Usługi hotelarsko-restauracyjne w ramach konferencji „Bezpieczeństwo robót strzałowych”

W związku z organizacją konferencji naukowej Główny Instytut Górnictwa Państwowy Instytut Badawczy zamawia usługi hotelarsko-restauracyjne.
Usługa hotelarska dla 140 osób w zakresie zakwaterowania, wyżywienia i wynajmu sal konferencyjnych w związku z organizowaną w dniach 05-07.10.2026 r. Konferencji pn. „Bezpieczeństwo robót strzałowych”. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników konferencji do 60 osób. Ostateczna lista uczestników konferencji będzie przesłana na siedem dni przed rozpoczęciem konferencji.
Wymagania Zamawiającego: - Lokalizacja ośrodka w granicach administracyjnych Beskidu Śląskiego, Beskidu Żywieckiego, Beskidu Małego na terenie Polski.
- standardu obiektu, w którym odbędzie się konferencja - minimum 3, gwiazdki (nadane decyzją Marszałka Województwa).
- ośrodek w którym zostanie zorganizowana konferencja musi dysponować min. 60 pokojami 1-osobowymi (możliwość wykorzystania pokoi 2 osobowych jako 1 osobowe) oraz 6 apartamentami do wykorzystania każdy przez 1 osobę. Pozostałe osoby (74) zostaną zakwaterowane w pokojach 2, 3 lub 4 osobowych.
Pokoje dla uczestników konferencji będą dostępne od godziny 9.00 w dniu 05.10.2026 do godziny 14.00 w dniu 07.10.2026 r. Pokoje dla wszystkich uczestników muszą znajdować się w ramach jednego obiektu.
- wyżywienie: śniadania w formie stołu szwedzkiego, obiad serwowany wg ustalonego menu, przerwy kawowe wg ustalonego menu
- Zapewnienie miejsca na organizację uroczystej kolacji (ok. 500m2) dla uczestników konferencji w dniu 05.10.2026r. ok. 150 osób z oprawą muzyczną (DJ).
- zapewnienie sali konferencyjnej:
- miejsca siedzące dla minimum 150 osób, (uczestnicy konferencji+ zaproszeni goście)
- sala konferencyjna z wyposażeniem audiowizualnym (projektor, rzutnik multimedialny, ekran, laptop, mikrofony bezprzewodowe (min. 2) nagłośnienie, wskaźnik laserowy)
- wyciszona, z dostępem do światła dziennego i z możliwością zaciemnienia dla potrzeb prowadzenia prezentacji,
- klimatyzowana,
- dostępna dla organizatorów i uczestników konferencji w godzinach:
- a) 08.00 - 18.00 w dniu 05.10.2026 r.
- b) 08.30 - 14.00 w dniu 06.10.2026 r.
- c) 08.30 - 14.00 w dniu 07.10.2026 r.
- zapewnienie stołu prezydialnego i 5 miejsc siedzących dla prowadzących przez cały czas trwania konferencji,
- sala konferencyjna powinna posiadać odpowiednie do liczby uczestników konferencji zaplecze sanitarne (toalety)
- wykonawca zobowiązany jest do utrzymania czystość na sali konferencyjnej.
- we foyer przed salą konieczne jest udostępnienie miejsca dla roll-upów i stoisk reklamowych o powierzchni około 30-50 m2,
- serwis kawowy będzie miał miejsce w sali konferencyjnej lub w sali położonej w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, przeznaczonej do wyłącznej dyspozycji uczestników konferencji,
- wynajęcie minimum czterech (4) mniejszych salek konferencyjnych (pojemność każdej z salek minimum 25 osób) na potrzeby bieżących spotkań i dyskusji,
- dysponowanie parkingiem na min. 70 samochodów w odległości nie większej niż 200 m. od ośrodka w którym zorganizowana będzie konferencja,
- odległość od dworca PKP nie więcej niż 1,8 km (odległość będzie mierzona przy pomocy map gogle drogą pieszą.) Zamawiający dopuszcza zaoferowanie ośrodka konferencyjnego położonego w promieniu do 20 km od stacji PKP, pod warunkiem, że Wykonawca w ramach zaoferowanej ceny weźmie na siebie pełną organizację i koszt bezpłatnego, dedykowanego transportu wahadłowego busami na trasie Dworzec – Ośrodek – Dworzec. W celu optymalizacji logistyki, Wykonawca zabezpieczy od 1 do 3 busów (o pojemności ok. 10–30 miejsc), dopasowując wielkość floty do liczby osób deklarujących podróż pociągiem (lista przekazana na 7 dni przed realizacją). Główne wahadło będzie funkcjonować w godzinach 07:00–10:00, z zabezpieczeniem jednego busa dla osób przyjeżdżających przed godziną 07:00 lub pasażerów pociągów opóźnionych.
- zapewnienie w dniach konferencji w holu recepcji obiektu możliwości stworzenia oddzielnego i nie kolidującego z pracą recepcji głównej stanowiska recepcyjnego dla organizatorów konferencji z możliwością bezpłatnego dostępu do drukarki, ksero i internetu, od godz. 17:30 w dniu 04.10.2026 r. oraz w dniu 05.10.2026r. od godz. 08.00.
- zapewnienie transportu autokarem na wycieczkę terenową połączoną z kolacją regionalną w dniu 06.10.2026 r. dla 120 osób na ok. 6 godzin. Kolacja regionalna w odległości nie większa niż 15 km od ośrodka w którym odbędzie się konferencja.
- zapewnienie możliwości zorganizowania sesji poster-owej,
- zapewnienie dedykowanej osoby do obsługi technicznej konferencji, do stałej obsługi mediów audiowizualnych podczas trwania konferencji.
- zagwarantowanie pomieszczenia na potrzeby bezpiecznego przechowania bagażu podczas pierwszego i ostatniego dnia konferencji.
- zapewnienie miejsc noclegowych w dniu 04.10.2026r. dla organizatora (ok. 10 osób) oraz części uczestników konferencji (ok. 20 osób) za dodatkową opłatą – ilość osób zostanie podana na 7 dni przed konferencją.
- w celu ustalenia szczegółów związanych z organizacją konferencji Zamawiający wymaga zorganizowania 1-dniowego spotkania z przedstawicielem Wykonawcy w terminie 21-25.09.2026 r. na terenie ośrodka w którym odbędzie się konferencja