„Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Szydłowiec i jej jednostek organizacyjnych”.

1) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Szydłowiec i jej jednostek organizacyjnych.
2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
W zakres usługi wchodzi:
1) Otwarcie i prowadzenie rachunków bieżących i pomocniczych dla budżetu Gminy Szydłowiec i jednostek organizacyjnych (ich wykaz stanowi załącznik nr 5 do SWZSpecyfikacja Warunków Zamówienia - główny dokument opisujący co, jak i na jakich warunkach zamawiający chce kupić. Czytaj uważnie!) oraz jednostek, które mogą zostać powołane przez Zamawiającego w trakcie realizacji umowy, w tym rachunków związanych z rozliczaniem środków otrzymanych z państwowych funduszy celowych oraz z budżetu Unii Europejskiej i ze źródeł zagranicznych.
2) Otwieranie rachunków bankowych, poza tymi o których mowa w czynnościach przygotowawczych do realizacji bankowej obsługi Gminy, będzie następowało przez Zamawiającego w ramach nadanych uprawnień Administratora systemu bankowego (z realizacją w czasie nie dłuższym niż 24 godziny od złożenia wniosku).
3) Zapewnienie możliwości założenia i prowadzenia rachunków walutowych w ramach rachunków pomocniczych, na których zlecenia pieniężne realizowane będą w walucie zagranicznej (EURO, DOLAR, GBP).
4) Zapewnienie możliwości otwierania rachunków wirtualnych dla stałych kontrahentów Zamawiającego, w tym prowadzenie rachunku pomocniczego wraz z subkontami w systemie identyfikacji płatności masowych dla opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz podatków lokalnych.
System musi być kompatybilny z systemem, który będzie obsługiwał wymiar opłaty zagospodarowanie odpadami komunalnymi z systemem eSOG oraz podatków z systemem finansowo-księgowym Xpertis Finanse i Księgowość – Macrologic funkcjonującym w gminie, w szczególności system bankowy musi posiadać możliwość eksportu danych z subkont do systemów oraz możliwość raportowania.
5) Zapewnienie systemu bankowości elektronicznej jednolitej do obsługi wszystkich rachunków bankowych Zamawiającego spełniającej standardy bezpiecznej komunikacji, jego wdrożenie, instalacja, połączone z przeszkoleniem pracowników wszystkich jednostek Gminy oraz pomoc techniczną.
6) Zapewnienie bezpiecznego elektronicznego systemu obsługi bankowej przez sieć internetową umożliwiającą:
a) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach bieżących i pomocniczych,
b) tworzenie zbioru danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych,
c) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich rachunkach,
d) uzyskiwanie raportów o zrealizowanych operacjach,
e) generowanie wyciągów,
f) generowanie potwierdzenia zrealizowania przelewu,
g) realizowanie poleceń przelewu w walucie krajowej i zagranicznej,
h) możliwość sprawdzenia rachunków kontrahenta na białych listach VAT zarówno przy realizacji przelewów jednorazowych jak i w przypadku paczek przelewów,
i) świadczenie usług przewalutowania,
j) zapewnienia możliwości niezwłocznego realizowania szybkich poleceń przelewu typu SORBNET,
k) dokonywanie przelewów krajowych i zagranicznych – także z datą przyszłą, pozwalające na jednorazowe wysyłanie grupy przelewów w okresie rozliczeniowym (np. płatności wobec ZUS, US). Złożenie polecenia przelewu musi być możliwe również w przypadku braku środków na jego wykonanie, a transakcja zostanie zrealizowana natychmiast po pojawieniu się odpowiedniego salda rachunku, bez konieczności ponowienia przelewu,
l) jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego),
m) spełnienie wymogów z zakresu przetwarzania danych osobowych określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa,
n) zamawianie kart debetowych do rachunku podstawowego,
o) nieodpłatne udostępnienie oprogramowania do wyciągów JPK,
7) Udostępnienie możliwości podglądu przez upoważnioną osobę rachunków bankowych wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych.
8) Przyjmowanie wpłat gotówkowych.
9) Realizacja wypłat gotówkowych oraz przyjmowanie wpłat gotówkowych w oddziałach banku Wykonawcy poza kolejnością.
10) Zapewnienie dokonywania wypłat gotówkowych za pomocą czeków i kart debetowych (zapewnienie wszystkich form).
11) Możliwość lokowania wolnych środków pieniężnych na lokatach overnight, jednodniowych, dwudniowych, weekendowych, tygodniowych oraz lokatach terminowych.
12) Zapewnienie możliwości dokonywania płatności przez kontrahentów Zamawiającego w siedzibie Urzędu Miejskiego w Szydłowcu za pomocą instrumentów płatniczych tj. terminali POS.
13) Wystawianie na prośbę Zamawiającego zaświadczenia lub opinii o rachunku/ach.
14) Wydawanie blankietów czeków gotówkowych.
15) Uruchomienie na wniosek Zamawiającego kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy Szydłowiec z przeznaczeniem na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Limit zobowiązań z w/w tytułu określany jest corocznie Uchwałą Budżetową Gminy Szydłowiec, z terminem spłaty 31 grudnia każdego roku. Uruchomienie kredytu będzie następować bez żadnych prowizji i opłat.
Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat od niewykorzystanej części kredytu.
Kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji Zamawiającego w ciągu 2 dni od daty złożenia wniosku.
Odsetki należne Wykonawcy od kredytu obliczone będą na podstawie salda rachunku bieżącego budżetu Gminy Szydłowiec od rzeczywistego zadłużenia.
Kredyt oprocentowany będzie według dziennej stawki bazowej WIBOR 1M powiększonej o marżę Wykonawcy w wysokości w złożonej ofercie, stałą w okresie obowiązywania zamówienia. W przypadku likwidacji stawki WIBOR 1M, zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBOR 1M, albo najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBOR 1M.
16) Należne Wykonawcy opłaty będą przekazywane na dedykowane do tego rachunki bankowe na podstawie wystawionych przez Wykonawcę not obciążeniowych. Noty obciążeniowe wystawiane będą do 3 dni roboczych po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego z terminem płatności do 7 dni roboczych od daty dostarczenia noty.
17) Zamawiający wymaga również, by Wykonawca nie pobierał dodatkowych opłat w szczególności od:
1) wpłat gotówkowych i bezgotówkowych dokonywanych na rzecz Gminy Szydłowiec i jej jednostek organizacyjnych.
2) wypłat gotówkowych z rachunków Gminy Szydłowiec i jej jednostek organizacyjnych.
3) otwarcia rachunku bankowego (w PLN) stanowiącego subkonto rachunku podstawowego budżetu Gminy Szydłowiec i jej jednostek organizacyjnych,
4) przelewów z rachunków,
5) wyciągów z rachunku bankowego,
6) za wydawanie opinii bankowych, zaświadczeń i innych.
18) Wykonawca zapewnia oprocentowanie sum na rachunkach depozytowych Gminy Szydłowiec oraz w jej jednostkach organizacyjnych.
19) Wykonawca zapewnia oprocentowanie środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach bankowych obliczane według zmiennej stopy procentowej dla każdego miesięcznego okresu odsetkowego w oparciu o średnią stopę procentową WIBID 1M z miesiąca poprzedzającego okres odsetkowy i stałą marżę (+/-). Wartość, ustalona w wyniku niniejszego postępowania, marża Wykonawcy dla oprocentowania środków pieniężnych na rachunkach bankowych będzie stała w całym okresie realizacji zamówienia. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi WIBID 1M albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBID 1M.
20) Wykonawca musi dysponować siedzibą centrali, oddziałem, filią w Szydłowcu.
21) Wykonawca zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub osoby w banku pełniące funkcję doradcy bankowego Zamawiającego odpowiedzialne za kontakty operacyjne z Zamawiającym.
22) Otwieranie/zamykanie rachunków oraz realizacja innych czynności udostępnianych w systemie bankowości elektronicznej będzie realizowane w systemie bankowości elektronicznej.
23) Po dacie zakończenia umowy na obsługę bankową, Bank utrzyma przez okres 3 miesięcy przynajmniej jeden rachunek Zamawiającego, na który będą przekazywane środki jakie jeszcze mogą wpłynąć do Banku, jako należne Zamawiającemu, na warunkach zawartych w umowie.
24) Wykonawca dokona nieodpłatnego przeniesienia baz danych z programu obecnie używanego przez Gminę i jej jednostki organizacyjne do programu oferowanego przez Wykonawcę w ramach usługi e-bankowości.
25) Wykonawca zobowiązany będzie informować niezwłocznie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awarie, aktualizacje, transakcje odrzucone przez Bank) – pismem lub na podany adres e-mail.
26) Wykonawca przeszkoli wskazanych przez Zamawiającego/Posiadacza rachunku użytkowników systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych. Wykonawca dostosuje formaty wymiany danych do stosowanego przez jednostki Zamawiającego systemu finansowo-księgowego w zakresie formatu plików danych źródłowych z systemu bankowego w sposób umożliwiający współpracę z systemem finansowo-księgowym. Wykonawca umożliwi integrację systemu bankowości elektronicznej z systemami finansowo-księgowymi funkcjonującymi u Zamawiającego/Posiadaczy rachunków.