Przygotowanie i realizacja międzynarodowej konferencji „Aktywna Mobilność Bałtycka 2026 - Kształtowanie miast przyszłości”.

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: UZ.271.1.27.2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 3.1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji podsumowującej realizację projektów unijnych BATS – Baltic Sea Region Active Travel Solutions oraz SUMPs for BSR. Konferencja odbędzie się w Gdyni w dniach 7-10 września 2026 r. 3.2. Program konferencji obejmuje sesje plenarne, panele dyskusyjne na wysokim szczeblu z udziałem władz miejskich i krajowych, europejskich sieci mobilności, jak i prezentacje dobrych praktyk i pilotażowych wdrożeń zrealizowanych w miastach partnerskich obu projektów. Konferencja będzie odbywać się przez 4 dni, od 7 do 10 września 2026 r. W tzw. „Dniu 0” odbędą się spotkania partnerów projektu BATS oraz SUMPs for BSR. W ramach konferencji przewidziano również 3 wizyty studyjne, których szczegółowy harmonogram został opisany w Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwany dalej „OPZ” załącznik nr 1 do SWZ. 3.3. Szczegółowy zakres oraz sposób realizacji zamówienia został zawarty w Opisie Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1 do SWZ), a także w Projektowanych postanowieniach umowy (zwane dalej „PPU”, załącznik nr 9 do SWZ). 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 55511000-5 - Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów 79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-09-30 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby skierowanej do realizacji zamówienia 4.3.6.) Waga: 40 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale IX SWZ oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące: 1. zdolności technicznej lub zawodowej w zakresie: 1) doświadczenia Wykonawcy: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 3 usługi polegające na kompleksowej organizacji konferencji międzynarodowych, z których każda była przeznaczona dla co najmniej 100 uczestników. UWAGA 1 Przez kompleksową organizację konferencji należy rozumieć co najmniej: obsługę organizacyjną wydarzenia, obsługę uczestników, prelegentów lub gości zaproszonych oraz zapewnienie usługi cateringowej. Definicja konferencji międzynarodowej Przez konferencję międzynarodową należy rozumieć konferencję, której charakter międzynarodowy wynikał co najmniej z jednego z następujących elementów: a) udziału uczestników, prelegentów, partnerów, ekspertów lub gości z zagranicy, b) prowadzenia całości lub części wydarzenia w języku obcym, c) zapewnienia obsługi organizacyjnej, informacyjnej lub rejestracyjnej w języku obcym, d) przygotowania materiałów konferencyjnych lub komunikacji z uczestnikami w języku obcym. UWAGA 2 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższy warunek musi spełniać w całości co najmniej jeden z tych Wykonawców. W przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu udostępniającego zasoby, w myśl art. 118 ustawy Pzp, powyższy warunek musi spełniać w całości podmiot udostępniający zasoby. 2) doświadczenia osoby skierowanej przez Wykonawcę do realizacji zamówienia: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia co najmniej 1 osobę pełniącą funkcję kierownika zespołu, która w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała co najmniej 2 konferencje międzynarodowe, z których każda była przeznaczona dla co najmniej 100 uczestników. UWAGA 3 Doprecyzowanie koordynowania konferencji Przez koordynowanie konferencji należy rozumieć odpowiedzialność za planowanie, organizację, bieżący nadzór nad realizacją wydarzenia lub koordynację pracy zespołu realizującego wydarzenie. UWAGA 4 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższy warunek musi spełniać w całości co najmniej jeden z tych Wykonawców. W przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu udostępniającego zasoby, w myśl art. 118 ustawy Pzp, powyższy warunek musi spełniać w całości podmiot udostępniający zasoby. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: I. Z ofertą: 1) Oświadczenia lub dokumenty, o których mowa w pkt 9.4 SWZ (jeżeli dotyczy). II. Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych: w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia, o których mowa w Rozdziale IX SWZ: 1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (wzór stanowi załącznik nr 6 do SWZ); 2) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wskazanych przez Zamawiającego (wzór stanowi załącznik nr 7 do SWZ). 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: I. Z ofertą: 1) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 11.2.3 SWZ, stanowiące załącznik nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy); 2) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, stanowiące załącznik nr 8 do SWZ (jeżeli dotyczy); II. Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych: w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 8.1.1 SWZ: 1) wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy (wzór stanowi załącznik nr 5 do SWZ); 2) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usługi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór stanowi załącznik nr 5a do SWZ). 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: Dokumenty/Oświadczenia składające się na ofertę: 1. Formularz Oferty, stanowiący załącznik nr 2 do SWZ; 2. Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw wykluczenia oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące załącznik nr 3 do SWZ; 3. Oświadczenie podmiotu trzeciego o braku podstaw wykluczenia oraz spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące załącznik nr 3a do SWZ (jeżeli dotyczy); 4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 11.2.3 SWZ, stanowiące załącznik nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy); 5. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, stanowiące załącznik nr 8 do SWZ (jeżeli dotyczy); 6. Pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy): 1) Gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, Wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy; 2) W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych Wykonawców należy załączyć do oferty; 3) Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym; 4) Dopuszcza się również przedłożenie elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, tj. podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby posiadającej uprawnienia notariusza.

Kontakt z zamawiającym