Organizowanie wraz z obsługą konferencji w ramach Projektu Doradztwa Energetycznego

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: ZP-11/2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiot i zakres zamówienia: 1) Zamawiający przewiduje w ramach przedmiotu zamówienia organizację 5 (pięciu) konferencji; 2) liczba osób na każdej konferencji: minimum 70 – maksimum 75 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę 70 osób (w razie nieobecności wszystkich pokrywa koszty tych minimum 70 osób); 3) liczba konferencji 5, po jednej w Ciechanowie, Płocku, Ostrołęce, Siedlcach oraz Warszawie lub na terenie powiatów tych miast w terminach: a) 10 lub 11 września 2026 r. - Ciechanów; b) 1 lub 2 października 2026 r. - Płock; c) 8 lub 9 października 2026 r. - Ostrołęka; d) 19 lub 20 października 2026 r. - Siedlce; e) 26 lub 27 października 2026 r. - Warszawa. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w Załączniku nr 1 do wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 9 do SWZ. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55320000-9 - Usługi podawania posiłków 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-11-30 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami oraz w następujący sposób będzie oceniał spełnienie kryteriów: • Kryterium „Cena brutto” – waga 60% • Kryterium „Doświadczenie Koordynatora” – waga 40% Wynikiem dla każdej z ofert będzie suma punktów uzyskanych w podanych wyżej kryteriach. 1.1. Opis kryterium „Cena brutto” (C), którym będzie kierował się Zamawiający przy wyborze oferty oraz sposób oceny ofert. W ramach tego kryterium Wykonawca może uzyskać maksymalnie 60 pkt. Kryterium będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto oferty. Liczba punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru: C = ( Cmin x 60 pkt) Cob gdzie: C – całkowita liczba punktów oferty w kryterium „cena brutto”; Cmin – najniższa cena brutto jaka została zaoferowana spośród nieodrzuconych ofert; Cob – cena brutto jaka została zaoferowana w badanej ofercie; Punktacja zostanie zaokrąglana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 1.2. Opis kryterium „Doświadczenie Koordynatora” (D), którym będzie kierował się Zamawiający przy wyborze oferty oraz sposób oceny ofert. Kryterium „Doświadczenie Koordynatora” będzie rozpatrywane na podstawie poniższych zasad: Ocena ofert w tym kryterium odbywać się będzie w skali punktowej od 0 do 40 punktów – na podstawie oświadczenia Wykonawcy podanej w Formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. Doświadczenie Koordynatora* Ilość punktów 2 wydarzenia 0 3-5 wydarzeń 20 Powyżej 5 wydarzeń 40 Ocena kryterium „Doświadczenie Koordynatora” (D) jest dokonywana w oparciu o informacje podane przez Wykonawcę w formularzu oferty. W przypadku nie zaznaczenia żadnego pola lub w przypadku zaznaczenia więcej niż jednego pola Zamawiający przyzna 0 punktów w tym kryterium. * Jako wydarzenie Zamawiający rozumie zorganizowanie konferencji/szkolenia/sympozjum dla minimum 50 osób, obejmujące swym zakresem obsługę logistyczną, w tym pełnienie nadzoru nad zapewnieniem wymaganego wyposażenia, a także prawidłowego funkcjonowania tego wyposażenia. UWAGA: Zgodnie z OPZ wymagane jest zapewnienie obiektów konferencyjnych o wysokim, co najmniej trzygwiazdkowym standardzie. Wykonawca w Formularzu oferty, w pkt. 1 zobowiązany jest podać dane obiektów dla każdej lokalizacji (miasta). Oferta Wykonawcy zostanie odrzucona w przypadku, gdy Wykonawca w pkt 1 Formularza ofertowego: a) Wskaże w danej miejscowości obiekt nie spełniający wymagań Zamawiającego – wskazany obiekt z podanej nazwy oraz adresu nie będzie odpowiadać standaryzacji obiektu, b) Nie wskaże nazwy oraz adresu obiektu lub wskaże jedynie nazwę obiektu bez adresu lub sam adres, co uniemożliwi jednoznaczną identyfikację zaoferowanego obiektu oraz ocenę zgodności z zapisami SWZ. 2. Łączna suma uzyskanych punktów z wszystkich kryteriów stanowić będzie końcową ocenę danej oferty, obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku wg wzoru: Pc= C+D Gdzie: Pc - całkowita liczba punktów uzyskana przez ofertę; C - całkowita liczba punktów oferty w kryterium „Cena brutto”; D - całkowita liczba punktów oferty w kryterium „Doświadczenie Koordynatora” 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia 4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie Koordynatora 4.3.6.) Waga: 40 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak 5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia: Art. 109 ust. 1 pkt 5 Art. 109 ust. 1 pkt 7 Art. 109 ust. 1 pkt 10 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 109 ust. 1 pkt 5, 7, 10 ustawy Pzp; 2) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 pkt. 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego; 3) spełniają warunki udziału w postępowaniu: a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym Opis warunku: Zamawiający odstępuje od opisu warunku określonego w tym punkcie, b) uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów Opis warunku: Zamawiający odstępuje od opisu warunku określonego w tym punkcie, c) w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej Opis warunku: Zamawiający odstępuje od opisu warunku określonego w tym punkcie, d) W zakresie zdolności technicznej lub zawodowej Opis warunku w zakresie wiedzy i doświadczenia: Wykonawca spełni ten warunek jeśli wykaże, że należycie wykonał, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej dwukrotnie, tj. wykonał co najmniej 2 usługi polegające na organizacji i obsłudze konferencji/ szkolenia/ wydarzenia dla firm, instytucji lub innych podmiotów, dla co najmniej 70 uczestników, każda o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto, oraz każda obejmowała m.in.: a) zapewnienie obsługi cateringowej w trakcie konferencji/szkolenia/wydarzenia, b) przygotowanie sali konferencyjnej, c) zapewnienie obsługi technicznej wydarzenia, oraz załączy dowody, czy usługi te zostały wykonane należycie. Zamawiający uzna usługi w trakcie realizacji za spełniające warunek udziału w postępowaniu jeżeli na dzień składania ofert były one wykonywane w sposób ciągły (nieprzerwany) przez okres co najmniej 6 miesięcy. Przez jedną usługę należy rozumieć usługę świadczoną w ramach jednej umowy. Uwaga: Warunek doświadczenia nie podlega sumowaniu – oznacza to, że albo Wykonawca składający ofertę wykaże się realizacją określonej liczby usług, albo jeden z Wykonawców występujących wspólnie wykaże się realizacją tych usług (warunek nie będzie spełniony, jeżeli Wykonawcy występujący wspólnie w sumie wykażą się zrealizowaniem wymaganych usług, ale żaden z nich nie posiada tego doświadczenia samodzielnie), albo w sytuacji gdy Wykonawca, który nie ma wymaganego doświadczenia (nie ma wymaganej liczby wykonanych usług), polega na zasobach innego podmiotu – podmiot ten musi wykazać samodzielnie zrealizowanie odpowiedniej liczby usług. Opis warunku w zakresie potencjału osobowego: Zamawiający odstępuje od opisu warunku określonego w tym punkcie. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych: na potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania: 1) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5) ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik 7 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie wymienione powyżej składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie; 2) oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w: a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego, c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, e) art. 109 ust. 1 pkt 5, 7 i 10 ustawy Pzp. Wzór powyższego oświadczenia stanowi załącznik nr 8 do SWZ. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych: na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu: a) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku zdolności technicznej lub zawodowej (doświadczenia) opisanego w Rozdziale 8 ust. 1 pkt. 3) lit. d), wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy. Wzór wykazu stanowi załącznik 6 do SWZ. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. 5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: 1) wypełniony Formularz oferty; 2) oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu; 3) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia; 4) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (jeżeli dotyczy); 5) w przypadku Wykonawcy, który polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 2), także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby; 6) zobowiązania innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (jeśli dotyczy); 7) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik; 8) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; 9) oryginał dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium, gdy jest wnoszone w poręczeniach lub gwarancjach.

Kryteria oceny ofert

Kontakt z zamawiającym