Kompl.usługi hot.-gast.+sali konferen. z usługami towarzysz. na rzecz SA w P-niu 21-23.10.2026 r., w…

I. Kompleksowe usługi hotelarsko-gastronomiczne i wynajęcie sali konferencyjnej wraz z usługami towarzyszącymi na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 21-23 października 2026 roku, w jednej ze wskazanych miejscowości: Kudowa-Zdrój lub Szklarska Poręba lub Karpacz lub Świeradów Zdrój (dla 50 osób).

II. Terminy realizacji: - 21 października 2026 roku od godz. 12:30 przyjazd i zakwaterowanie uczestników.
- 23 października 2026 roku od. godz.10:00 wykwaterowanie i wyjazd uczestników.

III. Zakwaterowanie w ramach kompleksowej usługi hotelarsko-gastronomicznej:
w hotelu o standardzie co najmniej 3* gwiazdek, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U z 2006 r. Nr 22, poz.169 ze zm.), zlokalizowanym w jednej ze wskazanych miejscowości: Kudowa-Zdrój lub Szklarska Poręba lub Karpacz lub Świeradów Zdrój.

Do dyspozycji Zamawiającego udostępnione zostaną pokoje z łazienkami, zlokalizowane w jednym budynku, w liczbie: - 14 pokoi 1-osobowych,
- pozostałe pokoje 2-osobowe,
- Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania pokoi 2 osobowych jako pokoje 1 osobowe, w cenie pokoi 1 osobowych,
- Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania pokoi 3 osobowych jako pokoje 2 osobowe, w cenie pokoi 2 osobowych,
- miejsca parkingowe dla autokaru oraz 10 miejsc dla samochodów osobowych.

IV. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem usługi. Możliwe jest zmniejszenie liczby osób maksymalnie o 20%.

V. Pobyt, wyżywienie uczestników oraz sala konferencyjna muszą być zlokalizowane w tym samym budynku.

VI. Wyżywienie obejmuje: 2x śniadania, 2x obiady, 2 x przerwy kawowe, 1 x kolacja oraz 1 x uroczysta kolacja w pierwszej dobie hotelowej, a także zapewnienie butelkowanej wody mineralnej dla uczestników szkolenia (50 osób): - w dniu 22 października 2026 roku na wyjazd do placówki Straży Granicznej w Jeleniej Górze (50 szt. butelek wody po 500ml);
- w dniu 23 października 2026 roku na powrotną drogę do Poznaniu (50 szt. butelek wody po 500ml).

VII. W dniach 21 października 2026 roku (dzień przyjazdu) po zakwaterowaniu uczestników planowany jest obiad od godz. 13.30 do 14:30, następnie zajęcia w godz. 16:00 - 19:00 z przerwą kawową od 17:30 do 17:45, a od godz. 20:00 do 1.00 uroczysta kolacja wraz z oprawą muzyczną (5 godzin) w restauracji lub sali bankietowej mieszczącej 50 osób na wyłączność uczestników, pozwalającą na jednoczesną konsumpcję wszystkim uczestnikom (układ stołów na sali oraz miejsce dla DJ zostanie ustalony między stronami).

VIII. W dniu 22 października 2026 roku śniadanie w godz. 8.30 do 9.30, po śniadaniu około godz. 10.00 uczestnicy udadzą się na zajęcia w placówce Straży Granicznej w Jeleniej Górze (zapewnienie wody butelkowanej dla uczestników). Zamawiający zapewni we własnym zakresie środek transportu dla uczestników, a zatem transport ten nie jest przedmiotem niniejszego postępowania. Powrót do hotelu około godz. 14.30, następnie obiad od godz. 15:00 do 16.00 i dalej kolejna część zajęć w sali konferencyjnej od godz. 16.30 do 19.00 z przerwą kawową od 17:30 do 17:45, kolacja odbędzie o godz. 19:30 do 20:30.

IX. W dniu 23 października 2026 roku śniadanie w godz. od 8.30. do 9.30, następnie wykwaterowanie i wyjazd uczestników około godz. 10.00 (zapewnienie wody butelkowanej dla uczestników).

X. Wymagania dotyczące menu, posiłki muszą być pełnowartościowe, przygotowane ze świeżych produktów o urozmaiconym składzie, gwarantujące zaspokojenie potrzeb żywieniowych dorosłego człowieka: a. Śniadania: w formie bufetowej (stół szwedzki uzupełniany na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników):

minimum 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, 3 rodzaje pieczywa oraz dwie potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe, jajecznica/ jajka gotowane, ciepłe kiełbaski, owsianka, masło, dżem, miód, warzywa, owoce, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe; b. Obiad: dwudaniowy w formie bufetowej (stół szwedzki uzupełniany na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników):
pierwsze danie: zupa - dwa rodzaje do wyboru, drugie danie: 2 porcje mięsa na osobę (możliwość wyboru z czterech rodzajów potraw), dodatki: ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, dwie potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe, 3 rodzaje sałatek do wyboru i 3 rodzaje surówek do wyboru, soki owocowe, woda mineralna); c. Kolacja: w formie bufetowej (stół szwedzki uzupełniany na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników):
deska wędlin, deska serów, masło, 3 rodzaje pieczywa oraz potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe , dwa rodzaje sałatek, dwa ciepłe dania do wyboru, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe; d. Przerwa kawowa: (kawa, herbata, woda mineralna, soki, kruche ciastka/wypieki własne obiektu i owoce - uzupełniane na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników); e. Uroczysta kolacja z obsługą kelnerską i 5 godzinną oprawą muzyczną:
przystawka 2 rodzaje do wyboru, zupa 2 rodzaje do wyboru, danie ciepłe: 2 porcje mięsa na osobę (możliwość wyboru z czterech rodzajów potraw), potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe, ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, surówka - 3 rodzaje do wyboru, deser: 2 porcje na osobę (minimum dwa rodzaje do wyboru), zimny bufet: po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna), deska wędlin, deska serów, pieczywo, masło, 2 rodzaje sałatek, owoce, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe (uzupełniane na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników); f. Potrawy i napoje zamawiane poza wytyczne zamawiającego mogą być realizowane jedynie na koszt każdego z uczestników.

X. Zapewnienie sali konferencyjnej wyposażonej w stoły z możliwością rozłożenia materiałów dla uczestników (układ stołów do ustalenia) oraz sprzęt do prezentacji multimedialnych (projektor, laptop, nagłośnienie): a. w dniu 21 października 2026 roku sali dla 50 osób w godz. 16:00-19:00 b. w dniu 22 października 2026 roku sali dla 50 osób w godz. 16.30-19.00

Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia opisane są we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZSpecyfikacja Warunków Zamówienia - główny dokument opisujący co, jak i na jakich warunkach zamawiający chce kupić. Czytaj uważnie!.