę, zarówno przez Wykonawcę jak i podwykonawcę. Uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 95 Pzp oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań: Uprawnienia i sankcje, o których mowa powyżej określone zostały we wzorze umowy stanowiącym Załącznik Nr 4 do SWZ. 7. Oferowane, a następnie wykonywane usługi muszą spełniać wszystkie wymagania Zamawiającego zawarte w dokumentach zamówienia. 8. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań. Wyko-nawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w oświadczeniu - załącznik nr 3 do SWZ Informacje dotyczące Wykonawcy, te części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podać firmy podwykonawców, o ile są już znane. 4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 1. W przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający ustanawia następujące warunki udziału w postępowaniu: 1) warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający ustanawia następujące minimalne poziomy zdolności: a) w zakresie doświadczenia: a. Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia winien wykazać się w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert (okres wydłużono w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji), a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie - realizacją minimum trzech usług mających za przedmiot organizację i przeprowadzenia konferen-cji/seminariów/warsztatów/ szkoleń. Wartość łączna wszystkich zrealizowanych (a w przypadku usług ciągłych również wykonywanych usług) i wskazanych przez Wykonawcę w wykazie usług win-na wynosić co najmniej 50.000,00 zł brutto. Wśród ww. usług znaleźć musi się minimum jedna kon-ferencja zrealizowana dla min. 50 osób lub minimum jeden cykl konferen-cji/seminariów/szkoleń/warsztatów zrealizowanych dla min. 80 osób na podstawie jednej umowy, przy zastrzeżeniu, że usługa ww. konferencji/cyklu konferencji/seminariów/szkoleń/warsztatów obejmowała usługi tożsame z przedmiotem niniejszego zamówienia tj. zapewnienie sal, usług wyży-wienia i noclegu. W celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu, każdy z Wykonawców składa w ofercie oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp, którego treść zawarta jest w załączniku nr 3 do SWZ. Podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Rozdziale XII składane są przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, na wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w art. 274 ust. 1 ustawy Pzp. 2) warunek dotyczący sytuacji ekonomicznej lub finansowej Zamawiający nie ustanawia minimalnych poziomów zdolności w tym zakresie. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: b) w celu wykazania spełniania braku podstaw do wykluczenia - Wykonawca składa następujące podmio-towe środki dowodowe: a. zamiast podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1, 2 lub 4-6 Rozpo-rządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, żąda oświadczenia Wykonawcy o aktu-alności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, w zakresie pod-staw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, tj. oświadczenie winno odno-sić się do podstaw wykluczenia, o których mowa w: - art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej ustawą, - art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego - art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy - oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, al-bo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informa-cjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitało-wej; b. oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiają-cego, o których mowa w: art. 108 ust. 1 pkt 3 Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego, art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie kon-kurencji, art. 108 ust. 1 pkt 6 Pzp, tj. informacje zawarte w oświadczeniu winny potwierdzać brak podstaw do wykluczenia, o których mowa w: - art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy, - art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego, - art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, - art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy, Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmio-towych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub doku-mentach zamówienia, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych. c. oświadczenie Wykonawcy o aktualności dotyczące przesłanek wykluczenia, o których mowa w art. 5k Rozporządzenia 833/2014 - wzór stanowi załącznik nr 6 do SWZ. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) w celu wykazania minimalnych zdolności, określonych w Rozdziale XI ust. 1 pkt 1 lit. a SWZ, wezwany Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powta-rzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadcze-nie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych refe-rencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; Wzór wykazu stanowi załącznik nr 5 do SWZ. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy. 5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych: 1. W postępowaniu Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków do-wodowych: Pisemne potwierdzenie zabezpieczenia noclegów na czas trwania konferencji uzyskane od udostępniającego bazę noclegową. 5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: 19. Do oferty należy dołączyć: 1) formularz ofertowy – wzór formularza stanowi załącznik nr 2 do SWZ; 2) przedmiotowe środki dowodowe; 3) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik; 4) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegają-cych się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; 5) oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz o spełnianiu warunków udzia-łu w postępowaniu - wzór oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu stanowi załącznik nr 3 do SWZ, z uwzględnieniem wymagań zawartych w Rozdziale XI ust. 1 pkt 1 lit. a SWZ (oświadczenie dotyczące pod-miotu trzeciego zostało zawarte w załączniku nr 3a do SWZ); 6) zobowiązanie, o którym mowa w Rozdziale XIII ust. 3 SWZ; 7) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Go-spodarczej lub innego właściwego rejestru w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonaw-cy jest umocowana do jego reprezentowania;

Kryteria oceny ofert

Kontakt z zamawiającym