Organizacja konferencji pn. „Przemysłowa Tarcza Regionu – Fundusze Europejskie dla bezpieczeństwa, innowacji i przemysłu przyszłości”.

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: SCP-ZP-03/2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak 4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia: Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji dla Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie, realizowanej w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027. 2. Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) zawarty jest w załączniku nr 2 do SWZ. 3. Projektowane postanowienia umowy w sprawie powyższego zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści umowy, znajdują się w Załączniku nr 3 do SWZ. 4. Instrukcje dla Wykonawcy znajdują się na Platformie e-Zamówienia pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/komponent-edukacyjny/. 5. Wydatek częściowo finansowany ze środków FE SL 2021-2027 w ramach działania Pomoc Techniczna. 6. Obowiązkiem Wykonawcy będzie zapewnienie, aby konferencja była dostępna dla osób z różnymi typami niepełnosprawności. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni w szczególności dostępność dla osób z następującymi typami niepełnosprawności: a) wzrokowa (np. asystent, przewodnik osoby niewidomej); b) słuchowa (np. tłumacz języka migowego lub pętle indukcyjne lub system FM); c) ruchowa (np. asystent do dyspozycji osoby z niepełnosprawnością). 7. Filmy przygotowane w wariantach: a) zawierające napisy rozszerzone; b) audiodeskrypcja. 8. Wszystkie materiały promocyjne muszą spełniać wymóg WCAG w aktualnej wersji na poziomie minimum AA. 9. Zamawiający wymaga, aby konferencja była zorganizowana w sposób umożliwiający uczestnictwo osobom z niepełnosprawnościami: • wszystkie pomieszczenia muszą być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami i posiadać odpowiednią infrastrukturę, w tym co najmniej 1 toaletę dla osób z niepełnosprawnościami. Rozmieszczenie potraw w serwowanym cateringu powinno zapewniać łatwy dostęp do porcji, również dla osób z niepełnosprawnościami. 4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 80590000-6 - Usługi seminaryjne 55510000-8 - Usługi bufetowe 79960000-1 - Usługi fotograficzne i pomocnicze 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 75 dni 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert 4.3.1.) Sposób oceny ofert: Analiza ofert zostanie przeprowadzona komisyjnie przez Zamawiającego 4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo 4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe Kryterium 1 4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena 4.3.6.) Waga: 60 Kryterium 2 4.3.4.) Rodzaj kryterium: jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników 4.3.5.) Nazwa kryterium: Jakość - Atrakcyjność programu towarzysząca konferencji 4.3.6.) Waga: 40 4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak 5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu. 3. Warunki udziału w postępowaniu, określone przez Zamawiającego spośród warunków, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy Pzp: 3.1. Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie. 3.2. Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie. 3.3. Sytuacja ekonomiczna lub finansowa: Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie. 3.4. Zdolność techniczna lub zawodowa. Zamawiający uzna spełnienie ww. warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że: 3.4.1. w okresie ostatnich 3 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej dwie usługi, każda polegająca na zorganizowaniu konferencji lub forum lub kongresu lub eventów (wydarzeń) dla co najmniej 100 osób, każda o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto. Uwaga 1: Mając na uwadze art. 117 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający zastrzega, że w sytuacji składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz analogicznie w sytuacji, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, warunek o którym mowa wyżej w pkt 3.4.1., musi zostać spełniony w całości przez Wykonawcę (jednego z Wykonawców wspólnie składającego ofertę) lub podmiot, na którego zdolności w tym zakresie powołuje się Wykonawca – brak możliwości tzw. sumowania zasobów w zakresie doświadczenia. Uwaga 2: Mając na uwadze art. 117 ust. 3 ustawy Pzp w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, o których mowa w pkt 3.4.1 powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Ten z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, który w ramach przyjętego wewnętrznie podziału zadań, zgodnie ze złożonym oświadczeniem z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, wyznaczony zostanie do realizowania danej części zamówienia musi posiadać doświadczenie, które jest wymagane do jej realizacji. Uwaga 3: Mając na uwadze art. 118 ust. 2 ustawy Pzp w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, o których mowa w pkt 3.4.1 powyżej, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Uwaga 4: Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, należy wykazać usługę (zakres), w której Wykonawca bezpośrednio uczestniczył. Uwaga 5: W przypadku wskazania przez Wykonawcę, w celu wykazania spełniania warunków udziału, waluty innej niż polska (PLN), w celu jej przeliczenia stosowany będzie średni kurs tej waluty podany przez NBP (Narodowy Bank Polski) na dzień wszczęcia postępowania. Uwaga 6: Zgodnie z dyspozycją art. 123 ustawy Pzp Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby. 3.4.2. Zamawiający uzna spełnienie ww. warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował podczas realizacji zamówienia osobą – koordynatorem zadania z odpowiednim doświadczeniem, który będzie koordynował realizację zamówienia. Koordynatorem będzie osoba, która koordynowała już co najmniej 3 wydarzenia o charakterze konferencji lub forów lub kongresów lub eventów (wydarzeń) lub innych tożsamych wydarzeń dla co najmniej 100 osób każde, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert). Za tożsame wydarzenie nie uznaje się przeprowadzenia szkoleń, webinariów, spotkań informacyjnych, wizyt studyjnych lub zorganizowania konkursów. Zamawiający zweryfikuje spełnienie tego warunku na podstawie oświadczenia Wykonawcy. Uwaga 1: Pod pojęciem ,,koordynowania wydarzenia“ Zamawiający rozumie obecność koordynatora przez cały czas trwania konferencji (w tym podjęcia działań w przypadku powstania ewentualnych awarii), koordynowanie konferencji na miejscu, udzielanie informacji organizacyjnych uczestnikom wydarzenia, reagowanie na bieżące problemy oraz nadzorowanie prawidłowego wykonania zadania. Ponadto koordynator odpowiedzialny będzie za kontakty z Zamawiającym od początku realizacji zamówienia, przez co rozumie się kontakt telefoniczny i e-mailowy, w sprawach obejmujących zakres zadań opisanych w OPZ, stanowiących załącznik nr 2 do SWZ. Uwaga 2: Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu spełniania warunku określonego w pkt 3.4.2., przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (brak skorzystania z dyspozycji zawartej w art. 117 ust. 1 ustawy Pzp) oraz analogicznie w sytuacji, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp. Uwaga 3: Mając na uwadze art. 117 ust. 3 ustawy Pzp w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, o którym mowa w pkt 3.4.2, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Uwaga 4: Mając na uwadze art. 118 ust. 2 ustawy Pzp w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, o którym mowa w pkt 3.4.2, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak 5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 4.1. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona (przed wyborem najkorzystniejszej oferty), w celu wykazania braku podstaw (przesłanek) wykluczenia z postępowania (określonych przez Zamawiającego w pkt 2 niniejszego rozdziału SWZ), na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni następujących aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych: 1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t. j.: Dz. U. z 2025 r., poz. 1714), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej; 2) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w: a) art. 108 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp b) art. 108 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp c) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp d) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, e) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji, f) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp, g) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 514). Uwaga 1: W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, podmiotowe środki dowodowe, o których mowa powyżej w pkt 4.1.1) i pkt 4.1.2) składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Uwaga 2: Zamawiający żąda od Wykonawcy, który polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, przedstawienia podmiotowego środka dowodowego, o którym mowa powyżej w pkt 4.1.2), dotyczącego tych podmiotów, potwierdzającego, że nie zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia z postępowania. 5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 4.2. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona (przed wyborem najkorzystniejszej oferty), w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu (określonych przez Zamawiającego w pkt 3 niniejszego rozdziału SWZ), na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni następujących aktualnych na dzień ich złożenia podmiotowych środków dowodowych: w celu wykazania spełniania warunku, o którym mowa w pkt 3.4.1.: wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Okres, o którym wyżej mowa liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert. Uwaga 1: Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz, o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona (przed wyborem najkorzystniejszej oferty), w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu (określonych przez Zamawiającego w pkt 3 niniejszego rozdziału SWZ), na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni następujących aktualnych na dzień ich złożenia podmiotowych środków dowodowych: w celu wykazania spełniania warunku, o którym mowa w pkt 3.4.2.: wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. 5. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt 4 jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1703 z późn. zm.) , o ile Wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, stanowiącym załącznik nr 1/1a do formularza ofertowego, dane umożliwiające dostęp do tych środków. 5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów: 7.1. Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym w rozdziale 12 SWZ – zgodnie z załącznikiem nr 1 do formularza ofertowego oraz załącznikiem nr 1a do formularza ofertowego (jeżeli dotyczy). Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert i tymczasowo zastępuje wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, wskazane w rozdziale 12. 7.2. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegającego/ubiegających się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca/Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia/podmiot udostępniający zasoby, nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał w formularzu ofertowym dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. W przypadku wskazania przez Wykonawcę dostępności dokumentów, o których mowa powyżej, pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający zażąda od Wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski pobranych samodzielnie dokumentów. 7.3.1 Pełnomocnictwo ustanowione do reprezentowania Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegającego/ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego/podmiotu udostępniającego zasoby - jeżeli umocowanie do reprezentowania Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego nie wynika z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. 7.3.2 Pełnomocnictwo Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego ustanowione do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie rozumie się np. konsorcjum firm, spółkę cywilną. W przypadku wykonawców będących spółką cywilną, zaleca się, aby pełnomocnictwo do reprezentowania wspólników jako Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, zostało podpisane przez wszystkich wspólników spółki cywilnej. W przypadku spółki cywilnej dokumentami zastępującymi pełnomocnictwo mogą być umowa spółki lub uchwała wspólników, wskazująca jednego ze wspólników jako umocowanego do reprezentacji spółki (wszystkich wspólników). W przypadku konsorcjum ustanowienie pełnomocnika może być dokonane w umowie konsorcjum lub w odrębnym dokumencie pełnomocnictwa. Jeżeli w imieniu Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 7.2 i 7.3.1., Zamawiający w toku postępowania wezwie Wykonawcę do złożenia stosownego pełnomocnictwa. Zaleca się, aby Wykonawca w złożonym na wezwanie pełnomocnictwie lub w odrębnym oświadczeniu, potwierdził czynności dokonane przez tzw. pełnomocnika rzekomego w okresie, kiedy nie posiadał on stosownego umocowania, pod rygorem nieważności czynności prawnej dokonanej w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu.

Kontakt z zamawiającym