Zakup kompleksowej usługi organizacji i przeprowadzenia jednodniowej konferencji dla 60 osób w Ciechanowie w ramach współpracy na poziomie regionalnym

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: WZP.262.68.2026.AB 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak 4.1.5.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 592704,82 PLN 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zakup kompleksowej usługi organizacji i przeprowadzenia jednodniowej konferencji dla 60 osób w Ciechanowie w ramach współpracy na poziomie regionalnym z właściwymi krajowymi organizacjami i unijnymi sieciami na terenie UE/EOG i Szwajcarii, realizowanej w ramach projektu „EURES w regionie Mazowieckim regionalnym 1” współfinansowanego z programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021-2027. Tematem konferencji będzie: „Bezpieczna praca w Europie z EURES”. Sugerowany termin realizacji konferencji to dzień roboczy w grudniu 2026 r., jednak nie później niż do dnia 14.12.2026 r., z uwagi na zakończenie okresu realizacji projektów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany sugerowanego terminu realizacji. Klauzule społeczne: Zamawiający: 1. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę, na podstawie umowy o pracę, przez cały okres realizacji zamówienia, osoby wykonującej czynności koordynatora umowy, w szczegółowym zakresie określonym we wzorze umowy. 2. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony będzie do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy w zakresie spełniania wymogu wskazanego w ust. 1. 3. Zamawiający uprawniony będzie w szczególności do: 3.1) żądania oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie wymogu, o którym mowa w ust. 1, i dokonywania ich oceny, w tym w szczególności: a) w odniesieniu do osoby, o której mowa w ust. 1 — umowy o pracę oraz innych dokumentów potwierdzających wykonywanie pracy, w tym dokumentacji związanej z czasem pracy oraz zakresem obowiązków; 3.2) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości co do spełniania wymogu, o którym mowa w ust. 1; 3.3) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia w zakresie niezbędnym do potwierdzenia spełniania wymogu, o którym mowa w ust. 1. 4. Wykonawca zobowiązany jest, na każde wezwanie Zamawiającego, w wyznaczonym terminie, przedłożyć dowody potwierdzające spełnienie wymogu zatrudnienia osoby, o której mowa w ust. 1, w szczególności: 4.1) oświadczenie Wykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osoby będącej koordynatorem umowy. Oświadczenie to powinno zawierać: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonuje osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem imienia i nazwiska tej osoby, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy; 4.2) poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kopię umowy osoby będącej koordynatorem umowy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych; imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; 4.3) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia, o którym mowa w ust. 1, za ostatni okres rozliczeniowy; 4.4) poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych; imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. 5. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym terminie dowodów, o których mowa w ust. 4, traktowane będzie jako niespełnienie wymogu zatrudnienia osoby, o której mowa w ust. 1. 6. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez Wykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. 7. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić, aby osoba, o której mowa w ust. 1, była zatrudniona w całym okresie realizacji umowy. W przypadku rozwiązania stosunku pracy z tą osobą, Wykonawca zobowiązany jest: 7.1) w terminie 7 dni zawiadomić o tym Zamawiającego oraz 7.2) w terminie kolejnych 14 dni zatrudnić inną osobę spełniającą wymagania wskazane w ust. 1 oraz dostarczyć dowody, o których mowa w ust. 4. 7.3) Naruszenie obowiązków określonych w ust. 7 uprawnia Zamawiającego do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy Wykonawcy. 8. Wykonawca nie może powierzyć w całości wykonania zadań określonych umową innym osobom lub podmiotom. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 180 dni 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy, który uzyska największą, zsumowaną liczbę punktów przyznanych ofercie w poszczególnych kryteriach 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 70 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników 4.3.5.) Nazwa kryterium: Scenariusz konferencji i panelu dyskusyjnego 4.3.6.) Waga: 30 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak 5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia: Art. 109 ust. 1 pkt 4 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1) nie podlegają wykluczeniu; 2) spełniają warunki udziału w postępowaniu, określone w oparciu o art. 112 ust. 2 uPzp: 2.1.) dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej: 2.1.1.) wykonawca wykaże, że wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zrealizował co najmniej 3 (trzy) konferencje każda dla co najmniej 100 uczestników o wartości co najmniej 75 000 zł brutto, obejmujące swoim zakresem usług, zakres podobny do przedmiotu zamówienia Zamawiającego, w szczególności zapewnienie przestrzeni konferencyjnej wraz z wyposażeniem, zapewnienie usługi gastronomicznej i obsługi cateringowej w ramach jednej umowy. Na potwierdzenie spełnienia tego warunku zamawiający będzie żądał dowodów określonych w § 18 ust. 4 SWZ. W odniesieniu do warunków odnoszących się do doświadczenia, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wskażą w ofercie, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wykonawca, który samodzielnie nie spełnia warunku udziału w postępowaniu, tj. nie posiada wymaganego „doświadczenia” może polegać na doświadczeniu podmiotu trzeciego. W takim przypadku, Wykonawca składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby. 2. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową zamawiający może na każdym etapie postępowania uznać, że wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia. 3. Zamawiający nie określił warunków dotyczących sytuacji ekonomicznej lub finansowej; warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności do występowania w obrocie gospodarczym; uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów. 4. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 5. W przypadku, udziału w postępowaniu wykonawców występujących wspólnie, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 6. Zamawiający nie wymaga od wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadania określonej formy prawnej w celu złożenia oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. 7. Przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni terminie aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia, o których mowa w ust. 2. 2. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 108 ust.1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 uPzp Zamawiający będzie żądał złożenia: 1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 uPzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. 2) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 uPzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w: a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 uPzp; b) art. 108 ust. 1 pkt 3 uPzp, c) art. 108 ust. 1 pkt 4 uPzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego, d) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji; e) art. 108 ust. 1 pkt 6 uPzp; f) w zakresie wskazanym w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514). 3) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 uPzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w przypadku braku wskazania, w oświadczeniu o którym mowa w art. 125 ust. 1 uPzp, danych umożliwiających dostęp do tych środków. 3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do złożenia oświadczenia, o których mowa w ust. 2 zobowiązany jest każdy z wykonawców występujących wspólnie (zależnie od statusu podmiotu). 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu określonych w § 17 ust. 1 pkt 2 SWZ Zamawiający będzie żądał złożenia: 1) wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, liczonym wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 3 do SWZ. 5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych: W celu potwierdzenia zgodności oferowanej usługi z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą koncepcję organizacji i realizacji konferencji, obejmującą opracowany scenariusz konferencji wraz z propozycją przebiegu panelu dyskusyjnego. 2. Przedłożona koncepcja powinna zostać opracowana w oparciu o tematykę określoną w ust. 2 Opisu Przedmiotu Zamówienia (z wyłączeniem wystąpienia przedstawiciela sieci EURES) oraz uwzględniać wszystkie elementy wskazane w tym ustępie. Dokument powinien w szczególności przedstawiać sposób realizacji poszczególnych punktów programu, proponowaną formułę prowadzenia konferencji i panelu dyskusyjnego oraz autorski pomysł Wykonawcy na organizację wydarzenia, z uwzględnieniem jego celu i charakteru. 3. Opracowana koncepcja powinna być spójna z założeniami konferencji oraz posiadać odpowiedni stopień elastyczności, umożliwiający wprowadzenie przez Zamawiającego niezbędnych zmian organizacyjnych lub merytorycznych na etapie realizacji zamówienia. 4. Koncepcja organizacji i realizacji konferencji stanowi przedmiotowy środek dowodowy, o którym mowa w art. 104–107 ustawy Prawo zamówień publicznych, służący potwierdzeniu zgodności oferowanej usługi z wymaganiami Zamawiającego. Jednocześnie dokument ten będzie podlegał ocenie w ramach kryterium oceny ofert określonego w SWZ. 5. Zamawiający informuje, że przedmiotowy środek dowodowy, o którym mowa w ust. 1, nie podlega uzupełnieniu. W przypadku jego niezłożenia wraz z ofertą Zamawiający nie będzie wzywał Wykonawcy do jego złożenia na podstawie art. 107 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, a oferta Wykonawcy będzie podlegała odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Prawo zamówień publicznych. 5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

Kontakt z zamawiającym