Usługa administrowania cmentarzem komunalnym w Rybniku - Boguszowicach Starych

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cmentarnych polegających na:
1) Administrowaniu cmentarzem komunalnym w Rybniku - Boguszowicach Starych położonym przy ul. Zadumy 33 o powierzchni 37 246 m² wraz z nieruchomością gruntową o powierzchni 642 m² zabudowaną Domem Pogrzebowym o powierzchni użytkowej 134 m² w następującym zakresie:
1) Udostępnienie terenów pod groby i pobieranie opłat cmentarnych w wysokościach zgodnych z obowiązującym cennikiem zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta Rybnika.
2) Ewidencjonowanie pobranej gotówki z opłat cmentarnych w kasie fiskalnej Zamawiającego i dokonywanie wpłat na konto Zamawiającego.
3) Zapłata przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego opłat związanych z eksploatacją nieruchomości, tj. za energię elektryczną, za dostarczoną wodę w wysokości określonej wystawioną fakturą VAT oraz zapłatę czynszu w wysokości netto 5 000,00 zł za budynek Domu Pogrzebowego i teren cmentarza komunalnego zgodnie z wystawioną fakturą VAT;
4) Ponoszenie we własnym zakresie przez Wykonawcę opłat związanych z :
a) czyszczeniem szamba,
b) utylizacją odpadów medycznych c) odpadów powstających z działalności gospodarczej, oraz odpadów zielonych,
d) przeglądem obiektów budowlanych (Dom Pogrzebowy i dzwonnica) pod nadzorem przedstawiciela Zamawiającego.
5) Przestrzeganie urządzania cmentarza komunalnego zgodnie z planem zagospodarowania cmentarza.
6) Nadzór nad korzystaniem z cmentarza komunalnego, w szczególności nad pochówkiem i ekshumacją zmarłych, stawianiem nagrobków oraz budową grobowców zgodnie z przepisami prawa;
7) Prawidłowe gospodarowanie miejscami pochówku oraz należyta weryfikacja osoby zgłaszającej pochówek w istniejącym grobie w szczególności:
a) w tym ksiąg cmentarnych , danych dotyczących grobu oraz osób dotychczas zgłaszających lub dokonujących pochówków w danym grobie.
b) ustalenie tożsamości osoby zgłaszającej pochówek oraz zweryfikowanie jej uprawnienia do dokonania pochówku w danym grobie, z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 31.01.1959r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych , w szczególności art.10.
c) żądanie, w przypadku braku jednoznacznych danych w dokumentacji cmentarnej dokumentów lub pisemnych oświadczeń pozwalających na ustalenie pokrewieństwa, powinowactwa lub innego tytułu uprawniającego do dokonania pochówku.
d) zachowanie należytej staranności przy ocenie przedłożonych dokumentów i oświadczeń oraz porównania ich z danymi znajdującymi się w dokumentacji cmentarnej;
e) w przypadku powzięcia wątpliwości co do osoby uprawnionej do dokonania pochówku w danym grobie - wstrzymanie czynności związanych z pochówkiem do czasu wyjaśnienia wątpliwości i uzyskania dokumentów potwierdzających uprawnienia.
8) Prowadzenie dokumentacji cmentarnej (księgi osób pochowanych na cmentarzu, księgi grobów, alfabetycznego spisu osób pochowanych na cmentarzu w układzie rocznikowym);
9) Prowadzenie rejestru opłat i rezerwacji przedłużających opłatę grobu na kolejne 20 lat;
10) Miesięczne przekazywanie kart zgonu, aktów zgonu, świadectw kremacji oraz zezwoleń dotyczących przywozu osób zmarłych z zagranicy;
11) Roczne przekazywanie szkiców nagrobków, bieżące aktualizowanie zdjęć wykonanych nagrobków oraz nowych pochówków - wprowadzenie ich do systemu Interaktywnego Administratora Cmentarzy;
12) Przygotowanie cmentarza i Domu Pogrzebowego do uroczystości pogrzebowych i świąt w szczególności do dnia Wszystkich Świętych, świąt wielkanocnych, bożonarodzeniowych, dnia matki, ojca itp.,
13) Bieżące utrzymanie w należytym stanie technicznym budynku ( wykonywanie drobnych napraw niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania obiektu), ogrodzenia bram i furtek;
14) Otwieranie i zamykanie cmentarza w godzinach zgodnych z regulaminem cmentarza;
15) Wykonywanie bieżących prac porządkowych (likwidacja i zapobieganie gromadzenia odpadów w miejscach niedozwolonych, usuwanie odpadów kamieniarskich, prawidłowa segregacja odpadów, nadzór nad prawidłowością składowania, przygotowania i odbioru odpadów, utrzymywanie porządku w obrębie boksów na odpady);
16) Utrzymanie w należytym stanie technicznym poprzez wykonywanie drobnych bieżących napraw i konserwacji instalacji wodnej, instalacji elektrycznej w budynku socjalnym - w tym poinformowanie administracji cmentarza o wykonywanych pracach w tym zakresie i Domu Pogrzebowym oraz należyte utrzymanie nawierzchni dróg i ścieżek na terenie cmentarza.
17) Złożenie deklaracji na podatek od nieruchomości i zapłata należnego podatku;
18) Utrzymanie czystości i porządku na terenie cmentarza i parkingu;
19) Zimowe utrzymanie parkingu i alei głównych poprzez odśnieżanie i zwalczanie śliskości.
20) Opieka nad grobami opuszczonymi polegająca na odchwaszczaniu nagrobków, terenu przy nagrobku oraz zbieraniu pozostawionych odpadów. Za grób opuszczony uznaje się grób istniejący, pozostawiony bez opieki rodziny, na którym nie są wykonywane zabiegi pielęgnacyjne i porządkowe.
21) Stała konserwacja i pielęgnacja zieleni, na terenie cmentarza i parkingu tj. m.in. koszenie wg potrzeb wraz ze zbiórką i wywozem pokosu: pielęgnacja drzew i krzewów w tym zgłaszanie zarządcy sytuacji zagrażających bezpieczeństwu uczestników cmentarza ( wywrot ) konsultacji z pracownikiem merytorycznym Zarządu Zieleni Miejskiej;
22) Utrzymanie czystości i porządku w budynku Domu Pogrzebowego;
23) Obsługa Domu Pogrzebowego w czasie otwarcia cmentarza;
24) Przechowywanie zwłok do pogrzebu;
25) Obsługa czynności pogrzebowych na terenie budynku, organizacja nabożeństw i ceremonii wielowyznaniowych;
26) Całodobowe zabezpieczenie budynku przed kradzieżą, włamaniem i zniszczeniem;
27) Ubezpieczenie budynku Domu Pogrzebowego na cały czas trwania umowy przed włamaniem, kradzieżą i działaniem czynników zewnętrznych (pożar, zalanie itp.);
28) Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej od prowadzonej działalności (suma ubezpieczenia nie może być mniejsza od 1 000 000,00 zł);
29) Wykorzystanie obiektu zgodnie z przeznaczeniem;
30) Obsługi biura administracji cmentarza w godzinach (zgodnie z ofertą ) od poniedziałku do piątku oraz udostępnienie pomieszczeń wc dla odwiedzających cmentarz. Zapewnienie kontaktu telefonicznego oraz dyspozycyjności w nagłych przypadkach losowych tj. codziennie w tym w niedziele i święta.
2) Przygotowywanie grobów wraz z obsługą ceremonii pogrzebowych:
a) wykonywanie pochówków zgodnie z zestawieniem przedstawionym w SWZSpecyfikacja Warunków Zamówienia: główny dokument opisujący, co, jak i na jakich warunkach zamawiający chce kupić. Wymaga uważnej lektury.,
b) Wykonawca każdorazowo wyznaczy osobę na uroczystości pogrzebowe, której obowiązkiem jest:
- obsługa ceremonii pogrzebowej nad grobem zmarłego (przygotowanie kropidła, szpatułki z ziemią itp.)
c) Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania Zarządzenia Nr 378/2023 r. z dn. 05.06.2023 r. w sprawie dopuszczania firm do wykonywania czynności kopania grobu, wykopu pod grobowiec, urnę na terenie cmentarzy komunalnych w Rybniku. a w przypadku jego zmiany stosowania się do aktualnej treści Zarządzenia.
3) Pobieraniu od klientów opłat zgodnie z obowiązującym cennikiem wprowadzonym Zarządzeniem Prezydenta Miasta Rybnika w sprawie: wysokości opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych na terenie Miasta Rybnika.

UWAGA!
Koszt wywozu odpadów komunalnych zmieszanych i segregowanych z terenu cmentarza ponosi Zamawiający.

Koszt wywozu odpadów z prowadzonej działalności gospodarczej oraz odpadów zielonych z terenu cmentarza ponosi – Wykonawca.

Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonaniaKwota (zwykle 5% wartości umowy) wnoszona jako gwarancja prawidłowego wykonania umowy. Co najmniej 70% wraca po należytym wykonaniu umowy, reszta (do 30%) po upływie okresu rękojmi. umowy zgodnie z art. 450 § 1 Pzp. Wybór form lub formy zabezpieczenia należy do Wykonawcy. Zamawiający określa zabezpieczenie w wysokości 10.000,00 zł netto (słownie: dziesięć tysięcy 00/100złotych ). Wysokość zabezpieczenia uzasadniona jest przedmiotem zamówienia i wynika z faktu szczególnej materii, której dotyczy niniejsze postępowanie, możliwych zagrożeń wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonywania umowy, odpowiedzialności i ryzyka Zamawiającego, związanego z prawidłowym wyborem administratora cmentarza i prawidłowością wykonywanych przez niego zadań.