Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Okręgowego w…

1.1 Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Okręgowego w Koninie w dniach 5-7 października 2026r.
1.2 Usługa realizowana będzie dla dwóch grup: a) I GRUPA - 27 osób Sędziowie orzekający w wydziałach karnych Sądu Okręgowego w Koninie i Sądów Rejonowych w okręgu konińskim i zaproszeni goście.
b) II GRUPA - 63 osoby Sędziowie orzekający w wydziałach cywilnych, rodzinnych i nieletnich, pracy i gospodarczych Sądu Okręgowego w Koninie i Sądów Rejonowych w okręgu konińskim i zaproszeni goście.
1.3 Przyjazd i zakwaterowanie uczestników obu grup odbędzie się dnia 5 października 2026r. od godz. 14:00, wyjazd 7 października 2026r. do godz. 11:30.
1.4 Obiekt musi znajdować się w granicach administracyjnych miasta Świnoujście, położonego w województwie zachodniopomorskim.

1.5 Zakwaterowanie w ramach usługi hotelarsko-gastronomicznej w hotelu o standardzie co najmniej 4* gwiazdek, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U.2017.2166.t.j.) zlokalizowanym w granicach administracyjnych miasta Świnoujście, wpisanym do Centralnej Ewidencji Obiektów Hotelarskich Ministerstwa Sportu i Turystyki (CWOH) lub w obiekcie hotelowym nie wpisanym do Centralnej Ewidencji Ministerstwa Sportu i Turystyki o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli 4* gwiazdkowych zgodnie z w/w Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014r. zlokalizowanym w granicach administracyjnych miasta Świnoujście.

Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca obowiązany jest okazać kopię dokumentów poświadczających zaszeregowanie obiektu, jego lokalizację oraz spełnienie wymagań przewidzianych obowiązującymi przepisami prawa.

1.6 Do dyspozycji Zamawiającego udostępnione zostaną pokoje z łazienkami, zlokalizowane w jednym budynku, w liczbie: - 26 pokoi 1-osobowych,
- pozostałe pokoje 2-osobowe z dwoma pojedynczymi łóżkami,
- możliwe jest również wykorzystanie pokoi 2 osobowych jako pokoje 1 osobowe, w cenie pokoi 1 osobowych,
- możliwe jest również wykorzystanie pokoi 3 osobowych jako pokoje 2 osobowe, w cenie pokoi 2 osobowych,
- minimum 10 bezpłatnych strzeżonych miejsc parkingowych dla samochodów osobowych uczestników zajęć w odległości do 200 m od obiektu (licząc od bramy parkingu do wejścia do obiektu).
1.7 Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem usługi. Możliwe jest zmniejszenie liczby osób maksymalnie o 25%.
1.8 Pobyt i wyżywienie uczestników oraz sale konferencyjne powinny być zlokalizowane w tym samym budynku. W przypadku braku możliwości zakwaterowania uczestników w jednym budynku, Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania w więcej niż jednym budynku, ale nie więcej niż w trzech i pod warunkiem, że odległość pomiędzy wszystkimi, poszczególnymi budynkami nie będzie większa niż 100 metrów.
1.9 Wyżywienie dla każdej grupy obejmuje: - 2 razy śniadania,
- 2 razy obiady,
- 3 razy serwis kawowy (dostępny przez cały czas trwania zajęć),
- 1 raz kolacja,
- 1 raz uroczysta kolacja w pierwszej dobie hotelowej.
1.10 W dniu 5 października 2026r. (dzień przyjazdu grup) po zakwaterowaniu uczestników odbędzie się uroczysta kolacja od godz. 20:00 z 6 godzinną oprawą muzyczną (sposób realizacji usługi, zostanie ustalony między stronami przed podpisaniem umowy) w restauracji lub sali bankietowej mieszczącej 90 osób na wyłączność uczestników, pozwalającą na jednoczesną konsumpcję wszystkim uczestnikom. Szczegóły realizacji usługi zostaną ustalone między stronami.
1.11 Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia koordynatora odpowiedzialnego za organizację i bezpośredni nadzór nad realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami SWZSpecyfikacja Warunków Zamówienia - główny dokument opisujący co, jak i na jakich warunkach zamawiający chce kupić. Czytaj uważnie!. Zadania koordynatora zostały określone w pkt. 5.
1.12 W dniach realizowanej usługi tj.
- w dniu 5 października 2026r. po obiedzie (obiad w godz. 14:00 – 15:00) rozpoczynają się zajęcia – od godz. 16:00 do godz. 19:00 z serwisem kawowym, od godz. 20:00 uroczysta kolacja,
- w dniu 6 października 2026r. po śniadaniu (śniadanie w godz. 7:30 – 9:00) rozpoczynają się zajęcia z serwisem kawowym, następnie ok. godz. 14:00 obiad i dalej kolejna część zajęć, a ok. godz. 19:00 kolacja,
- w dniu 7 października 2026r. po śniadaniu rozpoczynają się zajęcia z serwisem kawowym – od godz. 9:15 do godz. 10:45, a następnie wykwaterowanie i wyjazd uczestników zajęć ok. godz. 11:30 – 12:00.
1.13 Wymagania dotyczące menu dla obu grup: a) Śniadania [w godz. 7:30 – 9:00]:

stół szwedzki (minimum 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, 3 rodzaje pieczywa, jajecznica/ jajka gotowane, ciepłe kiełbaski, owsianka, masło, dżem, miód, warzywa, owoce, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe).
b) Obiad [14:00 – 15:00]:
dwudaniowy w formie bufetowej: (pierwsze danie: zupa - dwa rodzaje do wyboru), drugie danie: 2 porcje mięsa na każdego uczestnika zajęć (możliwość wyboru z czterech rodzajów mięs/potraw), dodatki: ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, dwie potrawy wegańskie i wegetariańskie, 3 rodzaje sałatek do wyboru i 3 rodzaje surówek do wyboru, soki owocowe, woda mineralna).
c) Kolacja [od godz. 19:00 – 20:00]:
w formie szwedzkiego stołu: (deska wędlin, deska serów, 3 rodzaje pieczywa, dwa rodzaje sałatek, dwa ciepłe dania do wyboru, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe).
d) Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania zajęć: (kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciasta lub ciastka).
e) Uroczysta kolacja z 6-godzinną oprawą muzyczną [od godz. 20:00]:
Przystawka
2 rodzaje do wyboru, zupa, danie ciepłe: 2 porcje mięsa na każdego uczestnika zajęć (możliwość wyboru z czterech rodzajów mięs/potraw), potrawy wegańskie i wegetariańskie, ziemniaki, pyzy, kasza, frytki, surówka – 3 rodzaje do wyboru, deser, zimny bufet: po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna, deska wędlin, deska serów, pieczywo, masło, 2 rodzaje sałatek, owoce, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe).
f) Potrawy i napoje zamawiane poza wytyczne Zamawiającego mogą być realizowane jedynie na koszt uczestnika składającego zamówienie.
1.14 Zapewnienie dwóch sal wykładowych wyposażonych w odpowiednią ilość foteli konferencyjnych i w stoły z możliwością rozłożenia materiałów dla uczestników (układ stołów do ustalenia), klimatyzację oraz sprzęt do prezentacji multimedialnych (projektor, laptop, nagłośnienie):  w dniu 5 października 2026r.
- jedna sala dla 27 osób w godz. 16:00 – 19:00,
- druga sala dla 63 osób w godz. 16:00 – 19:00.
 w dniu 6 października 2026r.
- jedna sala dla 27 osób w godz. 9:00 – 18:00,
- druga sala dla 63 osób w godz. 9:00 – 18:00.
 w dniu 7 października 2026r.
- jedna sala dla 27 osób w godz. 9:00 – 11:00,
- druga sala dla 63 osób w godz. 9:00 – 11:00.