Usługa organizacji uroczystości, konferencji oraz wydarzeń

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.CO-9/2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak 4.1.9.) Liczba części: 2 4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części 4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: Część 1 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zawarcie umowy ramowej, na usługi organizacji wydarzeń realizowanych przez Kancelarię Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, obejmujące w szczególności: przygotowanie, realizację oraz obsługę techniczną i logistyczną, zgodnie z poniższym podziałem na części : a) część I - organizacja wydarzeń - region warszawski stołeczny (według klasyfikacji NUTS 2 i NUTS 3). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa OPZ - Załącznik nr 8 do SWZ. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 36 miesiące 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert: 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: a) Kryterium nr 1 – Cena oferty brutto (C) - waga kryterium 60 punktów; b) Kryterium nr 2 – Doświadczenie personelu przewidzianego do realizacji zamówienia (D) – waga kryterium 30 punktów; c) Kryterium nr 3 – Czas reakcji (Cz) - waga kryterium 10 punktów. 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie personelu przewidzianego do realizacji zamówienia 4.3.6.) Waga: 30 Kryterium 3 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas reakcji 4.3.6.) Waga: 10 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie Część 2 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zawarcie umowy ramowej, na usługi organizacji wydarzeń realizowanych przez Kancelarię Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, obejmujące w szczególności: przygotowanie, realizację oraz obsługę techniczną i logistyczną, zgodnie z poniższym podziałem na części : b) część II - organizacja wydarzeń – na terenie całej Polski poza regionem Warszawskim stołecznym (według klasyfikacji NUTS 2 i NUTS 3). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa OPZ - Załącznik nr 8 do SWZ. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 36 miesiące 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert: 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: a) Kryterium nr 1 – Cena oferty brutto (C) - waga kryterium 60 punktów; b) Kryterium nr 2 – Doświadczenie personelu przewidzianego do realizacji zamówienia (D) – waga kryterium 30 punktów; c) Kryterium nr 3 – Czas reakcji (Cz) - waga kryterium 10 punktów. 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie personelu przewidzianego do realizacji zamówienia 4.3.6.) Waga: 30 Kryterium 3 4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne. 4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas reakcji 4.3.6.) Waga: 10 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak 5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia: Art. 109 ust. 1 pkt 1 Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit a Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit b Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit c Art. 109 ust. 1 pkt 3 Art. 109 ust. 1 pkt 4 Art. 109 ust. 1 pkt 5 Art. 109 ust. 1 pkt 7 Art. 109 ust. 1 pkt 8 Art. 109 ust. 1 pkt 10 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 1. O zawarcie umowy ramowej mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu, na zasadach określonych w Rozdziale VI SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu. 2. O zawarcie umowy ramowej mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące (dotyczy części I i II przedmiotowego postępowania): 1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Wykonawca powinien być wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o ile wymóg taki wynika z odrębnych przepisów, lub do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych prowadzonych w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. 3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Wykonawca powinien posiadać minimalne roczne przychody w zakresie działalności objętej zamówieniem w okresie ostatnich trzech (3) lat obrotowych (2023-2025), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w wysokości nie mniejszej niż 200 000,00 w zakresie części I oraz 600 000,00 w zakresie części II dla każdego roku obrotowego. 4) zdolności technicznej lub zawodowej: a) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 6 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie zrealizował co najmniej 3 zamówienia, których przedmiotem była organizacja wydarzeń (np. konferencji, targów, briefingów, wystąpień osób publicznych), o wartości co najmniej 30 000,00 zł brutto każde zamówienie w zakresie części I oraz 60 000,00 zł brutto każde zamówienia w zakresie części II. Zarówno w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jak i w przypadku pozostałych Wykonawców, warunek musi być spełniony w całości przez co najmniej jeden podmiot (jeden lub każdy z podmiotów musi indywidualnie posiadać wymagane doświadczenie). b) Wykonawcy winni dysponować osobami, które będą brały udział w realizacji zamówienia tj.: i. min. 1 kierownikiem produkcji wydarzenia – osobą, która posiada doświadczenie w koordynacji* co najmniej trzech (3) wydarzeń**, każde dla minimum 100 uczestników, które miały miejsce w ciągu ostatnich 6 lat, *Poprzez „koordynowanie” wydarzenia należy rozumieć: nadzorowanie pracy osób biorących udział w organizacji wydarzenia (m.in. nadzór nad ekipą montażową, przygotowanie i nadzór nad scenariuszem wydarzenia). **Poprzez „wydarzenie” należy rozumieć: spotkanie stacjonarne grupy osób w celu przekazania/wymiany informacji lub wiedzy (np. warsztat, szkolenie, konferencję, spotkania z uczestnikami projektów lub konkursów, bankiet, galę lub przyjęcie). ii. min. 1 akustykiem – osobą, która obsługiwała samodzielnie albo kierując zespołem co najmniej trzy (3) wydarzenia* pod kątem akustycznym**, każde zorganizowane dla minimum 100 uczestników, które miały miejsce w ciągu ostatnich 6 lat, *Poprzez „wydarzenie” należy rozumieć: spotkanie stacjonarne grupy osób w celu przekazania/wymiany informacji lub wiedzy (np. warsztat, szkolenie, konferencja, spotkanie z uczestnikami projektów lub konkursów, bankiet, gala lub przyjęcie). **Poprzez „obsługę pod kątem akustycznym wydarzenia” należy rozumieć: zapewnienie przez Wykonawcę kompleksowej usługi nagłośnienia obejmującej w szczególności: przygotowanie koncepcji technicznej, dostarczenie, montaż i konfigurację sprzętu nagłośnieniowego, przeprowadzenie prób dźwięku przez akustyka, bieżącą obsługę realizatorską przez akustyka w trakcie wydarzenia oraz demontaż infrastruktury, z zapewnieniem odpowiedniej jakości i ciągłości przekazu audio, dostosowanej do charakteru i warunków wydarzenia. iii. min. 1 oświetleniowcem – osobą, która obsługiwała samodzielnie albo kierując zespołem co najmniej trzy (3) wydarzenia* pod kątem oświetleniowym**, każde zorganizowane dla minimum 100 uczestników, które miały miejsce w ciągu ostatnich 6 lat; *Poprzez „wydarzenie” należy rozumieć: spotkanie stacjonarne grupy osób w celu przekazania/wymiany informacji lub wiedzy (np. warsztat, szkolenie, konferencja, spotkanie z uczestnikami projektów lub konkursów, bankiet, gala lub przyjęcie). **Poprzez „obsługę pod kątem oświetleniowym wydarzenia” należy rozumieć: zapewnienie przez Wykonawcę kompleksowej usługi oświetleniowej obejmującej w szczególności: opracowanie koncepcji i projektu oświetlenia, dostarczenie, montaż i konfigurację sprzętu oświetleniowego, przygotowanie i realizację scenariuszy świetlnych, bieżącą obsługę techniczną w trakcie wydarzenia oraz demontaż infrastruktury, z zapewnieniem odpowiedniej jakości, funkcjonalności i bezpieczeństwa oświetlenia, dostosowanego do charakteru i warunków wydarzenia. Wykaz osób potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w ust. 2 pkt 4) lit. b) składany jest w Formularzu oferty (dla każdej części zamówienia oddzielnie). W przypadku, gdy jakakolwiek wartość dotycząca powyższych warunków wyrażona będzie w walucie obcej, Zamawiający przeliczy tę wartość w oparciu o średni kurs walut Narodowego Banku Polskiego (dalej: NBP) dla danej waluty z dnia, w którym nastąpi publikacja przedmiotowego postępowania. Jeżeli w tym dniu nie będzie opublikowany średni kurs NBP, Zamawiający przyjmie średni kurs z ostatniego dnia przed dniem publikacji. Jeżeli Wykonawca składa ofertę na więcej niż jedną część zamówienia, wówczas na potwierdzenie spełnienia warunku posiadania zdolności technicznej lub zawodowej, Wykonawca jest zobowiązany wykazać, że spełnia warunek w zakresie największej z nich, natomiast na potwierdzenie warunku sytuacji ekonomicznej lub finansowej, jest zobowiązany wykazać, że spełnia warunek w zakresie największej z nich. Szczegółowe informacje znajdują się z SWZ. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych: 3) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - Załącznik nr 5 do SWZ; 4) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 1), 2) i 4) ustawy Pzp, sporządzona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem; 5) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności; 6) zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności; 7) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4) ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 pkt 1) – 3) ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514), sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji (chyba że Wykonawca wskaże, że Zamawiający posiada te dokumenty – odpisy lub informacje itp. dotyczące tego Wykonawcy lub Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnie dostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych). W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy ramowej, dokument ten składa każdy z Wykonawców oddzielnie; 8) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3), 4), 6) ustawy Pzp oraz w art. 109 ust. 1 pkt 1), 2), 3), 5), 7), 8) oraz 10) ustawy Pzp wg Załącznika nr 10 do SWZ. 9) dokumenty, o których mowa w pkt 4) – 8) powyżej, które dotyczą podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy). Szczegółowe informacje znajdują się w SWZ. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych: 1) sprawozdania finansowego albo jego części, w przypadku gdy sporządzenie sprawozdania wymagane jest przepisami kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, a jeżeli podlega ono badaniu przez firmę audytorską zgodnie z przepisami o rachunkowości, również odpowiednio ze sprawozdaniem z badania sprawozdania finansowego, a w przypadku wykonawców niezobowiązanych do sporządzenia sprawozdania finansowego, innych dokumentów określających w szczególności przychody oraz aktywa i zobowiązania - za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres; 2) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 6 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy (wykaz usług stanowi Załącznik nr 6 do SWZ). Szczegółowe informacje znajdują się z SWZ. 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: Oferta musi zawierać wypełniony formularz oferty sporządzony z wykorzystaniem Załącznika nr 1a lub 1b do SWZ, w zależności od tego, na którą część składana jest oferta, zawierających wszystkie wskazane w nich informacje i oświadczenia. Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć: 1) oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz przesłanek wykluczenia z postępowania stanowiące Załącznik nr 2 do SWZ, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1 SWZ; 2) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy realizacji umowy ramowej, jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacjach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp – Załącznik nr 4 do SWZ oraz oświadczenie potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ (jeżeli dotyczy); 3) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; tj. odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy); 4) pełnomocnictwo / pełnomocnictwa dla osoby / osób podpisujących ofertę, jeżeli oferta jest podpisana przez pełnomocnika, (jeżeli dotyczy); 5) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy ramowej oświadczenie zgodne z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do SWZ), w którym wskazują, które dostawy wykonają poszczególni Wykonawcy oraz pełnomocnictwo, w przypadku ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy ramowej.

Kontakt z zamawiającym