Administrowanie i utrzymanie Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie przy ul. Wrocławskiej

1.Opis przedmiotu zamówienia:
1.1 Zamawiający powierzy a Wykonawca przyjmie do wykonania w sposób nieprzerwany i ciągły usługę administrowania i utrzymania Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie przy ul. Wrocławskiej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w szczególności: 1) ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1590);
2) rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. z 2008 r., nr 48, poz. 284);
3) rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2023 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz. U. z 2023 r., poz. 2734);
4) rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1910);
5) rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r., nr 90, poz. 1013 ze zm.);
6) rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 grudnia 2001 r. w sprawie wykazu chorób zakaźnych, w przypadku których stwierdzenie zgonu wymaga szczególnego postępowania ze zwłokami osób zmarłych na te choroby (Dz. U. z 2001 r., nr 152, poz. 1742);
7) uchwały nr XLVII/431/22 Rady Miejskiej Dzierżoniowa z dnia 28 listopada 2022 r. w sprawie regulaminu Cmentarza Komunalnego w Dzierżoniowie; zarządzenia nr 633/2022 Burmistrza Dzierżoniowa z dnia 1 grudnia 2022 r. w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowie.
1.2 Przedmiot zamówienia obejmuje: - W zakresie administrowania i utrzymania Cmentarza Komunalnego w szczególności następujące obowiązki:
1) prowadzenie biura Cmentarza Komunalnego zlokalizowanego na terenie Cmentarza od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00, w sobotę w godzinach zadeklarowanych przez wykonawcę w złożonej ofercie;
2) prowadzenie ewidencji grobów w wersji papierowej i elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów oraz innej koniecznej dokumentacji związanej z administrowaniem i utrzymaniem cmentarza;
3) prowadzenie bazy danych w programie komputerowym „Interaktywny Administrator Cmentarzy – Grobonet” oraz jego bieżąca obsługa i aktualizacja, niezwłoczne informowanie Zamawiającego oraz producenta programu „Interaktywny Administrator Cmentarzy – Grobonet” o wszelkich nieprawidłowościach w funkcjonowaniu programu lub innych sytuacjach uniemożliwiających lub utrudniających pełne wykorzystanie programu; Zamawiający udostępni program komputerowy Wykonawcy;
4) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi zgodnie z planem Cmentarza Komunalnego;
5) wyznaczanie miejsc pochówku;
6) umożliwienie wjazdu na cmentarz:
a) karawanom dowożącym zmarłych,
b) pojazdom świadczącym usługę religijną w czasie ceremoniału pogrzebowego,
c) pojazdom posiadającym zgodę administratora;
7) wydawanie zgody oraz umożliwienie wjazdu na cmentarz pojazdom dowożącym osoby niepełnosprawne od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-15:00, w sobotę w godz. zadeklarowanych przez Wykonawcę w złożonej ofercie;
8) wydawanie pozwolenia na:
a) ustawianie ławek, płotów, gazonów i innych urządzeń na terenie cmentarza,
b) wykonywanie prac kamieniarskich i budowlanych,
c) nasadzenia roślin,
d) wjazd pojazdów na teren cmentarza;
9) nadzorowanie budowy grobowców i nagrobków pod kątem ich zgodności z udzielonym pozwoleniem i bezpieczeństwem sąsiednich grobów;
10) oznaczenie na cmentarzu grobów, które nie zostały prolongowane po 20 latach;
11) zamieszczanie na tablicy informacyjnej oraz w programie, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 3 projektu umowy (załącznik nr 11 do SWZSpecyfikacja Warunków Zamówienia - główny dokument opisujący co, jak i na jakich warunkach zamawiający chce kupić. Czytaj uważnie!) , informacji o grobach przeznaczonych do likwidacji;
12) przeprowadzenie wg uzgodnionej z Zamawiającym procedury likwidacji grobów;
13) przedstawienie sprawozdania dotyczącego ilości grobów, za które nie została wniesiona opłata prolongacyjna po upływie 20 lat w terminie na dzień 31 grudnia 2027 r. w terminie do 15 stycznia 2028 r. lub na żądanie Zamawiającego;
14) prowadzenie ewidencji pobranych opłat cmentarnych zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza Dzierżoniowa w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowie i udzielonych pozwoleń w formie papierowej i elektronicznej oraz ich przedkładanie Zamawiającemu co miesiąc wraz z wystawioną przez Wykonawcę fakturą;
15) obieranie opłat cmentarnych na podstawie zarządzenia Burmistrza Dzierżoniowa w sprawie określenia opłat na Cmentarzu Komunalnym w Dzierżoniowie, stanowiącego załącznik nr 13 do SWZ, oraz przekazywanie ich co miesiąc na konto Zamawiającego;
16) prowadzenie Domu Pogrzebowego w tym w szczególności:
a) utrzymanie obiektu w sposób nie powodujący jego dewastacji, w tym należyte utrzymanie wyposażenia i urządzeń takich jak: chłodnia, sanitariaty, urządzenia wodnokanalizacyjne, urządzenia elektryczne (oświetlenie, nagłośnienie, system alarmowy),
b) wyposażenie Domu Pogrzebowego w akcesoria niezbędne do przeprowadzenia ceremonii pogrzebowych (katafalk, oświetlenie, wystrój ołtarza, organy, akcesoria do odprawiania mszy świętej),
c) utrzymanie czystości i porządku Domu Pogrzebowego,
d) ponoszenie opłat za media dostarczane do Domu Pogrzebowego;
17) przyjmowanie do Domu Pogrzebowego przed ceremonią pogrzebową zwłok i ich wydawanie;
18) koordynowanie ceremonii pogrzebowych w zakresie terminu i czasu ich trwania; Wykonawca jest zobowiązany do umożliwienia przeprowadzenia pogrzebów w dniach od poniedziałku do soboty;
19) eksploatacja instalacji wodnej, oraz punktów czerpalnych wody;
20) eksploatacja oczyszczalni ścieków, w tym opróżnianie oczyszczalni z osadów, utrzymanie drożności studzienek kanalizacyjnych i odstojników a także prowadzenie przeglądów i badań jakości ścieków;
21) bieżące utrzymanie i naprawa ogrodzenia;
22) bieżące utrzymanie i naprawa dróg, chodników i ścieżek na terenie całego Cmentarza Komunalnego (z wyłączeniem nowej części cmentarza);
23) przeprowadzanie przeglądów technicznych obiektów i urządzeń na terenie całego Cmentarza Komunalnego.
1.3 Przedmiot zamówienia: - W zakresie utrzymania czystości i porządku oraz utrzymania zieleni w szczególności obejmuje:
1) utrzymanie czystości, porządku i estetyki na terenie całego Cmentarza Komunalnego poprzez codzienne zbieranie nieczystości i sprzątanie alejek;
2) koszenie traw, zapewnienie ich wysokości nie większej niż 25 cm;
3) koszenie zewnętrznego terenu przyległego do ogrodzenia (na szerokości 40-50 cm);
4) odśnieżanie dróg, chodników i alejek oraz usuwanie śliskości (gołoledź, szron, szadź, lodowica):
a) w przypadku wystąpienia opadów śniegu lub śliskości w porze nocnej, Wykonawca jest zobowiązany do rozpoczęcia prac bezpośrednio po otwarciu cmentarza, tj. od godziny 7:00 rano,
b) w przypadku wystąpienia opadów śniegu lub śliskości w godzinach otwarcia cmentarza, Wykonawca ma obowiązek rozpocząć prace nie później niż w ciągu 2 godzin od wystąpienia zjawiska.
1) dokonywanie przeglądów drzew i krzewów oraz niezwłoczne zawiadamianie Zamawiającego o zagrożeniach;
2) usuwanie drzew i krzewów nie wymagających zezwolenia na usunięcie, tj. art. 83f ust. 1 i 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 13 ze zm.);
3) usuwanie złomów i wywrotów drzew, po wcześniejszym powiadomieniu Zamawiającego;
4) usuwanie suchych i wiszących gałęzi zagrażających bezpieczeństwu;
5) usuwanie odrostów drzew do 3,0m rosnących przy głównych alejach;
6) wyposażenie cmentarza w co najmniej 8 sztuk kontenerów na odpady o pojemności minimum 8m³. Kontenery te muszą być w odpowiednim stanie technicznym, estetycznym i sanitarnym. Odpady należy usuwać sukcesywnie, tak aby kontenery nie były przepełnione. Wykonawca ponosi także opłaty za ich odbiór i utylizację. Należy pamiętać, że Wykonawca jest wytwórcą odpadów w rozumieniu ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1587 ze zm.), co oznacza, że ciążą na nim wszystkie obowiązki określone w tej ustawie;
7) sprzątanie przy kolumbariach po ceremoniach pogrzebowych w ciągu 48 godzin od pogrzebu;
8) odchwaszczanie chodników i miejsc utwardzonych;
9) udostępnianie toalety znajdującej się w budynku Domu Pogrzebowego w godzinach pracy biura cmentarza; Wykonawca zapewni należyty stan sanitarny, czystość oraz dostępność pomieszczenia toalety w tym czasie;
10) w przypadku nieczynności toalet w Domu Pogrzebowym, wyposażenie Cmentarza Komunalnego w przenośną (mobilną) kabinę WC i należyte jej utrzymywanie pod względem sanitarnym i technicznym (kabina powinna być zlokalizowana w pobliżu Domu Pogrzebowego, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego);
11) prowadzenie przeglądów terenu Cmentarza Komunalnego pod kątem zagrożenia dla mienia i osób przebywających na terenie Cmentarza Komunalnego. W przypadku wystąpienia zagrożenia niezwłoczne zabezpieczenie miejsca i poinformowanie o tym fakcie Zamawiającego.