Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Okręgowego w Koninie w dniach 5-7 października 2026r. oraz 16-17 października 2026r.

Zakres prac

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia. 4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie 4.1.2.) Numer referencyjny: SG.261.2.2026 4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi 4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie 4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak 4.1.9.) Liczba części: 2 4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części 4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie 4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie 4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia: Część 1 4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia 1.1 Usługi hotelarsko-gastronomiczne oraz wynajęcie sal konferencyjnych na rzecz Sądu Okręgowego w Koninie w dniach 5-7 października 2026r. 1.2 Usługa realizowana będzie dla dwóch grup: a) I GRUPA - 27 osób Sędziowie orzekający w wydziałach karnych Sądu Okręgowego w Koninie i Sądów Rejonowych w okręgu konińskim i zaproszeni goście. b) II GRUPA - 63 osoby Sędziowie orzekający w wydziałach cywilnych, rodzinnych i nieletnich, pracy i gospodarczych Sądu Okręgowego w Koninie i Sądów Rejonowych w okręgu konińskim i zaproszeni goście. 1.3 Przyjazd i zakwaterowanie uczestników obu grup odbędzie się dnia 5 października 2026r. od godz. 14:00, wyjazd 7 października 2026r. do godz. 11:30. 1.4 Obiekt musi znajdować się w granicach administracyjnych miasta Świnoujście, położonego w województwie zachodniopomorskim. 1.5 Zakwaterowanie w ramach usługi hotelarsko-gastronomicznej w hotelu o standardzie co najmniej 4* gwiazdek, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U.2017.2166.t.j.) zlokalizowanym w granicach administracyjnych miasta Świnoujście, wpisanym do Centralnej Ewidencji Obiektów Hotelarskich Ministerstwa Sportu i Turystyki (CWOH) lub w obiekcie hotelowym nie wpisanym do Centralnej Ewidencji Ministerstwa Sportu i Turystyki o standardzie nie mniejszym niż dla hoteli 4* gwiazdkowych zgodnie z w/w Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014r. zlokalizowanym w granicach administracyjnych miasta Świnoujście. Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca obowiązany jest okazać kopię dokumentów poświadczających zaszeregowanie obiektu, jego lokalizację oraz spełnienie wymagań przewidzianych obowiązującymi przepisami prawa. 1.6 Do dyspozycji Zamawiającego udostępnione zostaną pokoje z łazienkami, zlokalizowane w jednym budynku, w liczbie: - 26 pokoi 1-osobowych, - pozostałe pokoje 2-osobowe z dwoma pojedynczymi łóżkami, - możliwe jest również wykorzystanie pokoi 2 osobowych jako pokoje 1 osobowe, w cenie pokoi 1 osobowych, - możliwe jest również wykorzystanie pokoi 3 osobowych jako pokoje 2 osobowe, w cenie pokoi 2 osobowych, - minimum 10 bezpłatnych strzeżonych miejsc parkingowych dla samochodów osobowych uczestników zajęć w odległości do 200 m od obiektu (licząc od bramy parkingu do wejścia do obiektu). 1.7 Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem usługi. Możliwe jest zmniejszenie liczby osób maksymalnie o 25%. 1.8 Pobyt i wyżywienie uczestników oraz sale konferencyjne powinny być zlokalizowane w tym samym budynku. W przypadku braku możliwości zakwaterowania uczestników w jednym budynku, Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania w więcej niż jednym budynku, ale nie więcej niż w trzech i pod warunkiem, że odległość pomiędzy wszystkimi, poszczególnymi budynkami nie będzie większa niż 100 metrów. 1.9 Wyżywienie dla każdej grupy obejmuje: - 2 razy śniadania, - 2 razy obiady, - 3 razy serwis kawowy (dostępny przez cały czas trwania zajęć), - 1 raz kolacja, - 1 raz uroczysta kolacja w pierwszej dobie hotelowej. 1.10 W dniu 5 października 2026r. (dzień przyjazdu grup) po zakwaterowaniu uczestników odbędzie się uroczysta kolacja od godz. 20:00 z 6 godzinną oprawą muzyczną (sposób realizacji usługi, zostanie ustalony między stronami przed podpisaniem umowy) w restauracji lub sali bankietowej mieszczącej 90 osób na wyłączność uczestników, pozwalającą na jednoczesną konsumpcję wszystkim uczestnikom. Szczegóły realizacji usługi zostaną ustalone między stronami. 1.11 Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia koordynatora odpowiedzialnego za organizację i bezpośredni nadzór nad realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami SWZ. Zadania koordynatora zostały określone w pkt. 5. 1.12 W dniach realizowanej usługi tj. - w dniu 5 października 2026r. po obiedzie (obiad w godz. 14:00 – 15:00) rozpoczynają się zajęcia – od godz. 16:00 do godz. 19:00 z serwisem kawowym, od godz. 20:00 uroczysta kolacja, - w dniu 6 października 2026r. po śniadaniu (śniadanie w godz. 7:30 – 9:00) rozpoczynają się zajęcia z serwisem kawowym, następnie ok. godz. 14:00 obiad i dalej kolejna część zajęć, a ok. godz. 19:00 kolacja, - w dniu 7 października 2026r. po śniadaniu rozpoczynają się zajęcia z serwisem kawowym – od godz. 9:15 do godz. 10:45, a następnie wykwaterowanie i wyjazd uczestników zajęć ok. godz. 11:30 – 12:00. 1.13 Wymagania dotyczące menu dla obu grup: a) Śniadania [w godz. 7:30 – 9:00]: stół szwedzki (minimum 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, 3 rodzaje pieczywa, jajecznica/ jajka gotowane, ciepłe kiełbaski, owsianka, masło, dżem, miód, warzywa, owoce, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe). b) Obiad [14:00 – 15:00]: dwudaniowy w formie bufetowej: (pierwsze danie: zupa - dwa rodzaje do wyboru), drugie danie: 2 porcje mięsa na każdego uczestnika zajęć (możliwość wyboru z czterech rodzajów mięs/potraw), dodatki: ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, dwie potrawy wegańskie i wegetariańskie, 3 rodzaje sałatek do wyboru i 3 rodzaje surówek do wyboru, soki owocowe, woda mineralna). c) Kolacja [od godz. 19:00 – 20:00]: w formie szwedzkiego stołu: (deska wędlin, deska serów, 3 rodzaje pieczywa, dwa rodzaje sałatek, dwa ciepłe dania do wyboru, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe). d) Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania zajęć: (kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciasta lub ciastka). e) Uroczysta kolacja z 6-godzinną oprawą muzyczną [od godz. 20:00]: Przystawka 2 rodzaje do wyboru, zupa, danie ciepłe: 2 porcje mięsa na każdego uczestnika zajęć (możliwość wyboru z czterech rodzajów mięs/potraw), potrawy wegańskie i wegetariańskie, ziemniaki, pyzy, kasza, frytki, surówka – 3 rodzaje do wyboru, deser, zimny bufet: po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna, deska wędlin, deska serów, pieczywo, masło, 2 rodzaje sałatek, owoce, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe). f) Potrawy i napoje zamawiane poza wytyczne Zamawiającego mogą być realizowane jedynie na koszt uczestnika składającego zamówienie. 1.14 Zapewnienie dwóch sal wykładowych wyposażonych w odpowiednią ilość foteli konferencyjnych i w stoły z możliwością rozłożenia materiałów dla uczestników (układ stołów do ustalenia), klimatyzację oraz sprzęt do prezentacji multimedialnych (projektor, laptop, nagłośnienie):  w dniu 5 października 2026r. - jedna sala dla 27 osób w godz. 16:00 – 19:00, - druga sala dla 63 osób w godz. 16:00 – 19:00.  w dniu 6 października 2026r. - jedna sala dla 27 osób w godz. 9:00 – 18:00, - druga sala dla 63 osób w godz. 9:00 – 18:00.  w dniu 7 października 2026r. - jedna sala dla 27 osób w godz. 9:00 – 11:00, - druga sala dla 63 osób w godz. 9:00 – 11:00. 4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 4.2.7.) Dodatkowy kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe 55130000-0 - Inne usługi hotelarskie 4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie 4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-10-05 do 2026-10-07 4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie 4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie 4.3.) Kryteria oceny ofert: 4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: • cena – 60% • doświadczenie koordynatora – 20% • standard hotelu – 20% 1.1 Cena 1.1.1 Kryterium „CENA” będzie rozpatrywane na podstawie ceny ofertowej brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia wpisanej przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym. 1.1.2 W ramach kryterium ceny Zamawiający będzie przyznawał punkty zgodnie z poniższym wzorem: Cena – 60 % czyli 60 pkt A - ilość punktów za kryterium cena = Cmin / Cb x 60 gdzie: A – ilość uzyskanych punktów przez daną ofertę Cmin – cena brutto oferty z najniższą ceną Cb – cena brutto oferty badanej 1.2 Doświadczenie koordynatora B - ilość punktów za kryterium doświadczenie koordynatora W zakresie kryterium „Doświadczenie koordynatora” Zamawiający wymaga skierowania do wykonania usługi osoby (koordynatora) posiadającej doświadczenie zawodowe niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy: - minimalne wymagane doświadczenie zawodowe koordynatora skierowanego do realizacji przedmiotu umowy oznacza, że w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert, był on bezpośrednio zaangażowany w organizację i/lub realizację usług hotelarsko-gastronomicznych oraz usług towarzyszących (rozumiane jako usługi stacjonarne będące pojedynczym wydarzeniem) dla min. 60 osób. Punkty przyznawane będą następująco: - osoba (koordynator) była bezpośrednio zaangażowana w zorganizowanie 1 usługi hotelarsko-gastronomicznej*) dla min. 60 osób w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert – 0 pkt. - osoba (koordynator) była bezpośrednio zaangażowana w zorganizowanie 2-3 usług hotelarsko-gastronomicznych*) dla min. 60 osób w ciągu ostatnich 4 lat przed upływem terminu s

Warunki udziału

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie 5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie 5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

Kryteria oceny ofert

Kontakt z zamawiającym