Obsługa widza podczas wydarzeń artystycznych oraz imprez okolicznościowych i wynajmów w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku.

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: DSP.271.188.2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.5.) Wartość zamówienia: 499500,00 PLN 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi obsługi widza w trakcie wydarzeń odbywających się w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku (dalej: PFB), tj. wszystkich wydarzeń o charakterze artystycznym, w szczególności koncertów symfonicznych, kameralnych, wydarzeń impresaryjnych, spektakli baletowych, spektakli teatralnych oraz pozostałych wydarzeń mających charakter imprez okolicznościowych lub wynajmów przestrzeni PFB, czyli takich jak sympozja, konferencje, bankiety, itp. 2. Przedmiot zamówienia nie został podzielony na części ze względu na swój charakter i spójność wykonywanej usługi. Wykonanie przedmiotu zamówienia jest organizacyjnie i technicznie przez odrębnych Wykonawców niemożliwe, zatem brak podziału zamówienia na części nie przysporzy wykonawcom nadmiernych trudności technicznych, ani nie ograniczy konkurencji. 3. Obsługa widza prowadzona będzie głównie w budynkach Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina, a także w innych miejscach wskazanych przez PFB na terenie Trójmiasta. 4. Zamawiający określa szacunkową ilość roboczogodzin świadczenia obsługi widza w wysokości 11,5 tys. roboczogodzin w skali 12 miesięcy. Podana wartość jest jedynie orientacyjna i zależeć będzie od faktycznego zapotrzebowania Zamawiającego. 5. Zamawiający wymaga zatrudnienia osób pełniących funkcję bileterów, szatniarzy, obsługi Sali itp. oraz koordynatora osób pełniących te funkcje. 6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w/we: 1) Załączniku nr 2 – Opisie przedmiotu zamówienia 2) Załączniku nr 3 – Wzorze umowy 7. Termin wykonania zamówienia: nie wcześniej niż od dnia 14.09.2026 r. do dnia 13.09.2027 r. 8. KOD CPV 79952100-3: Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952100-3 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Za Rozdziałem 15 SWZ: 1. Sposób oceny ofert w kryterium 1: Oceniana będzie cena brutto, zawierająca szacunkowy koszt oferty będący iloczynem stawki za roboczogodzinę oraz szacunkowej liczby 11,5 tys. roboczogodzin (dalej: rh) w ciągu 12 miesięcy obowiązywania umowy, według tabeli z ust. 1 pkt 1) formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ. Ocena na podstawie ilości przyznanych punktów. Maks. możliwa ilość – 60 pkt. Łączna punktacja dla oferty według wzoru: KC = [(CN / CR) x 60%] x 100: • KC – suma punktów w kryterium ceny; • CN – najniższa ofer. cena brutto spośród badanych ofert (cena Wykonawcy za rh x szacunkowa ilość 11,5 rh z podziałem na godziny 7:00-22:30 oraz 22:30-07:00); • CR – cena brutto oferty badanej. Łączna punktacja będzie obliczana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. Sposób oceny ofert w kryterium 2 Badane będzie doświadczenie Wykonawcy w zakresie obsługi widza podczas wydarzeń art. lub imprez okoliczn., nieprzerwanie przez co najmniej 12 m-cy o wartości usługi co najmniej 400.000,00 zł brutto wraz z załączeniem dowodów, że została wykonana należycie. Punkty będą przyznawane w następujący sposób: a) za wskazanie 1 usł. obsługi widza świadczonej nieprzerwanie przez co najmniej 12 m-cy, o łącznej wartości usługi co najmniej 400.000,00 zł brutto, oferta otrzyma 0 punktów (warunek minimalny), b) za każdą dodatkową usługę w zakresie obsługi widza ponad wymagane powyżej minimum (powyżej jednej usługi) o wartości co najmniej 150 tys. zł brutto oferta otrzyma dodatkowe 10 punktów: • np. 1 usługa z wym. min. + 1 dodatkowa usługa w zakresie obsługi widza o wartości co najmniej 150 tys. zł brutto -> 10 pkt • np. 1 usługa z wym. min. + 2 dodatkowe usługi w zakresie obsługi widza o wartości co najmniej 150 tys. zł brutto każda -> 20 pkt • np. 1 usługa z wym. min. + 3 dodatkowe usługi w zakresie obsługi widza o wartości co najmniej 150 tys. zł brutto każda -> 30 pkt • np. 1 usługa z wym. min. + 4 dodatkowe usługi w zakresie obsługi widza o wartości co najmniej 150 tys. zł brutto każda -> 40 pkt Za wykaz usług ponad wskazane w powyższym akapicie Wykonawca nie otrzyma dodatkowych punktów, tj. za wykaz np. 6 usług spełniających żądane kryteria, Zamawiający przyzna Wykonawcy jedynie maks. liczbę pkt, czyli 40. 4. Ocena ofert odbędzie się na podstawie ilości przyznanych punktów. Za najkorzystniejszą uważa się ofertę z największą ilością punktów. Maksymalna możliwa ilość – 100 pkt. Łączna punktacja dla oferty będzie wyliczona według wzoru: LP = [WK1+ WK2], przy czym: • LP – liczba punktów, czyli łączna punktacja dla oferty; • WK1 – suma punktów dla kryterium 1 • WK2 – suma punktów dla kryterium 2 Łączna punktacja będzie obliczana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5. Zamawiający w toku dokonywania oceny złożonych ofert może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. 6. Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 7. W przypadku, gdy zajdą okoliczności wskazane w art. 226 ustawy – Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy. 8. Zamawiający oceni i porówna jedynie oferty, które: a) zostaną złożone w terminie b) nie zostaną odrzucone c) zostaną złożone przez Wykonawców niewykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania. 9. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w Ustawie pzp oraz w dokumentach zamówienia i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru. 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia 4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie Wykonawcy w zakresie wykonywania usług obsługi widza 4.3.6.) Waga: 40 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak 5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia: Art. 109 ust. 1 pkt 5 Art. 109 ust. 1 pkt 7 Art. 109 ust. 1 pkt 8 Art. 109 ust. 1 pkt 10 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. Zgodnie z Rozdziałem 6 SWZ: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego dotyczące: a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. b) posiadania kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej: zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 600 000,00 PLN. d) zdolności technicznej lub zawodowej: w celu potwierdzenia spełniania tego warunku, Wykonawca przedłoży: d.1) wykaz minimum 1 usługi wykonanej w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, obsługi widza podczas wydarzeń artystycznych lub imprez okolicznościowych, nieprzerwanie przez co najmniej 12 miesięcy, o wartości usługi co najmniej 400.000,00 zł brutto wraz z załączeniem dowodów, że została wykonana należycie, d.3) wykaz osób z następującym kwalifikacjami i doświadczeniem: a) co najmniej 1 osoba, która będzie pełniła funkcję koordynatora osób zatrudnionych do obsługi widza na stanowiskach określonych w załączniku nr 3 do niniejszej SWZ, spełniająca wymagania: • wykształcenie wyższe, co najmniej studia licencjackie bez ograniczeń w zakresie kierunku, • posiadająca doświadczenie w obsłudze widza w wymiarze: łącznie minimum 12-miesięcy ORAZ przepracowane łącznie minimum 600 roboczogodzin; UWAGA! W doświadczeniu osoby koordynatora poprzez sformułowanie „łącznie” Zamawiający wskazuje, że 12 miesięczne doświadczenie i przepracowane 600 roboczogodzin nie muszą być uzyskane w sposób ciągły, tzn. Zamawiający dopuści w wykazie doświadczenia osoby pełniącej funkcję koordynatora wskazanie pracy w obsłudze widza w ostatnich trzech latach w odcinkach, które łącznie zsumują się w minimum 12 miesięcy ORAZ 600 roboczogodzin; Doświadczenie nie musi być nabyte podczas pracy u Wykonawcy składającego ofertę 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Zgodnie z art. 125, ust. 1 Ustawy pzp wykonawca do oferty dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U.2025.514). Oświadczenie wykonawca składa z wykorzystaniem wzoru (załącznik nr 4 do SWZ). 2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od wezwania, podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku wykluczenia, aktualnych na dzień składania w postaci oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania zgodnych z zakresem art. 108 ust. 1 Ustawy pzp oraz z zakresem art. 109, ust. 1, pkt 5, pkt 7, pkt 8, pkt 10 Ustawy Pzp (wzór własny Wykonawcy). 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Zgodnie z art. 125, ust. 1 Ustawy pzp wykonawca do oferty dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. 2. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od wezwania, podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu aktualnych na dzień składania, które określa rozdział 6, ustęp 1, punkt c) i d): 1) dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia – min. 600.000,00 zł brutto; 2) wykaz wskazanej w złożonym formularzu ofertowym ilości usług: dotyczących obsługi widza podczas wydarzeń artystycznych lub imprez okolicznościowych, nieprzerwanie przez co najmniej 12 miesięcy, o wartości usługi co najmniej 400.000,00 zł brutto ORAZ 150.000,00 zł brutto dla każdej z pozostałych wskazanych usług, przy czym wszystkie wskazane muszą być wykonane w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z załączeniem dowodów, że zostały wszystkie wykonane należycie (wskazanie podmiotu, na rzecz którego były wykonane, dat wykonania, zakresu i wartości) -> wg wzoru z załącznika nr 6 do SWZ 3) wykaz minimum 1 osoby, która będzie pełniła funkcję koordynatora osób zatrudnionych do obsługi widza na stanowiskach określonych w załączniku nr 3 do niniejszej SWZ, spełniającej wymagania: a) wykształcenie wyższe, co najmniej studia licencjackie bez ograniczeń w zakresie kierunku, b) posiadająca doświadczenie w obsłudze widza w wymiarze: łącznie minimum 12-miesięcy ORAZ przepracowane łącznie minimum 600 roboczogodzin; wg wzoru z załącznika nr 6 do SWZ.

Kontakt z zamawiającym