Kompleksowa organizacja wydarzeń konferencyjno-edukacyjnych poświęconych Sprawiedliwej Transformacji Wielkopolski Wschodniej

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: ARR-K/50/2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak 4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na przygotowaniu, organizacji oraz obsłudze cyklu wydarzeń konferencyjno-edukacyjnych realizowanych w Koninie i poświęconych Sprawiedliwej Transformacji Wielkopolski Wschodniej, zaplanowanych na miesiąc październik 2026 roku. 4.2.6.) Główny kod CPV: 22462000-6 - Materiały reklamowe 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55320000-9 - Usługi podawania posiłków 55400000-4 - Usługi podawania napojów 55511000-5 - Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów 79341000-6 - Usługi reklamowe 79342200-5 - Usługi w zakresie promocji 79811000-2 - Usługi drukowania cyfrowego 79822500-7 - Usługi projektów graficznych 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 92130000-1 - Usługi projekcji filmów 92340000-6 - Usługi taneczne oraz przedstawienia artystyczne 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-11-14 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Kryterium 1 - Wynagrodzenie brutto (cena): Cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Ocena zostanie dokonana w oparciu o treść formularza ofertowego. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 60 (słownie: sześćdziesiąt). Oferta z najniższą ceną brutto wyrażoną w PLN otrzyma maksimum możliwych punktów w tym kryterium, tj. 60 punktów. Ocena pozostałych ofert w zakresie przedstawionego wyżej kryterium zostanie dokonana wg następującej zasady: WC = Cmin / Cb x 60 gdzie: WC - wartość punktowa oceny, Cb – wartość brutto ceny oferty badanej, Cmin – najniższa wartość brutto ceny spośród ofert ważnych. Kryterium 2 - Doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia: Ze względu na specyfikę zamówienia konieczne jest, aby osoby wskazane przez Wykonawcę w wykazie osób stanowiącym załącznik nr 7 do SWZ, dysponowały niepodważalnymi kompetencjami w zakresie: a) koordynowania realizacji wydarzeń np. konferencji, kongresów, wydarzeń kulturalnych, edukacyjnych, branżowych itp. dla min. 200 (słownie: dwustu) osób każde ; b) tworzenia projektów graficznych (materiałów informacyjno-promocyjnych) na potrzeby kampanii informacyjno-promocyjnej wydarzenia np. konferencji, kongresu, wydarzenia kulturalnego, edukacyjnego, branżowego itp. . Maksymalna liczba punktów która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 30 (słownie: trzydzieści). Zamawiający przyzna Wykonawcy punkty za to kryterium zgodnie z poniższym zestawieniem: Doświadczenie osoby w zakresie koordynowania realizacji wydarzeń np. konferencji, kongresów, wydarzeń kulturalnych, edukacyjnych, branżowych dla min. 200 (słownie: dwustu) osób każde, z okresu ostatnich 3 (słownie: trzech) lat przed upływem terminu składania ofert 2 wydarzenia - 0 punktów 3 wydarzenia - 5 punktów 4 wydarzenia - 10 punktów 5 wydarzeń - 15 punktów 6 wydarzeń i więcej - 20 punktów Doświadczenie osoby w zakresie tworzenia projektów graficznych (materiałów informacyjno-promocyjnych) na potrzeby kampanii informacyjno-promocyjnej wydarzenia np. konferencji, kongresu, wydarzenia kulturalnego, edukacyjnego, branżowego itp. z okresu ostatniego 1 (słownie: jednego) roku przed upływem terminu składania ofert 3 projekty graficzne - 0 punktów od 4 do 10 projektów graficznych - 5 punktów 11 projektów graficznych i więcej - 10 punktów Kryterium 3 - Liczba artykułów sponsorowanych w prasie Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 5 (słownie: pięć). Z uwagi na konieczność dotarcia do szerokiego grona odbiorców i zachęcenia do udziału w seansach filmowych, ocenie podlegać będzie dodatkowy artykuł sponsorowany w prasie ponad wymagane 4 (słownie: cztery), zgodnie z rozdz. IV ust. 4 pkt 2 OPZ. Liczba punktów za to kryterium zostanie przyznana Wykonawcy zgodnie z poniższym zestawieniem: 4 artykuły - 0 punktów 5 artykułów - 5 punktów Kryterium 4 - Liczba seansów reportażu Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 5 (słownie: pięć). Z uwagi na konieczność dotarcia do szerokiego grona odbiorców seansów filmowych, ocenie podlegać będzie realizacja dodatkowego seansu reportażu ponad wymagane 12 (słownie: dwanaście), zgodnie z rozdz. IV ust. 2 pkt 1 OPZ. Liczba punktów za to kryterium zostanie przyznana Wykonawcy zgodnie z poniższym zestawieniem: 12 seansów - 0 punktów 13 seansów - 5 punktów Ze względu na ograniczenia formularza szczegółowe informacje dotyczące kryteriów oceny ofert znajdują się w rozdziale XXVII SWZ. 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia 4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia 4.3.6.) Waga: 30 Kryterium 3 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Liczba artykułów sponsorowanych w prasie 4.3.6.) Waga: 5 Kryterium 4 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Liczba seansów reportażu 4.3.6.) Waga: 5 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak 5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia: Art. 109 ust. 1 pkt 4 Art. 109 ust. 1 pkt 5 Art. 109 ust. 1 pkt 7 Art. 109 ust. 1 pkt 8 Art. 109 ust. 1 pkt 10 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w rozdziale XVI SWZ, a także spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, jeśli wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; 3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie; 4) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada zdolności techniczne lub zawodowe zapewniające należyte wykonanie zamówienia, jeżeli Wykonawca wykaże, że: a) w okresie ostatnich 3 (słownie: trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie należycie wykonał lub wykonuje: i. co najmniej 2 (słownie: dwie) usługi polegające na kompleksowej organizacji wydarzeń np. konferencji, kongresów, wydarzeń kulturalnych, edukacyjnych, branżowych itp., dla min. 200 (słownie: dwustu) osób każde, ii. co najmniej 1 (słownie: jedną) usługę polegającą na prowadzeniu kampanii informacyjno-promocyjnej związanej z wydarzeniem np. konferencją, kongresem, wydarzeniem kulturalnym, edukacyjnym, branżowym itp.; b) w trakcie realizacji zamówienia Wykonawca będzie dysponował: i. minimum 1 (słownie: jednym) koordynatorem projektu posiadającym doświadczenie w zakresie koordynowania wydarzeń, tj. w okresie ostatnich 3 (słownie: trzech) lat przed upływem terminu składania ofert koordynował realizację co najmniej 2 (słownie: dwóch) wydarzeń np. konferencji, kongresów, wydarzeń kulturalnych, edukacyjnych, branżowych itp. dla min. 200 (słownie: dwustu) osób każde; ii. minimum 1 (słownie: jednym) specjalistą ds. grafiki komputerowej posiadającym doświadczenie w zakresie projektowania i tworzenia projektów graficznych, tj. w okresie ostatniego 1 (słownie: jednego) roku przed upływem terminu składania ofert zrealizował co najmniej 3 (słownie: trzy) projekty graficzne (materiały informacyjno-promocyjne) na potrzeby kampanii informacyjno-promocyjnej wydarzenia np. konferencji, kongresu, wydarzenia kulturalnego, edukacyjnego, branżowego itp.; iii. minimum 4 (słownie: czterema) specjalistami technicznymi, w tym co najmniej 2 (słownie: dwoma) posiadającymi doświadczenie w zakresie obsługi technicznej wydarzeń, przy czym każdy z tych specjalistów w okresie ostatnich 3 (słownie: trzech) lat przed upływem terminu składania ofert zrealizował co najmniej 2 (słownie: dwie) obsługi techniczne, w ramach których wykonywali m.in. następujące zadania:  właściwe ustawienie światła oraz dźwięku,  obsługa wszystkich urządzeń technicznych zapewnionych do realizacji wydarzenia,  wyświetlanie prezentacji/grafik/filmów zgodnie z kolejnością wystąpień, instrukcjami Zamawiającego w tym zakresie, scenariuszem i harmonogramem wydarzenia,  obsługa reżyserki – dźwięk, wizja, oświetlenie itd.,  skonfigurowanie wszystkich połączeń, dbanie o ciągłość działania i sprawność wszystkich elementów wyposażenia technicznego w tym usuwanie ewentualnych awarii oraz czuwanie nad prawidłowym działaniem sprzętu, niezwłoczne usuwanie wszelkich awarii i usterek. 3. Zamawiający w odniesieniu do wymaganej zdolności zawodowej lub technicznej opisanej w ust. 2 pkt 4 lit. b powyżej informuje, że do realizacji zamówienia muszą zostać skierowane wszystkie osoby wskazane przez Wykonawcę na potwierdzenie spełnienia powyższych warunków udziału. 4. Zamawiający, w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej – dopuszcza łączne spełnianie warunku przez Wykonawców. 5. Zamawiający może na każdym etapie postępowania uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia. 6. W zakresie objętym Porozumieniem Światowej Organizacji Handlu w sprawie zamówień rządowych lub innymi umowami międzynarodowymi gwarantującymi na zasadzie wzajemności i równości dostęp do rynku zamówień publicznych, których stroną jest Unia Europejska, Zamawiający zapewnia Wykonawcom pochodzącym z państw trzecich będących stronami tego porozumienia lub tych umów międzynarodowych oraz robotom budowlanym, dostawom i usługom pochodzącym z tych państw takie samo traktowanie, jak traktowanie Wykonawców pochodzących z państw członkowskich Unii Europejskiej oraz robót budowlanych, dostaw i usług pochodzących z państw członkowskich Unii Europejskiej. 7. Zamawiający informuje, że Wykonawca przystępujący do niniejszego postępowania powinien zapoznać się z funkcjonującą w ARR Polityką przeciwdziałania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz unikania konfliktu interesów w spółce prawa handlowego pod firmą Agencja Rozwoju Regionalnego spółka akcyjna w Koninie, stanowiącą Załącznik nr 10 do SWZ. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ. 2. Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 1 powyżej stanowią potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. 3. Zgodnie z art. 274 ust. 1 PZP, przed wyborem najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 (słownie: pięć) dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych: 1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 PZP, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 roku o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616 z późn. zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – zgodnie z Załącznikiem nr 4 do SWZ, 2) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego – zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ, 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ. 2. Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 1 powyżej stanowią potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. 3. Zgodnie z art. 274 ust. 1 PZP, przed wyborem najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 (słownie: pięć) dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych: 1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 PZP, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 roku o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616 z późn. zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – zgodnie z Załącznikiem nr 4 do SWZ, 2) informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu lub pełnemu z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 PZP, sporządzonej nie wcześniej niż 3 (słownie: trzy) miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, 3) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego – zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ, 4) wykazu należycie wykonanych usług, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – wykonywanych, w okresie ostatnich 3 (słownie: trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, liczby uczestników wydarzeń objętych usługą oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych - są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy (w przypadku, gdy to Zamawiający jest podmiotem na rzecz, którego usługi były wykonywane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dokumentów, o których mowa powyżej); w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane w okresie ostatnich 3 (słownie: trzech) miesięcy – zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ, 5) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami oraz dowodami potwierdzającymi spełnienie warunków, którymi mogą być zaświadczenia, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające spełnienie warunków – zgodnie z Załącznikiem nr 7 do SWZ. 5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych: Zamawiający nie wymaga złożenia w niniejszym postępowaniu przedmiotowych środków dowodowych. 5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: Do oferty należy dołączyć: 1) Formularz ofertowy, 2) oświadczenia, o których mowa w rozdz. XVII ust. 1 SWZ, 3) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w rozdz. XVIII ust. 3 SWZ, 4) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy do złożenia oferty (o ile ofertę składa pełnomocnik), 5) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (o ile oferta składana jest przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia).

Kontakt z zamawiającym